Equipe Emitte
A princípio, o Danfe nada mais é que a representação impressa e simplificada da nota fiscal eletrônica. Ele deve ser impresso pelo emitente da NF-e antes da circulação da mercadoria, para garantir o transporte regular. Dessa forma, é possível gerar Danfe de forma prática e fácil com o emissor de documento fiscal eletrônico da Emitte.
Primeiramente, de forma prática, podemos explicar o Danfe assim: junto da emissão da nota, também é emitido um comprovante da venda do produto ou serviço. Esse documento que acompanha o produto é o chamado Danfe e, por mais que se confunda com uma NF-e, existem suas diferenças.
Neste post, vamos esclarecer tudo sobre esse assunto para você ficar por dentro do que é um Danfe, para que serve, como gerar e consultar, o que tem a ver com XML e muito mais. Vamos lá?
O que é Danfe
O Danfe é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, sendo uma representação gráfica e simplificada de uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Em síntese, ele é impresso e contém os principais dados do documento fiscal, tendo a função de facilitar o acesso e a conferência das informações.
O Danfe também é utilizado para regularizar a circulação das mercadorias, uma vez que o veículo transportador da mercadoria não pode transitar sem ele — caso isso aconteça, a fiscalização poderá aplicar uma multa.
Por fim, com a chave numérica de acesso à NF-e, o Danfe permite que o detentor confirme a existência efetiva dessa nota fiscal em uma simples consulta pela internet.
Para que serve o Danfe
As principais funções do Danfe são:
- Acompanhar a mercadoria em trânsito
- Permitir acesso ao XML da Nota Fiscal Eletrônica.
Além disso, caso o destinatário do produto não seja emissor de nota fiscal eletrônica, é possível utilizar a Danfe na escrituração contábil da transação. Neste caso, o Danfe deve ser arquivado pelo prazo legal exigido para as notas fiscais (5 anos), para ser apresentado quando solicitado.
Podemos utilizar o Danfe também para colher a assinatura do destinatário no ato da entrega da mercadoria ou prestação do serviço, em síntese, cumprindo a função de comprovante da operação.
Vamos falar um pouco mais sobre algumas funções importantes, por exemplo:
Consultar a validade da nota fiscal eletrônica
O Danfe, como documento auxiliar da nota, contém a chave de acesso numérica que citamos, sendo que com ela é possível digitar esse código no Portal da Nota Fiscal Eletrônica e obter essa informação.
Consultar uma nota fiscal sem a chave de acesso
Caso esteja sem a chave de acesso também é possível consultar sua nota fiscal. Por meio de um sistema, é possível fazer a consulta online apenas com seus certificados digitais.
Fazer o download do arquivo XML
XML é um formato de arquivo, pelo qual as notas fiscais são salvas. Com a chave de acesso, também é possível fazer o download deste arquivo. Assim, diferenciamos um arquivo XML de uma Danfe pela sua forma de armazenamento. A diferença é que o XML necessita de pelo menos 5 anos, já o Danfe não necessita de um arquivamento sendo apenas um documento complementar.
Para fazer o download, é preciso acessar o portal da SEFAZ, selecionar “Consultar NF-e completa”, informar a chave de acesso, o código da imagem e em seguida “continuar”. Depois basta clicar em “download do documento”.
Verificar a existência de cartas de correção
Por exemplo, para corrigir possíveis erros em notas emitidas é usado as cartas de correção eletrônica, também chamadas CCe. Sendo assim, a empresa que percebe que houve um dado equivocado na emissão faz essa retificação de forma digital.
O que deve constar no Danfe?
Bem como a chave de acesso da NF-e e o código de barras que permite a leitura do documento, há outros elementos da nota fiscal eletrônica que também precisam estar no DANFE. Veja abaixo quais são eles:
- O termo “DANFE”: sim, é preciso estar visível a palavra para fácil identificação;
- Chave de acesso: 44 dígitos que permitem o acesso a NF-e por meio da Receita Federal;
- Código de barra: permite que um leitor eletrônico leia a chave de acesso;
- Dados do destinatário e do emitente (razão social, CNPJ/CPF, Inscrição Estadual, endereço, telefone, etc.)
- Códigos: CFOP, CST e NCM do produto;
- Valores: inclui-se aqui todos os impostos da nota fiscal;
- Dados da transportadora: razão social, CNPJ, inscrição estadual e placa do veículo;
- Data e horário de saída: é preciso descrever o dia e a hora da saída da mercadoria da distribuidora. Caso essa informação não exista, será entendido que eles coincidem com a emissão do documento;
- Número de folhas: Para os documentos com mais de uma página.
Qual a composição da chave de acesso do Danfe?
Como dito acima, a chave obrigatória do Danfe tem 44 dígitos e essa é a sua composição:
- Primeiros 2 dígitos: código do Estado (UF) do emitente;
- 4 dígitos seguintes: ano e mês da emissão da NF-e (no formato AAMM);
- 14 dígitos seguintes: CNPJ do emitente da NF-e (CNPJ da sua Empresa);
- 2 dígitos seguintes: modelo da NF-e;
- 3 dígitos seguintes: série do NF-e;
- 9 dígitos seguintes: número da NF-e;
- 9 dígitos seguintes: código da NF-e (número gerado pelo sistema);
- Último dígito: dígito verificador – DV.
