Tudo sobre Notas fiscais (DFes): quais os modelos e quando usá-los

As notas fiscais são documentos fiscais (DFes) que fazem parte do dia a dia de todas as empresas formais e contribuintes, sendo essenciais para a regularidade contábil e fiscal do negócio. Ainda que variem de acordo com a operação, todos têm um ponto em comum: registrar a venda/prestação de serviço e os impostos recolhidos.

Assim, não é só necessário como obrigatório que empresas estejam em dia com suas emissões, armazenamento e organização dos respectivos documentos fiscais.

Mesmo que existam vários tipos e muitos cuidados com cada um, através deste artigo você poderá entender tudo sobre cada documento fiscal.

O que são notas fiscais

Em suma, as notas fiscais, principais tipos de DFes, são documentos emitidos para comprovar uma operação comercial. Além disso, são utilizados para registrar e cobrar os impostos.

Outros tipos de DFes (documentos fiscais), envolvem cupons fiscais, recibos, cartas e notas de correção, entre outros. 

Assim, os DFes apresentam diversas informações sobre a venda ou prestação de serviço, como a descrição dos produtos ou serviços adquiridos, o valor total da compra e o valor dos impostos cobrados.

Por conta disso, notas e outros documentos fiscais tornam-se essenciais para qualquer empresa, além do próprio consumidor, porque servem como uma prova da transação e também para fins fiscais.

Porque notas fiscais e DFes são importantes

A importância dos documentos fiscais se dá pelo fato deles serem responsáveis por uma série de registros, garantindo a autenticidade e regularidade da venda ou prestação de serviço. Ou seja, através deles uma empresa se mantém em dia com o Fisco.

Por conta disso, todo empreendimento formal precisa utilizá-los e armazená-los corretamente. Lembrando que, para cada documento, as regras e condições podem variar.

Dessa forma, os documentos fiscais funcionam como prova das transações comerciais e permitem ao governo rastrear o fluxo de renda e impostos devidos. 

Além disso, eles fornecem proteção aos compradores e vendedores, garantindo que as obrigações fiscais sejam cumpridas e evitando fraudes fiscais.

Quais os tipos de DFes

Primeiramente, os documentos fiscais não são inteiramente padronizados. Por isso, há vários tipos de modelos de documentos fiscais, como:

•  Notas fiscais;
• Recibos;
• Cartas de correção;
• Cupom fiscal.

Cada modelo é utilizado em diferentes situações, variando pelo tipo de empresa e atividade realizada.

Abaixo, você pode acompanhar um pouco mais sobre cada tipo de documento, quando deve ser utilizado e quais os cuidados a se tomar.

Notas fiscal de produto eletrônica (NF-e)

A nota fiscal de produto é o tipo de documento mais comumente utilizado. Ela envolve boa parte das operações de venda intra e intermunicipal, e é obrigatória sempre que uma venda tem incidência de ICMS.

Ela substitui as antigas notas de papel de modelo 1 e 1A, e vem junto ao característico DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal), que é sua representação gráfica.

Assim, deve-se utilizá-la em operações de compra e venda de mercadorias, importações e exportações, operações interestaduais ou quando uma mercadoria é transferida entre estoques.

Leia mais sobre: nota de venda ou produto (NF-e).

Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

A nota fiscal do consumidor foi implementada para substituir o cupom fiscal e a nota do tipo 2, sendo utilizada por varejistas que vendem diretamente ao consumidor final, como lanchonetes, mercados, padarias, lojas de roupas, entre outras. 

Ela também possui um DANFE, mas que, além de possuir um código QR, é menor e com apenas as principais informações da venda e do emitente.

A NFC-e serve para comprovar a aquisição do consumidor, bem como os valores pagos pelo item em questão. Com isso, ela ajuda tanto no controle fiscal, quanto na facilitação do registro de venda.

Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e)

A nota fiscal de serviço é utilizada por profissionais que ofertam serviços onde há a incidência do ISS (Imposto Sobre Serviços). 

Dessa forma, seu modelo fica a cargo de cada município. Porém, há um projeto em vigência com o objetivo de padronizar as notas de serviço nacionalmente, facilitando tanto a emissão quanto a fiscalização desse documento.

Para emiti-la, é necessário solicitar uma Inscrição Municipal na prefeitura.

Nota fiscal avulsa (NFA-e)

A nota fiscal avulsa é um documento voltado para quem efetua vendas sem a necessidade de emitir notas fiscais frequentemente.

Ela é mais simples de preencher e possui menos exigências. Porém, não deve ser utilizada de forma contínua.

Conhecimento de Transporte Eletrônica (CTe)

O CTe é uma nota emitida sempre que houver contratação de um serviço de transporte de carga, seja aéreo, rodoviário, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.

Assim, este documento fiscal registra e identifica o que está sendo transportado, bem como o remetente e destinatário da carga. 

Com isso, ele se torna obrigatório tanto para a liberação da carga, quanto para a fiscalização da transação em si.

