Chave de acesso da nota fiscal: o que é e como consultar

A chave de acesso da nota fiscal é um código de 44 dígitos obrigatório em qualquer NF-e, podendo também ser encontrado no arquivo XML da nota e no DANFE, que é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.

Foi instituída em 2006 pelo governo brasileiro, permitindo maior controle, segurança e organização dos documentos fiscais.

Apesar de estar presente em toda emissão, é comum que surja a dúvida de como essa chave é formada ou quais cuidados são necessários.

Por isso, ao longo deste artigo você entenderá o que é e como consultar a chave de acesso da nota fiscal e suas utilizações.

Chave de acesso da nota fiscal: o que é?

A chave de acesso da nota fiscal é uma sequência numérica única de 44 dígitos. Além de identificar as notas fiscais, ela permite acessar e consultar seu arquivo digital através do site Portal da NF-e.

A chave foi criada para conceder mais rapidez no registro das notas fiscais, além de garantir total segurança para as operações comerciais. 

Afinal, cada numeração é única e permite a consulta individual para validação diretamente do portal oficial.

Na prática, ela funciona como um RG da nota, evitando que exista confusão na organização dos documentos e facilitando seu arquivamento.

Para que serve a chave de acesso

Em suma, a chave de acesso da nota fiscal eletrônica possibilita uma consulta mais rápida e facilitada dos documentos emitidos digitalmente.

Pela numeração, é possível visualizar diferentes informações da nota, além de acessar seu arquivo XML. 

Porém, é importante saber que a Portaria RFB 849/2020, aplicada desde julho de 2020, impossibilita o download e o acesso das informações completas do arquivo XML por terceiros.

Ou seja, só é possível realizar essas ações através de um Certificado Digital ativo.

Assim, partindo de um simples código de alta segurança, o sistema permite que o contador ou empreendedor consultem as informações fiscais completas da emissão.

Mas qual a real aplicação disso?!

Em resumo, além da segurança, o controle de notas fiscais torna-se mais fácil, uma vez que não é preciso passar por várias etapas de verificação para consultar a NF-e completa.

Dessa forma, a utilização da chave de acesso pode ser feita tanto no portal oficial quanto nos sistemas de gestão que possibilitam a consulta.

Por sua vez, a nota fiscal eletrônica atua como comprovação para as transações relacionadas às mercadorias e aos serviços, sendo que o DANFe é a parte do documento que serve para validação jurídica.

Como, às vezes, é disponibilizado apenas o DANFe, a chave de acesso serve para conseguir a nota fiscal eletrônica propriamente dita.

Depois de baixado o arquivo XML, ele pode ser convertido para PDF e impresso, se for necessário.

Por fim, vale o aviso: a chave de acesso é diferente do número de série da nota fiscal, o qual pode ser repetido em outro documento.

Como o código da chave é formado

Como você viu, a chave é composta por uma sequência de 44 números, os quais representam uma série de dados referentes à nota e à empresa. 

Cada conjunto tem uma quantidade de numerais de acordo com a informação apresentada. Os grupos que compõem a chave de acesso da nota fiscal eletrônica são formados da seguinte maneira, em ordem de aparição.

• UF com 2 dígitos;
• Ano e mês da emissão da NFe com 4 dígitos;
• CNPJ do emitente com 14 dígitos;
• Modelo da NF-e com 2 dígitos;
• Série da NFe com 3 dígitos;
• Número da nota fiscal com 9 dígitos;
• Tipo de emissão do documento, com 1 dígito;
• Código numérico da chave com 8 dígitos;
• Dígito verificador da chave de acesso da NF-e com 1 dígito.

Assim, um exemplo de chave de acesso seria:

22–1909–01442721000123–55–001–000005418–1–17417368–1

Ou seja:

• 22 — estado;
• 1909 — ano e mês;
• 01212344000127 — CNPJ;
• 55 — modelo;
• 001 — série;
• 000005418 — número da NFe;
• 1 — tipo de emissão (1 normal, 2 contingência off e 3 contingência scan);
• 17417368 — código da NFe;
• 1 — dígito verificador.

Assim, é possível perceber que, apesar de longo, a chave de acesso da nota fiscal é de fácil compreensão e apresenta a empresa e tipo de nota.

