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Você sabe como emitir nota fiscal para MEI? Aprenda aqui!

Desde 2009, microempreendedores individuais podem buscar mais garantias e facilidades por meio do cadastro como microempreendedor. Portanto, ainda que o processo não exija grandes formalidades, existem algumas dúvidas sobre como emitir nota fiscal MEI.

Os tipos de notas fiscais são vários, como nota fiscal avulsa, nota fiscal eletrônica avulsa e nota fiscal eletrônica. O objetivo de todas é o mesmo: comprovar um serviço ou a transação de produto. Porém, há diferenças em suas formas.

Quer ficar por dentro de como fazer uma emissão correta? Continue a leitura do artigo!

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal?

O microempreendedor individual não é obrigado à emissão para pessoa física, mas é para pessoas jurídicas.

No entanto, ainda que não exista a obrigação, a emissão é recomendada, já que torna o empresário mais controlado com as suas finanças e resguardado de alguma complicação futura, com comprovações de venda.

mei precisa emitir nota fiscal

Tipos de notas em atividades de serviços

O microempreendedor individual pode emitir diferentes tipos de notas fiscais e é importante conhecê-las para você saber como emitir nota fiscal MEI corretamente. 

No caso de quem atua como prestador de serviços, é necessário emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e tem como objetivo comprovar a prestação de serviços de um MEI para uma empresa ou consumidor final. Nesse documento, devem ser descritos os serviços que foram prestados.

Para emitir essa nota, você precisa realizar uma inscrição municipal na cidade onde sua empresa atua. Isso é necessário pois a NFS-e está sujeita ao ISS (Imposto Sobre Serviços), um dos principais tributos arrecadados pelos municípios.

Já para a emissão da nota fiscal pode ser utilizado o site da prefeitura do município ou um emissor de nota fiscal com integração ao órgão responsável.

Um importante ponto de atenção sobre como emitir nota fiscal MEI de prestadores de serviços é em relação aos prazos. A nota sempre deve ser realizada no fim da prestação de serviços.

O que é RPS e como emitir?

O Recibo Provisório de Serviço (RPS) é o recurso exclusivo das notas fiscais eletrônicas utilizado para recolher o ISS e atestar a prestação do serviço no intervalo de tempo entre o fato gerador e a autorização do NFS-e pela prefeitura.

Quando você emite uma NFS-e e envia para prefeitura, na verdade, está enviando um Recibo Provisório de Serviço. 

O sistema web da prefeitura converte a RPS em uma NFS-e para retornar um XML autorizado e um PDF para impressão. 

Antes mesmo dessa autorização, é possível imprimir o RPS enviado à prefeitura e entregá-lo ao cliente para posteriormente obter autorização da prefeitura.

Contudo, o ideal é sempre utilizar a Nota Fiscal de Serviço em si. Em casos extraordinários, como indisponibilidade do serviço da prefeitura, você pode utilizar o RPS.

Nessa situação, você precisará enviar a NFS-e, devidamente autorizada pela prefeitura, em até dez dias após a emissão do Recibo Provisório de Serviço.

Emissão de notas para atividades de comércio e indústrias

As notas fiscais servem para comprovar uma transação comercial e registram o envolvimento das duas partes, emissor e destinatário. Além disso, também comprovam o recolhimento de impostos.

Existem diferentes tipos de notas que o microempreendedor pode emitir, a mais comum é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Porém, para você entender como emitir nota fiscal MEI, é importante conhecer cada umas delas:

Nota Fiscal Avulsa (NFA)

É o tipo de nota mais comum, pois é feita de forma escrita, ou seja, sem ser digital. O usuário precisa fazer a impressão do talão em uma gráfica ou empresa especializada. 

Porém, fique atento! Muitos estados não a aceitam mais e já estão fazendo a modificação para o modo eletrônico.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

O sistema pode ser fornecido pela Secretaria de Economia de cada estado, necessitando que o usuário faça o seu cadastro antes. Porém, nem todas as cidades têm o programa disponível.

Por serem feitas uma a uma, são recomendadas para situações em que não haja grande necessidade de preenchimento diário, pois, do contrário, pode ser um meio burocrático.

Nota Fiscal Eletrônica ou Nota de Produtos (NF-e)

A NF-e é a forma mais garantida e simplificada, pois o sistema automatizado ajuda no preenchimento. Abrange a nota fiscal eletrônica de serviços e a de produtos.

É exigido um certificado digital, já que ele dá garantia da autenticidade da assinatura e das informações ali contidas.

No decorrer do artigo, falaremos mais sobre como conseguir seu certificado digital e como emitir nota fiscal MEI, tanto de serviços, quanto de produtos.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Ao vender diretamente ao consumidor, o microempreendedor pode utilizar a Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e), que substitui o cupom fiscal.

Trata-se de um documento que registra vendas realizadas ao consumidor final em um município, tanto presenciais como para entrega em domicílio. 

Sua emissão é semelhante à da NF-e, exigindo apenas autorização da Secretaria da Fazenda, ter o Código de Segurança do Contribuinte (CSC) e auxílio de um programa para emissão.

nota fiscal MEI para prestação de serviços

Como emitir nota fiscal MEI?