Manifesto de carga eletrônico (MDF-e)

Similarmente ao CTe, o MDFe registra, fiscaliza e identifica os serviços de transporte de carga, independentemente da modalidade da transportadora. 

Porém, o que o difere do CTe é que ele deve ser emitido sempre que o transporte for interestadual, ou seja, de um estado ao outro.

Por isso, enquanto um trajeto pode possuir vários CTe para diferentes pontos, o MDFe agrupa todos os CTe e suas informações em um mesmo documento fiscal.

Leia mais: tudo sobre o manifesto de carga eletrônico (MDF-e)

Cupom fiscal

Com função muito similar a nota fiscal do consumidor, o cupom fiscal é um documento gerado pelo Emissor de Cupom Fiscal (ECF), que registra um resumo da transação comercial.

Assim, as  informações contidas no cupom são sempre do contribuinte, sem quase nenhum dado do cliente.

No entanto, é bom saber que o cupom fiscal tem caído em desuso, sendo substituído em muitos estados pela Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e), também utilizado no varejo.

Carta de correção (CC-e)

A CC-e, ou carta de correção de nota fiscal, é um documento utilizado para corrigir algumas informações preenchidas incorretamente durante a emissão da nota fiscal.

Na grande maioria das vezes, a carta é usada quando o erro é percebido após o período de cancelamento da nota fiscal, que costuma ser de até 24h. 

No entanto, é bom saber que existe um prazo para utilizar a carta de correção: até 30 dias após a emissão da nota fiscal. Após esse período, não será possível utilizar a CC-e.

Leia mais: como emitir uma carta de correção de nota fiscal

Nota fiscal complementar

A nota fiscal complementar é um DFe corretivo, utilizado quando a nota fiscal é emitida com erro e, passado o prazo, não pode mais ser cancelada.

Nesses casos, a nota fiscal complementar é uma alternativa que serve para corrigir as notas fiscais eletrônicas com erros.

Com isso, considerando-se que ela serve como uma extensão da nota anterior, é preciso atentar-se ao seu preenchimento das informações corretas e o mais assertivas possível.

Quais os requisitos para emitir notas fiscais

Antes de mais nada, devido às diferenças entre cada modelo o processo pode ser variado. Porém, quase sempre será necessário realizar um credenciamento de acordo com a nota desejada, adquirir uma Inscrição Estadual ou Municipal e um certificado digital.

Logo a seguir, você pode acompanhar um passo a passo para cumprir os pré-requisitos antes de emitir.

Inscrição Estadual ou Municipal

Primeiramente, é através da Inscrição que sua empresa é identificada como contribuinte. Por conta disso, ela é uma exigência antes de emitir qualquer modelo de nota fiscal, exceto a NFA-e, a nota avulsa.

Você pode obter a sua Inscrição da seguinte maneira:

• Inscrição Estadual (para vendas): site da SEFAZ do seu estado. 
• Inscrição Municipal (para serviços): na prefeitura do seu município.

Lembrando que, ao abrir uma empresa, é quase certo que sua Inscrição Estadual ou Municipal terá sido gerada junto do CNPJ. Porém, é sempre bom conferir. 

Credenciamento

Outro requisito essencial antes de começar a emitir é o credenciamento para o tipo de nota escolhida. Felizmente, assim como a Inscrição, diversos estados já geram o credenciamento no momento da criação da empresa.

Porém, caso esse não tenha sido seu caso, você pode solicitar o credenciamento direto do site da SEFAZ do seu estado. 

Certificado Digital

Para ser possível emitir uma nota fiscal, você precisará de um certificado digital. O mais recomendável é obter a certificação A1, já que apresenta diversos benefícios quando comparada a A3.

Você pode obter o seu de forma online através de uma certificadora autorizada. Inclusive, é possível adquirir o seu facilmente através do Emitte de forma totalmente online.

Leia também: O que é um Certificado Digital na Nuvem e como funciona?

Emissor de notas fiscais

Por fim, para emitir a NF-e é necessário ter um software emissor. Nesse sentido, você pode optar pelo disponibilizado pelo Gov de forma gratuita.

Agora, se você busca um emissor com opções de automatização e gestão de notas, é possível optar por um sistema privado como o do Emitte.

Basicamente, esses são os requisitos necessários para emitir uma NF-e. Entretanto, antes de tudo isso, sua empresa deve estar cadastrada na SEFAZ do estado de sua localização.

Para começar, escolha a modalidade de credenciamento “Em homologação”. Desse modo, suas notas serão enviadas somente como um teste até que você esteja realmente apto para emiti-las.

Quando isso ocorre, mude a opção para “Em produção”. Feito isso, suas notas serão enviadas oficialmente.

Exigências para emitir cupom fiscal

O cupom fiscal é emitido através do Emissor de Cupom Fiscal (ECF), como um tipo de impressora homologada pela Sefaz,

Lembrando que esse é um tipo de documento muito mais simples, e por isso, não tão recomendado quanto uma nota fiscal para registrar suas vendas.

