Como emitir nota fiscal MEI (2023): guia simples e completo

Ainda que o microempreendedor conte com diversas facilidades, é essencial entender como emitir a nota fiscal MEI, pois em muitos casos a emissão é obrigatória. Em suma, para emitir, o MEI precisará de uma inscrição estadual ou municipal, certificado digital, credenciamento e um emissor.

Além disso, é importante estar atento ao tipo de nota fiscal que deverá ser utilizada em cada situação, além das regras do preenchimento de cada campo.

Por fim, ainda que pareça um processo relativamente complexo ou até burocrático, preparamos um guia bem descomplicado para você emitir sua nota fiscal MEI.

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal?

Antes de mais nada, a emissão de nota fiscal MEI é obrigatória sempre que o microempreendedor realizar uma operação com outra empresa. No caso de uma pessoa física, não há a obrigação, a menos que o cliente solicite a nota.

De qualquer forma, tenha em mente que emitir ajuda diretamente na gestão financeira e no registro de entradas e saídas.

Além disso, emitir notas fiscais pode inclusive ser de grande ajuda para outras obrigações do MEI, como o DASN ou o relatório mensal das receitas.

Assim, considerando os benefícios, é recomendado realizar a emissão de notas fiscais mesmo quando não há a obrigação.

Tipos de nota fiscal MEI

Como já mencionado, existem diversos tipos de notas com diferentes funções. Então, para você entender qual usar no seu negócio, basta acompanhar abaixo:

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e tem como objetivo comprovar a prestação de serviços de um MEI para uma empresa ou consumidor final. Nesse documento devem ser descritos os serviços que foram prestados.

Nota Fiscal Eletrônica ou Nota de Produtos (NF-e)

A NF-e é o tipo de nota mais utilizada, pois abrange diversas situações relacionadas à venda e entrada de estoque. Veja alguns exemplos:

Venda de produtos online ou presencial;
Troca ou devolução de mercadorias;
Entrada de produtos no estoque;
Operações interestaduais.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Antes de mais nada, cuidado para não confundir a Nota do Consumidor com a NF-e. Ainda que ambas sejam usadas para vendas, a NFC-e é utilizada em varejistas como mercados, lanchonetes, farmácias, etc.

Veja como emitir nota fiscal MEI

Logo após compreender qual o tipo de nota mais adequado para sua empresa, é necessário entender qual o processo para emitir. Porém, o primeiro passo é ter seu MEI devidamente cadastrado junto de um certificado CCMEI, obtido através do Portal do Empreendedor. Assim, de forma simples, basta seguir os passos listados abaixo:

Adquira sua Inscrição Estadual ou Municipal

De forma simples, é através da Inscrição que seu imposto é fiscalizado, identificando sua empresa como contribuinte. Devido a isso, uma das exigências para emitir sua nota fiscal MEI é possuir uma inscrição válida.

Você pode obter a sua Inscrição da seguinte maneira:

Inscrição Estadual (para vendas): SEFAZ do seu estado.
Inscrição Municipal (para serviços): na prefeitura do seu município.

Lembrando que, ao abrir seu MEI, é quase certo que sua Inscrição seja gerada junto do CNPJ. Porém, é sempre bom conferir.

Realize seu credenciamento no site da SEFAZ

Antes de emitir, também é necessário estar credenciado para o tipo de nota que você pretende usar. Você pode solicitar esse credenciamento direto do site da SEFAZ do seu estado.

Ainda que o processo possa variar por estado, em sua maioria será apenas necessário preencher uma espécie de formulário. Coisa simples.

Obtenha um Certificado Digital

Antes de mais nada, vale dizer que o Certificad o Digital nem sempre é obrigatório para emitir suas notas. Emissores gratuitos, como o do governo, não o exigem.

Entretanto, ele tem o objetivo de validar e assinar suas notas, trazendo mais segurança para os documentos fiscais da sua empresa. Por isso, a maioria dos emissores privados o exigem antes de emitir.