Primeiro, o microempreendedor deverá estar formalizado. Para isso, é necessário se registrar no site gov.br para ter o seu CNPJ.

É recomendado consultar a prefeitura, a Secretaria de Fazenda ou mesmo o Sebrae da cidade para verificar os próximos procedimentos para ter a formalização completa. Grande parte das vezes, o processo é feito apenas pela internet.

Muitos estados já exigem o certificado digital para a emissão de nota fiscal para MEI. Nesse caso, a pessoa precisa ir atrás de uma Autoridade Certificadora.

Já quanto ao processamento de emissão dependerá da escolha feita. Entenda:

  • Nota Fiscal Avulsa: o empreendedor deverá, como já dito, mandar confeccionar os talões;
  • Nota Fiscal Avulsa Eletrônica: a prefeitura e a SEFAZ poderá disponibilizar um emissor gratuito. Cada sistema tem suas especificações, assim, é necessário ver um passo a passo no próprio site;
  • NF-e: você pode contratar um emissor de notas fiscais privado, que costuma ser mais intuitivo, o que facilita a vida do usuário;
  • NFS-e: é possível emitir no site da prefeitura ou por meio de um emissor de notas fiscais.

MEIs têm outras obrigações?

Além de saber como emitir nota fiscal MEI, também é preciso conhecer as outras obrigações do microempreendedor individual. São elas a DAS MEI e a DASN SIMEI.

DAS MEI

Essa obrigação é um pagamento mensal que faz com que um MEI cumpra suas obrigações tributárias e previdenciárias.

O valor é emitido em uma guia e, com um pagamento único, o empreendedor satisfaz seus deveres junto à prefeitura, ao governo estadual e também junto à previdência oficial.

O DAS MEI (Documento de Arrecadação Simplificada do MEI) unifica esses três pagamentos em um só. Para isso, é dividido em alíquotas diferentes: para a prefeitura, é recolhido o Imposto Sobre Serviços (ISS) no valor de R$ 5.

Já para o governo estadual, é pago o Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) em valor simbólico de R$ 1.

O valor restante do DAS MEI é referente ao pagamento para a previdência oficial, ou, como é mais conhecido, o Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS).

Atualmente, o valor varia de R$ 56 até R$ 61, a depender da atividade desenvolvida pelo MEI. Entenda:

  • R$56,00 para Comércio ou Indústria (R$55,00 de INSS + R$1,00 de ICMS);
  • R$60,00 para Prestação de Serviços (R$55,00 de INSS + R$5,00 de ISS);
  • R$61,00 para Comércio e Serviços (R$55,00 de INSS + R$1,00 de ICMS + R$5,00 de ISS).

E o valor pago ao INSS pode até parecer muito, mas é esse pagamento que assegura que o MEI terá os benefícios do órgão quando precisar.

Isso é importante, pois assegura renda em caso de afastamento temporário das atividades por doença ou gravidez, por exemplo, além de garantir a aposentadoria do MEI no futuro.

Para quitar esse valor, basta acessar o site gov.br: Empresas & Negócios > Empreendedor > Serviços para MEI > Pagamento de Contribuição Mensal.

DASN SIMEI

Essa obrigação é chamada Declaração Anual do Simples Nacional para Microempreendedor Individual. Nela, deverá ser declarado o valor total faturado na atividade exercida.

A entrega dessa declaração é feita por meio do portal do Governo Federal (gov.br), no caminho: Empresas & Negócios > Empreendedor > Serviços para MEI > Declaração Anual de Faturamento.

Após realizar o acesso, o MEI deverá indicar tudo o que faturou no ano em questão.

Um detalhe importante é que, ainda que não tenha havido qualquer faturamento, o MEI deverá entregar tal obrigação.

O período para entrega dessa declaração é sempre entre 2 de janeiro e 31 de maio de cada ano. Isso indica que a declaração diz respeito sempre ao ano anterior. Caso não o faça, o MEI fica sujeito a não conseguir gerar seu boleto de pagamento mensal (DAS).

Além dessas duas obrigações, existem algumas especificações apenas. Como as seguintes:

  • No envio de mercadorias: para pessoas físicas, é necessária apenas a Declaração de Conteúdo. No entanto, a nota fiscal dá mais formalidade;
  • Na declaração do Imposto de Renda: se o MEI não se enquadrar nas hipóteses da legislação, ele não é obrigado a fazer a declaração;
  • Em existência de taxas adicionais: o MEI não é obrigado à contribuição sindical ou a taxas de associações;
  • Na importação de produtos: não há impedimento para o microempreendedor realizar a importação de mercadorias, que pode se dar por meios dos Correios ou de comercial trading.
nota fiscal MEI comércio

Qual é o passo a passo de emissão de nota fiscal para MEI?

Agora que já sabe mais sobre o processo de emissão de nota fiscal para microempreendedores individuais, é hora de descobrir, de fato, como emitir nota fiscal MEI. 