Leia mais: quais as diferenças entre cupom fiscal e nota fiscal

Quais os campos obrigatórios da nota fiscal

Além de entender os requisitos para emitir notas fiscais, é necessário estar atento aos campos obrigatórios de cada nota e preencher as informações corretamente.

Assim, resumidamente será necessários preencher os seguintes itens na sua nota:

• Informações da nota fiscal: modelo, série, número de registro, data da emissão, data da saída ou entrada da mercadoria e o valor;
• Emitente: CNPJ, nome, razão social, endereço da matriz e filiais, número de inscrição estadual e código do município em que foi feito o fato gerador do ICMS;
• Destinatário: CNPJ ou CPF, nome ou razão social, endereço e inscrição estadual (no caso de clientes pessoas jurídicas);
• Produtos ou serviços vendidos: descrição, quantidade, valor e unidade comercial;
• ICMS/ISS: alíquota, valor do frete e do seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins;
• Transporte: modalidade do frete, dados do agente transportador, informações sobre o veículo (placa) e da mercadoria transportada (quantidade e peso);
• Cobrança: forma de pagamento;
• Informações adicionais: fonte de impressão da DANFE e demais dados complementares de interesse do contribuinte.

Quais DFes são obrigatórios

Como você viu, existem diversos tipos de documentos fiscais, sendo que cada um se aplica a um tipo de operação comercial ou empresa diferentes.

Basicamente, toda empresa formal é obrigada a emitir nota fiscal de acordo com sua atividade. Por exemplo, se é um restaurante, há a obrigação de emitir uma NFC-e.

A exceção são os MEIs, que só precisam emitir quando vendem ou prestam serviço para outra empresa. Ou seja, para pessoas físicas torna-se opcional.

Assim, a obrigação envolve desde as notas mais comuns, como as de produto, consumidor ou serviço, às relacionadas a transporte de carga, como o manifesto de carga eletrônico (MDF-e) ou o conhecimento de transporte eletrônico (CTe).

Já o cupom fiscal não é obrigatório, pois não desempenha o mesmo papel de registrar a venda/aquisição e fiscalização de impostos.

Por fim, outros documentos relacionados a alteração de documentos já emitidos, como a nota fiscal complementar ou a carta de correção, não são obrigatórios, servindo como auxílio em caso de erros..

Quais as consequências ao não emitir nota fiscal

As penalidades para a falta de emissão da nota fiscal variam de acordo com o tipo de infração cometida e podem incluir multas, apreensão de mercadorias e até mesmo a suspensão ou cancelamento do registro do contribuinte.

Afinal, de acordo com a Lei 8.846/94, é previsto que: 

“A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada (…) no momento da efetivação da operação”.

Dessa forma, devido a não emissão de nota fiscal ser considerada uma infração fiscal, a empresa pode ser multada de 10% até 100% do valor do imposto que deveria ter sido recolhido.

Além disso, a empresa também pode sofrer sanções administrativas, como a interdição do estabelecimento ou a suspensão do CNPJ.

Leia mais em: não emitir NF-e é crime

Cuidados necessários com as notas fiscais

Considerando a importância e função dos documentos fiscais, é preciso seguir algumas regras quanto a armazenamento, emissão e organização.

Lembrando que o Fisco pode solicitar os documentos fiscais de uma empresa, então é importante tê-los seguros e bem guardados.

Assim, aqui estão algumas dicas para cuidar de documentos fiscais:

• Armazenamento: por lei, é obrigatório que documentos como notas fiscais sejam armazenados por até 5 anos. Por isso, mantenha o arquivo XML, o formato digital da sua nota, em um local ou servidor seguro.
• Organização: Mantenha seus documentos fiscais organizados de acordo com a data de emissão, para que você possa encontrá-los facilmente quando precisar.
• Cópias de segurança: Faça cópias de segurança dos seus documentos fiscais em outro local ou em um dispositivo digital, como um disco rígido externo ou nuvem, para protegê-los contra perda ou danos.
• Informações exatas: o preenchimento incorreto da nota fiscal pode causar uma série de problemas. Em alguns casos, pode até ser considerado crime. Por isso, preste muita atenção nas informações e seja sempre assertivo.

Por fim, lembre-se de que documentos fiscais são essenciais para fins contábeis, legais e fiscais, e é fundamental mantê-los de forma segura e organizada.

Conclusão

Como você pôde ver, todo tipo de notas fiscais, assim como outros DFes, possuem fins de registro ou comprovação das operações comerciais realizadas. Por isso, é muito importante que sua empresa não só emita como também organize e armazene os documentos fiscais muito bem.

Felizmente, com o Emitte você pode emitir todo tipo de nota fiscal eletrônica de forma rápida e muito fácil. Além disso, você conta com armazenamento em nuvem e suporte em caso de qualquer dificuldade.

Dessa forma, você pode se preocupar com as necessidades da sua empresa, enquanto simplifica suas obrigações fiscais de forma definitiva.