É de grande necessidade saber como organizar os documentos fiscais na sua fazenda. Assim sendo, quando esse processo é efetuado da maneira correta, a sua propriedade pode alcançar múltiplos benefícios, como maior organização.

Dessa maneira, os documentos fiscais serão achados mais rapidamente, bem como serão reduzidos os erros e a perda de papéis importantes, até mesmo, havendo maior proteção do local de possíveis sanções fiscais. Além do mais, existem leis que exigem o armazenamento de determinados documentos fiscais da fazenda.

Continue a leitura e saiba como organizar os documentos fiscais da sua fazenda!

Categorize as notas fiscais por data

São diversos os tipos de documentos fiscais que uma fazenda apresenta. Logo, é essencial que o profissional categorize cada um. Confira, a seguir, algumas indicações de organização:

  • notas fiscais de compras de produtos, insumos ou materiais utilizados em alguma obra da fazenda;
  • notas fiscais de saída;
  •  cupons e notas fiscais de compra de materiais para uso e consumo;
  • conhecimento de frete e de transportes diversos;
  • certificado de entrega de obrigações fiscais acessórias.

Então, ao realizar essa distinção, ficará mais rápido achar algum documento fiscal usado para determinado fim. Assim, bastará procurar, no arquivo, os documentos referentes ao que deseja saber que você encontrará facilmente.

Utilize as notas fiscais eletrônicas

É exigido que toda organização trabalhe com nota fiscal eletrônica, pois isso deixa os processos mais eficientes e ágeis. Além do mais, não é preciso preocupar-se com um espaço físico na organização, já que eles são mais simples de administrar.

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Desse modo, crie pastas no computador para cada um deles, seguindo a ideia aplicada no arquivo físico. Contudo, é primordial que você consiga realizar um controle unificado dos documentos de sua fazenda, seja a pagar, seja a receber, seja aqueles relacionados ao funcionamento da fazenda.

Divida os documentos por data

Além de saber como organizar os documentos fiscais por tipo, é necessário que eles estejam ordenados por data de retirada, dentro de cada categoria. Essa ação eleva o nível de organização do seu arquivo pessoal.

As fazendas que apresentam uma quantidade expressiva de documentos fiscais, principalmente de saída, podem obter grandes vantagens. Isso porque, quando as notas estão separadas por data, é mais simples achar o documento, quando solicitado.

Defina um responsável pela organização dos documentos

É primordial que o proprietário da fazenda designe um colaborador especializado para cuidar desse setor. Esse profissional precisa ser uma pessoa atenciosa e cuidadosa, visto que cuidará de papéis importantes para sua propriedade.

É necessário destacar que qualquer negligência ou descaso com a questão de armazenamento de documentos fiscais pode ocasionar um conjunto de transtornos administrativos, levando a multas e a outras sanções em procedimentos de auditoria ou fiscalização.

Portanto, com a finalidade de conseguir obter bons resultados durante esse processo, é importante saber como organizar os documentos fiscais e, além do mais, contar com um emissor de notas fiscais que ajude nessa gestão, como a Emitte. Isso porque é uma organização que é referência no sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas para MEIs e pequenas e médias empresas e, assim, você poderá conseguir excelentes resultados.

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