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A emissão da nota fiscal eletrônica mostrou-se uma prática eficiente, capaz de trazer benefícios significativos para a empresa. As vantagens da NFe vão além da automação do processo, que antes era feito de forma manual. A validade (e a importância) continua sendo a mesma, mas agora pode proporcionar mais competitividade ao negócio.

Muito além da obrigatoriedade para alguns tipos de transações, a emissão da nota fiscal eletrônica permite potencializar os resultados das empresas e viabilizar a construção de um diferencial de mercado. Continue a leitura e entenda mais sobre o tema.

Quais as vantagens da NFe?

Muitas delas aparecem nos primeiros momentos após a implementação, outras têm um efeito no médio e longo prazo. Veja quais são:

1. Aumenta a produtividade

Em linhas gerais, produtividade é obter melhores resultados (ou mais eficientes) utilizando menos recursos. Nesse contexto, podemos classificar como produtivo um ambiente organizacional que entrega um volume específico de trabalho em menores intervalos de tempo. Trata-se uma busca que deve ser encarada como prioridade no seu empreendimento.

Como não é preciso preencher o documento manualmente, o processo se torna mais simples, ágil e seguro. Tudo é concretizado no ambiente digital e de forma automatizada.

O modelo eletrônico veio justamente para facilitar os trâmites que atualmente são razoavelmente burocráticos. Muitas organizações que perdiam tempo com os processos manuais podem direcionar profissionais e recursos para realizarem outras tarefas.

O negócio se mantém legalizado e pode focar suas estratégias em pontos para fazê-lo crescer.

2. Reduz custos

Ao eliminar o formato de emissão com papel das notas fiscais antigas, de imediato, se reduz o custo para impressão. Além dele, há uma redução significativa em relação ao armazenamento dos documentos, que inclui armários, espaço físico, profissional responsável pela manutenção e operação dos papéis, entre outros.

O negócio tem a possibilidade de se tornar mais eficiente do ponto de vista financeiro e utilizar seus recursos para outras melhorias.

3. Proporciona maior organização

Basicamente, os documentos fiscais de formato eletrônico são armazenados na nuvem ou em servidores próprios, proporcionando maior organização aos dados contábeis da empresa. A adoção da nota fiscal eletrônica simplifica os trâmites de diferentes áreas, em especial a financeira, o que gera mais segurança e otimização de processos como armazenamento e gerenciamento das informações.

Por exemplo, os gestores podem controlar sua escrituração contábil de forma mais simples, utilizando as notas emitidas e recebidas como base para a tomada de decisões.

4. Elimina chances de erros

Não é possível negar que o trabalho feito por uma pessoa está suscetível a erros. É algo passível de ocorrer quando a emissão de notas fiscais é feita manualmente, o que pode gerar multas em casos recorrentes. Ao utilizar uma plataforma de emissão automática, as chances de erros são reduzidas a quase zero.

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Ocorre que o próprio sistema consegue identificar e lidar com diversas situações, dando suporte ao negócio e melhorando sua gestão como um todo. Além disso, há uma transparência maior em relação ao modelo físico, sobretudo na área de escrituração.

O acesso aos documentos é beneficiado, sendo mais ágil e rápido, uma vez que o acesso pode ser feito de qualquer computador com acesso à internet. A extração das informações por parte da Sefaz (Secretaria de Fazenda) também se mostra mais ágil, já que as notas estão armazenadas em um sistema específico, tornando as operações mais eficientes.

5. Centraliza processos

Uma das vantagens da NFe é a possibilidade de gerenciar o empreendimento em um só dashboard na plataforma de emissão. É possível visualizar o faturamento e ter uma projeção dos tributos a pagar em determinados períodos. Cada receita e despesa está relacionada a uma nota fiscal, o que facilita o controle.

Outro ponto que merece destaque diz respeito ao acesso do contador aos dados registrados, facilitando seu trabalho. É possível, por exemplo, armazenar Danfes em e-mails com envio automático da cópia para seu contador.

6. Simplifica obrigações acessórias

Obrigações acessórias são procedimentos instrumentais associados à contabilidade da empresa, como:

  • escrituração de livros com as transações da empresa e declarações;
  • levantamentos físicos, econômicos e financeiros;
  • permitir que os dados e documentos fiquem à disposição de autoridades administrativas;
  • aceitar fiscais periódicos para controle de suas atividades.

Com a NFe, os gestores facilitam os processos, mantendo a adequação às obrigações tributárias e permitindo o acompanhamento pelo fisco das operações comerciais. Uma das facilidades é a dispensa da AIDF (Autorização para Impressão de Documentos Fiscais), processo considerado burocrático.

7. Aumenta a motivação da equipe

A emissão da NFe é uma tarefa repetitiva que comumente gera a exaustão de funcionários e até o pedido de demissões. Trata-se de uma atividade monótona, que, quando automatizada, aumenta a motivação da equipe, permitindo que desenvolva projetos mais eficientes e com maior qualidade.

Ao se sentir mais importante para o crescimento organizacional, a equipe terá mais interesse em suas atividades e, consequentemente, sentirá um aumento da sua satisfação em trabalhar.

Como implementar o processo de emissão de NFe?

Inicialmente, é necessário obter o certificado digital em franquias de cartórios, na agência dos correios ou em portais especializados. Sem ele, não é possível enviar os dados para a Secretaria de Fazenda. Existem diferentes tipos, sendo a certificado a1 o mais indicado, por apresentar outras vantagens além da emissão da nota fiscal eletrônica.

É necessário um computador, smartphone ou outro dispositivo com acesso à internet que suporte o software de emissão. A Receita Federal oferece aplicações gratuitas, contudo, são compatíveis apenas com computador ou notebook. Para ter acesso de outros dispositivos, é importante adquirir uma solução mais robusta.

Softwares específicos são mais eficientes, permitem a comunicação direta com a Sefaz do seu estado e com a receita federal. Elas também permitem o envio automático do documento para o e-mail do cliente, painel de gestão completo, entre outros benefícios.

Vale ressaltar que a implementação é só o passo inicial. As vantagens da NFe são sensíveis, contudo, é importante entender o funcionamento do negócio e suas necessidades, para, a partir daí, aplicar técnicas e desenvolver abordagens que representem um avanço. Os processos internos e externos podem se tornar mais ágeis, seguros e confiáveis, e isso contribui para o sucesso do empreendimento.

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