Existem dois modelos de certificados digitais, o A1, digital e instalado por nuvem, e o A3, um tipo de pendrive que necessita de instalador. Ambos são viáveis, mas recomendamos o uso do modelo A1 por sua praticidade.

Assim, você pode obter o seu em uma certificadora próxima da sua localização ou em sites privados.

No Emitte, além de obter seu certificado digital, você só precisará de uma videoconferência.

Preencha os campos obrigatórios da sua nota

Por fim, tenha cuidado em não deixar nenhuma informação fora da sua nota. Em suma, você terá que informar os dados do tomador do serviço (para NFS-e) ou do cliente (para NF-e), além dos dados da própria venda ou serviço prestado.

Dessa forma, confira abaixo os campos obrigatórios e não deixe de preenchê-los corretamente:

CFOP
NCM
Cadastro do produto (preço, código, etc)
Origem de mercadoria
CSOSN
CT PIS ou ST COFINS
Código de barras
Cadastro do cliente (nome, CNPJ/CPF, Inscrição, endereço, etc).

Benefícios ao emitir nota fiscal MEI

Como mencionado, emitir garante a sua empresa uma série de vantagens, mesmo quando a emissão é opcional.

Só para você ter uma ideia, a emissão de nota fiscal te garante benefícios como:

São várias vantagens, não acha?!

Regularidade fiscal

Manter-se regular perante os órgãos de fiscalização traz muita segurança para uma empresa, independente do seu tamanho.

Afinal, você obtém garantias legais, evitando riscos ou problemas que possam penalizar o seu negócio.

Melhor imagem e confiabilidade da empresa

Uma empresa regularizada e com garantias fiscais acaba sendo mais bem vista no mercado, sendo mais confiável para parceiros e investidores fazerem negócios.

Inclusive, muitos fornecedores só trabalham com empresas que emitem notas fiscais, o que permite ao MEI obter mais produtos de qualidade.

Controle de faturamento otimizado

A emissão de nota fiscal MEI ajuda o empreendedor a ter um controle de faturamento mais detalhado e assertivo.

Nesse sentido, você, microempreendedor, terá muito mais facilidade e exatidão ao preencher a declaração anual do MEI, outra de suas obrigações mais importantes.

Melhor controle financeiro

Da mesma forma que o controle de faturamento, a saúde financeira como um todo é beneficiada ao emitir nota fiscal MEI, já que o empreendedor tem mais informações das suas vendas e transações.

Com isso, é possível realizar diversos cálculos e projeções de modo assertivo e detalhado, o que beneficia futuros planejamentos ou correções financeiras.

MEIs têm outras obrigações?

Além de saber como emitir nota fiscal MEI, também é preciso conhecer as outras obrigações do microempreendedor individual.

Para isso, separamos um vídeo resumido que te explica cada uma delas.

Em suma, o MEI terá que cumprir as seguintes tarefas:

Pagamento do DAS, o imposto mensal e fixo da categoria;
Envio do DASN, a declaração de faturamento bruto anual do MEI
Emissão de notas fiscais ao negociar com empresas ou quando uma pessoa física a solicita;
Preenchimento do Relatório Mensal das Receitas, um documento que conste seu faturamento de cada mês

Emita sua nota fiscal MEI com o Emitte

Como você viu, além de ser obrigatório em muitos casos, a emissão da nota fiscal MEI ainda garante uma série de benefícios práticos ao seu negócio.

Agora, você pode simplificar sua emissão de notas fiscais ao utilizar o Emitte, um sistema para emissão de NF para MEIs com vantagens exclusivas para a categoria.

Com o Emitte, é possível emitir todo tipo de nota fiscal de forma automatizada e até recorrente. Ou seja, você só gasta alguns instantes ao invés de passar longos minutos emitindo cada nota.

Além de tornar o processo de emissão mais fácil, você também poderá emitir direto do seu celular através de um app dedicado.

Emita sua nota fiscal MEI