Para isso, basta seguir etapas simples, conforme descrito abaixo:

Credenciamento na prefeitura ou na SEFAZ 

O primeiro passo é solicitar autorização para emissão de notas. O procedimento varia de acordo com o tipo de nota que você irá emitir.

No caso da NFS-e, o credenciamento é realizado na Prefeitura da sua cidade por meio da inscrição municipal.

Já para as demais notas, o credenciamento deve ser feito na Secretaria da Fazenda (SEFAZ), através da inscrição estadual, no estado ou na região em que sua empresa atua.

Com o registro feito por completo, o MEI irá receber dados de acesso ao site da prefeitura da cidade onde exerce a sua atividade.

É de responsabilidade da prefeitura local manter um sistema via internet para que os MEIs possam emitir suas notas fiscais.

Contudo, esse sistema não é automatizado e todo o processo pode ser pouco produtivo, ainda mais para quem emite uma grande quantidade de notas.

Além disso, cada prefeitura tem seu próprio sistema de emissão de notas fiscais, portanto o passo a passo para realizar a emissão varia.

Emissão de Certificado Digital

O Certificado Digital é obrigatório para emissão de notas fiscais e é crucial para proporcionar mais segurança ao MEI.

Apenas para Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) que essa obrigatoriedade fica a disposição da prefeitura de cada município.

Para emitir seu Certificado Digital, você precisará ir até uma Autoridade Certificadora. Geralmente, o atendimento é presencial.

Já no Emitte, você pode solicitar o seu Certificado Digital e-CNPJ A1 por videoconferência, o que traz mais praticidade e comodidade para você. O documento é válido por um ano e possui o melhor custo-benefício do mercado.

Com ele, você confere validade jurídica às suas notas fiscais, além de conseguir assinar documentos eletrônicos, acessar sites governamentais, validar cadastros jurídicos e muito mais!

Preenchimento da Nota Fiscal

Após ter seu credenciamento aprovado e certificado emitido, você deverá realizar o acesso ao sistema de emissão de notas, onde o MEI deve preencher os dados da nota fiscal. 

Nesse momento, devem ser inseridos os dados do tomador do serviço (para NFS-e) ou do cliente (para NF-e).

É importante prestar atenção ao preenchimento para evitar erros. Determinados dados, como preços, CNPJ, endereço e inscrição municipal, devem ser colocados corretamente.

Solicite a emissão, salve e envie ao cliente

Uma vez finalizado o preenchimento, basta seguir as instruções do portal e solicitar a emissão da nota fiscal.

A grande maioria dos sistemas de emissão de notas fiscais ainda pede a confirmação dos dados, pois, uma vez que a nota de serviço é gerada, não pode ser cancelada, apenas substituída. Apenas NF-e pode ser cancelada.

O que é um arquivo XML da NF?

Quando você concluir o passo a passo de como emitir nota fiscal MEI, irá se deparar com um arquivo XML (eXtensible Markup Language). 

O arquivo XML da NF-e é a versão digital da nota fiscal e obedece aos padrões nacionais de escrituração fiscal.

Após a emissão e validação da NF-e, você deverá disponibilizar ao comprador o documento nos formatos PDF e XML. 

Nos sistemas da prefeitura, o envio não é automático. Você precisará se atentar para encaminhar esse documento ao cliente.

Já com o Emitte, você consegue configurar o aplicativo para que o envio aos clientes seja feito automaticamente por e-mail.

Emissão e controle de notas com o Emitte, como funciona?

Saber como emitir nota fiscal MEI é fundamental para que você tenha e ofereça mais segurança com relação aos seus serviços e produtos, podendo, inclusive, ter um número mais elevado de clientes.

Além disso, a emissão de notas fiscais também te ajudará no controle das suas finanças e, inclusive, facilitará no preenchimento da Declaração Anual de Faturamento, o DASN SIMEI, uma obrigação do microempreendedor individual.

Para simplificar sua emissão de notas fiscais, você pode utilizar o Emitte, um sistema para emissão de NF para MEIs que buscam por mais praticidade no dia a dia.

Com o Emitte, é possível emitir NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e, MDF-e, CT- e OS e nota do produtor rural de forma rápida e prática. Veja só como funciona:

  1. Verifique se seu credenciamento para emitir notas fiscais está correto e ativo;
  2. Faça seu cadastro no Emitte, informando todos os dados necessários;
  3. Insira seu Certificado Digital A1 vinculado ao seu CNPJ. Se não tiver, você pode obter seu certificado com a Emitte;
  4. Preencha os dados da sua nota em poucos cliques;
  5. O envio das notas é automático por e-mail.

É muito mais praticidade e agilidade para você, que poderá emitir notas de forma simples, a qualquer hora e em qualquer lugar. Sem precisar lidar com procedimentos burocráticos e demorados, fica mais fácil focar no crescimento do seu negócio!

Conte com o Emitte, o melhor software para emissão e controle de notas fiscais do MEI!

Equipe Emitte

Somos apaixonados em aprender, ensinar e compartilhar conteúdo de qualidade para que o empreendedor continue evoluindo. Acreditamos que juntos podemos alcançar o sucesso através do conhecimento!

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