Equipe Emitte
A consulta de NF-e completa permite verificar todos os dados de uma nota fiscal eletrônica (NF-e). Algumas notas podem ser acessadas em portais específicos da Receita Federal ou pelo portal da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado. Confira tudo sobre a consulta de NF-e completa!
As notas fiscais eletrônicas emitidas nem sempre constam todas as informações necessárias para a fiscalização.
Além disso, existem formatos padronizados que são essenciais para a apresentação ao fisco, como é o caso do XML.
Existe, ainda, a necessidade de apresentar o formato padrão do documento digital sempre que solicitado.
Portanto, consultar e utilizar a NF-e completa não só facilita aspectos contábeis como também facilita a consulta de informações.
Na prática, como consultar uma nota completa? Além disso, quais as principais utilidades desse documento em uma transação comercial? Neste artigo, iremos esclarecer suas dúvidas sobre esse assunto.
Confira também: Como emitir notas fiscais eletrônicas
Consulta de nota fiscal completa: como funciona?
A nota fiscal eletrônica completa nada mais é do que um documento no formato padrão digital que contém todas as informações fiscais necessárias à SEFAZ.
Isso porque o formato de NF-e que é geralmente impresso nem sempre contém todos os dados necessários para a regularidade tributária.
Geralmente, a NF-e completa é um documento que possui maior valor fiscal, mesmo que a nota simples possua valor para substituí-la.
Na nota completa, por outro lado, existem informações como a assinatura digital do remetente, além da comprovação de que o documento foi emitido pelo fisco.
Por isso, na prática, essa nota funciona para garantir a regularidade do negócio e comprovar a adequação das medidas ao sistema de fiscalização facilmente.
Por que consultar a NF-e completa
A Cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005 estabelece a obrigatoriedade, tanto para o emitente quanto para o destinatário da nota, em seu armazenamento pelo período de 5 anos.
Por isso, é fundamental consultar o documento completo e garantir que ele esteja adequado.
O arquivo XML da nota fiscal, portanto, é o modelo que a empresa emitente ou destinatária precisa apresentar ao fisco quando solicitado.
Caso não tenha armazenado essa nota, a organização fica sujeita à multa e pode ter diversos prejuízos financeiros.
Sendo assim, sempre que possível é recomendado consultar a versão XML da nota fiscal eletrônica para garantir que esteja adequada aos parâmetros oficiais.
Isso vale tanto para quem está emitindo a nota fiscal quanto para quem a recebe, no caso de prestações de serviço entre pessoas jurídicas.
Como consultar uma nota fiscal completa: passo a passo
Mas, afinal, como é possível consultar a NF-e completa online caso ela já tenha sido emitida? Separamos um passo a passo para te ajudar na consulta e armazenamento desse documento obrigatório, acompanhe:
- Acesse o portal nacional da NF-e
O portal nacional da NF-e possui todos os registros de notas emitidas em todo o país. Nele, é possível encontrar diversas informações dos documentos fiscais emitidos, então o processo para a consulta parte do site.
- Abra a nota fiscal pela chave de acesso
Ao entrar no portal, selecione a opção “Consultar NF-e”, que se encontra na seção “Serviços mais acessados”.
Ao selecionar, você será direcionado para uma página que exige a chave de acesso da nota que você deseja consultar.
Essa chave possui 44 dígitos, e geralmente está presente no DANFE da nota fiscal emitida.
Tendo digitado o código, marque a opção “sou humano” na caixa e clique em “continuar”.
- Informe o certificado digital
Ao prosseguir, você notará que sua NF-e será encontrada, portanto, basta selecionar a opção “Download”. Para concluir o processo, é necessário confirmar seu certificado digital, que deve estar devidamente configurado em seu dispositivo.
Como consultar NF-e sem a chave de acesso
Embora a chave de acesso seja necessária no momento da consulta a NF-e completa, é possível consultá-las a partir de um certificado digital sem suas chaves de acesso.
Para isso, basta instalar um certificado A1 ou A3 em seu dispositivo e utilizar uma plataforma que emita notas fiscais eletrônicas e possua um certificado digital.
Dessa maneira, a consulta é automatizada, desde que seu dispositivo seja credenciado pelo certificado.
Ao entrar em uma dessas plataformas, automaticamente seu histórico de emissões será exibido, sendo que bastará escolher a NF-e que deseja consultar.
O arquivo XML também pode ser disponibilizado pelo emissor, de forma que o documento oficial ofereça todas as informações que deseja consultar.
Vale ressaltar, ainda, que sem uma ferramenta para as emissões o processo pode ser muito mais desgastante para realizar as consultas.
Por exemplo, se você precisa acessar uma NF-e completa mensalmente, é perfeitamente possível a partir do portal. Pelo contrário, se há a necessidade de consultar uma vasta gama de notas, o processo se torna impossível.
Imagine digitar 44 dígitos de 100 notas fiscais mensalmente. Isso é completamente prejudicial ao empreendedor que precisa dedicar tempo a outras atividades.
Por este motivo, se você precisa consultar muitos documentos fiscais ao longo do mês, torna-se fundamental buscar por um emissor de notas fiscais certificado.
Qual o prazo para a consulta da NF-e completa?
O sistema apenas permite a consulta das informações de uma NF-e após 90 dias de sua emissão.
Entenda também sobre NFC-e
Assim, o arquivo XML precisa ser emitido antes desse prazo para garantir a validade do documento, bem como a regularidade fiscal da organização.
A melhor forma de facilitar esse processo e não perder o prazo é também com um programa emissor.
Isso porque ele pode salvar automaticamente o arquivo XML em nuvem sempre que a empresa emitir uma nota fiscal eletrônica.
Isso não só significa que os riscos de falha humana diminuem na hora de armazenar as notas como também que o processo demandará menos tempo.
Conclusão
As emissões de notas fiscais são inúmeras em todo o Brasil. Até o ano de 2021, cerca de 30 bilhões de documentos eletrônicos fiscais foram emitidos em todo o país, segundo o portal da NF-e.
Por isso, a consulta à nota fiscal eletrônica é importante para que o empreendedor mantenha as informações de suas notas em dia. O grande volume de emissões, por isso, pode ser um grande obstáculo no controle desses dados.
Assim, é fundamental utilizar as ferramentas disponíveis no momento de regularizar as emissões de notas.
Estar atento a todas as informações nem sempre é possível, por isso, as tecnologias podem facilitar o processo e evitar falhas.
De qualquer forma, é de obrigação do empreendedor armazenar os documentos fiscais devidamente emitidos pelo prazo de 5 anos, para facilitar a fiscalização. Por isso, não deixe de consultar e manter os documentos de sua empresa em dia!
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