Número específico para cada estado

Cada estado tem seu número específico para ser usado na chave de acesso da nota fiscal eletrônica. Caso seja do seu interesse, a lista completa é a seguinte:

• 11 — Rondônia — RO;
• 12 — Acre — AC;
• 13 — Amazonas — AM;
• 14 — Roraima — RR;
• 15 — Pará — PA;
• 16 — Amapá — AP;
• 17 — Tocantins — TO;
• 21 — Maranhão — MA;
• 22 — Piauí — PI;
• 23 — Ceará — CE;
• 24 — Rio Grande do Norte — RN;
• 25 — Paraíba — PB;
• 26 — Pernambuco — PE;
• 27 — Alagoas — AL;
• 28 — Sergipe — SE;
• 29 — Bahia — BA;
• 31 — Minas Gerais — MG;
• 32 — Espírito Santo — ES;
• 33 — Rio de Janeiro — RJ;
• 35 — São Paulo — SP;
• 41 — Paraná — PR;
• 42 — Santa Catarina — SC;
• 43 — Rio Grande do Sul — RS;
• 50 — Mato Grosso do Sul — MS;
• 51 — Mato Grosso — MT;
• 52 — Goiás — GO;
• 53 — Distrito Federal — DF

Como consultar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica

É possível que, durante uma operação ou transferência, você não receba o DANFe contendo a chave de acesso.

Felizmente, existem outras formas para encontrar o código, mesmo que não seja possível acessar o documento auxiliar da nota. Abaixo, separamos algumas delas, acompanhe:

Solicite ao fornecedor

Essa forma pode ser um pouco mais lenta, apesar de ser relativamente simples. Caso o emissor da nota não tenha enviado o DANFe, é possível solicitar esse documento diretamente com ele.

Afinal, sem esse arquivo, podem ocorrer erros na escrituração do SPED. Portanto, isso pode ser solicitado pela equipe de vendas da empresa ou pelo contador responsável — a resposta dependerá da agilidade do fornecedor.

Consulte a chave de acesso pelo portal da Sefaz

Existe a opção de consultar a chave de acesso da nota fiscal no portal da Secretaria da Fazenda do estado, ainda assim, para isso, é preciso estar com o Certificado Digital atualizado.

Contudo, esse meio pode ser inviável para alguns, já que nem todas as secretarias estaduais disponibilizam essa opção em seus sites.

Além disso, essas consultas são feitas uma a uma, o que atrasa bastante o trabalho quando existem muitos documentos.

Arquivo SPED

Se sua empresa já aderiu ao SPED fiscal, é possível utilizá-lo para consultar as chaves de acesso de suas notas fiscais.

Com o documento, é possível ter informações sobre todas as ações contábeis da organização. Por isso, você terá registros de todas as notas já emitidas em um só lugar, além dos arquivos XML e chaves de acesso.

Conclusão

Entender e saber como consultar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica é extremamente útil para acessar os documentos fiscais de forma segura e rápida.

Por outro lado, embora ofereça diversos benefícios para a área contábil, a visualização deste código nem sempre é simples.

Sua formulação também é composta de padrões que podem parecer muito complexos à primeira vista.

Ainda assim, existem inúmeras maneiras de encontrar essa numeração, sendo que a utilização de um emissor adequado facilita muito todo o processo.

Além de armazenar esses dados obrigatórios pelo período necessário, é possível manter as finanças em ordem ao consultar suas emissões e vendas. Basicamente, é uma maneira de melhorar muito a gestão do seu negócio!

Perguntas frequentes sobre a consulta da chave de acesso da nota fiscal

Confira um guia rápido com as dúvidas frequentes sobre a chave da nota fiscal. Abaixo, encontre as respostas mais comuns para questionamentos sobre a chave:

Como consultar NF-e pelo número da nota?

Na verdade, o número da nota fiscal eletrônica e sua chave de acesso são completamente diferentes.

Por isso, é muito provável que você precise do documento DANFe da nota que você deseja acessar, para adquirir seu código de acesso e consultá-la.

Também é possível contar com emissores que armazenam as chaves no arquivo xml, facilitando muito o acesso posterior. Ainda assim, não é possível acessar a NF-e somente com seu número.

Como conseguir a nota fiscal de um produto pelo CPF?

Geralmente, a NFC (Nota Fiscal do Consumidor) pode ser acessada a partir do documento DANFe oferecido ao cliente. Nele, constam informações acerca da chave de acesso, sendo possível consultar o documento.

Por outro lado, somente via CPF não é possível acessar a nota de um produto. O sistema oferecido pode variar conforme seu estado, mas é comum que todas as regiões exijam a chave de acesso ou CNPJ da empresa.

Onde fica o código da nota fiscal eletrônica?

Para cupons fiscais e outros modelos de nota, você encontrará o código no topo do documento auxiliar. Ele fica localizado um pouco abaixo do código de barras, e, em São Paulo, inicia com o número 35.

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