Diferenças entre Danfe, XML e NF-e
Como você pode notar, o Danfe, XML e NF-e são representações distintas da mesma nota fiscal eletrônica, mas como muitos empreendedores ainda confundem por ser conceitos muito próximos e interligados, vamos revisar o que significa cada um:
Danfe
O Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é um documento que funciona como representação simplificada da NF-e e deve acompanhar o produto durante todo o transporte.
Assim também, ele é impresso e contém os principais dados das notas fiscais referentes, tendo a função de facilitar o acesso e a conferência das informações.
Assim, para consultar a nota fiscal original online, basta utilizar o código de 44 dígitos que consta nesse documento provisório.
Arquivo XML
O arquivo XML é o formato padrão para registro das informações da NF-e, ou seja, ele é a nota fiscal de fato.
O layout utilizado no documento é padronizado em todo o território nacional e é preciso utilizar softwares específicos para ler seu conteúdo e converter em outros formatos como PDF.
Quando é preciso apresentar a nota fiscal eletrônica para fins de fiscalização ou troca de produtos, o arquivo enviado é o XML (e não a versão impressa ou PDF convertido).
Por isso é importante armazenar esse arquivo da forma correta e pelo prazo estipulado pela Receita Federal.
Nota fiscal eletrônica
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é a versão digital da nota que formaliza as vendas de produtos.
Nesse sentido, sua emissão é obrigatória em qualquer venda de produto que tenha incidência de ICMS.
A validação da NF-e é assegurada pela assinatura digital (emissora do documento) e pela autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado em que a empresa foi registrada.
Leia também: Saiba como funciona a Nota Fiscal Eletrônica do Produtor Rural
Vantagens e desvantagens do Danfe
A principal vantagem do Danfe, por exemplo, é a agilidade no recebimento: ele concentra todas as informações fiscais e de envio, o que reduz o tempo de paradas em caso de fiscalizações ao longo do trajeto. Como consequência, o produto chega ao cliente mais rápido.
Com o Danfe, o processo é transparente. Portanto, ao receber o produto, ele pode conferir as informações do pedido na hora, sem precisar acessar o e-mail com a NF-e.
Apesar de facilitar a fiscalização das autoridades e até do próprio cliente, é importante relembrar que os Danfes não servem para comprovar compras.
Consulta Danfe: como realizar
A consulta do Danfe online é rápida e prática. Portanto, basta acessar o Portal da Nota Fiscal eletrônica ou o site da Sefaz que emitiu o documento e digitar a chave de acesso — aquele código de 44 dígitos.
Por outro lado, tenha em mente que a consulta do Danfe só é disponibilizada após 180 dias da sua data de emissão.
Por fim, após esse prazo, só é possível consultar o documento em sua versão reduzida, apenas com o número, a data de emissão, o CNPJ do emissor e do destinatário, o valor e o status da nota.
Gerar Danfe: passo a passo para obter o documento
Gerar o Danfe online para impressão é muito simples e leva poucos minutos. Agora, veja como obter o documento em três passos.
1. Use o mesmo emissor da NF-e
O Danfe online pode ser gerado pelo mesmo sistema utilizado para a emissão de nota fiscal eletrônica.
Dessa forma, a recomendação é do Ministério da Fazenda e tem o objetivo de reduzir a possibilidade de divergências de dados entre Danfe e NF-e.
Então, se você utiliza o emissor gratuito do governo (SEFAZ) ou um software gerador de nota fiscal eletrônica próprio, basta acessá-lo para emitir seu documento fiscal.
2. Selecione a NF-e correspondente
Após a emissão da NF-e, selecione o documento para gerar sua Danfe.
Importante: o Danfe só pode ser gerado quando a empresa já tem o arquivo XML da nota fiscal eletrônica validado.
3. Imprima ou encaminhe seu Danfe online
Você terá a opção de imprimir, salvar no seu computador ou enviar o documento por e-mail ao cliente.
Além disso, também poderá importar o arquivo em PDF para facilitar a leitura e o armazenamento do documento.
Impedimento para gerar o Danfe: o que fazer?
Nas situações chamadas de contingência; quando o contribuinte está sem conexão com a Sefaz ou impedido de emitir o documento, por exemplo, a empresa terá que utilizar um Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA) para gerar o Danfe.
Portanto, para adquirir o FS-DA, o contribuinte deve procurar um dos fornecedores autorizados, que providenciará a emissão de um Pedido de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs).
Afinal, este pedido deverá ser autorizado pela Sefaz da unidade federada onde o contribuinte estiver estabelecido.
Depois de aprovado o PAFS pelo fisco, o FS-DA poderá ser adquirido de distribuidores ou gráficas locais credenciados — a lista completa de fornecedores pode ser consultada no site do Conselho Nacional de Política Fazendária.
O Danfe precisa ser guardado?
Por ser apenas uma representação da NF-e, o Danfe não tem validade fiscal. Ou seja, não necessita armazenamento pelo prazo exigido na legislação tributária. O emitente e destinatário devem guardar apenas o documento digital, que é a nota oficial.
Sistema Emitte: como simplificar a emissão de nota fiscal
Enfim, agora que você já sabe um pouco mais sobre Danfe, NF-e e até XML e como funciona cada uma, que tal simplificar a sua rotina na hora de emitir?
Emita todo tipo de nota fiscal eletrônica de forma rápida e muito fácil. Conte também com um armazenamento em nuvem e suporte em caso de qualquer dificuldade.
Olha só como é prático emitir notas fiscais com o Emitte:
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