Marcelo Correia
Ao trabalhar com várias operações e emissões todos os dias, pode acontecer que, uma hora ou outra, uma nota fiscal seja emitida com uma informação incorreta.
Assim, independente do que foi informado incorretamente (afinal, o que não faltam são campos para preencher), saiba que é possível cancelar a nota fiscal.
Porém, existem algumas regras que precisam ser cumpridas para realizar o cancelamento da nota. Mas caso esses requisitos não possam ser atendidos, ainda há outras formas de anular ou até corrigir a nota emitida errada.
No próximo tópico, confira como funciona o cancelamento da nota fiscal.
Entenda como cancelar nota fiscal
Essa é uma das escolhas mais comuns (e simples) para quando uma nota fiscal é emitida errada, até porque muitos profissionais não conhecem outras alternativas.
Porém, já adianto que não é possível optar pelo cancelamento da nota quando o erro for relativo a quantidades, valor do produto ou tributos. Nesses casos, há outros métodos para anular ou corrigir uma NF-e.
Além disso, é importante estar atento a alguns pré-requisitos para cancelar nota fiscal. Observe:
- A nota fiscal precisa ter sido aprovada pela SEFAZ;
- Sua mercadoria não pode ter sido enviada, ou sequer saído do estabelecimento;
- O destinatário da nota fiscal não pode ter feito a Ciência da Emissão (processo que permite acesso ao arquivo XML)
- A transportadora não pode ter feito o manifesto de transporte;
- Por fim, o cancelamento em grande maioria não pode ser feito após 24h da emissão.
Em alguns estados, o cancelamento da nota fiscal até pode ser realizado após o prazo de um dia, mas será necessário pagar uma multa. Geralmente, o valor corresponde a 1,5% da transação cancelada.
Por isso, caso este prazo já tenha expirado, é recomendado emitir uma nota fiscal de devolução, que anulará a operação realizada e, por conseguinte, a nota fiscal original.
Em alguns estados, esse prazo é ainda menor. Em Minas Gerais, por exemplo, só é possível cancelar a nota fiscal até 2h após a emissão.
Por fim, se por acaso o cliente já tiver recebido a nota, outro passo será entrar em contato com a Receita Federal.
O que ocorre após uma nota fiscal ser cancelada?
Após realizar o cancelamento de uma nota fiscal eletrônica, ela continuará disponível no seu sistema emissor. Porém, será classificada como inutilizável.
Assim, para saber se uma NF-e foi cancelada, primeiro é necessário aguardar a confirmação da Secretaria da Fazenda do seu estado sobre a sua solicitação.
Para saber se houve a confirmação, basta acessar o sistema da SEFAZ (ou o seu sistema emissor) e verificar o status da nota.
Havendo o cancelamento da nota fiscal confirmado, é preciso escriturar a nota como uma prestação de conta ao Fisco, comunicando que a operação foi cancelada.
Outras opções para corrigir ou anular a nota fiscal
Apesar de que o cancelamento da nota fiscal seja algo bem simples de se fazer, ainda há outras opções para corrigir sua nota ou até substituí-la.
Isso será muito útil quando sua situação não encaixar nos requisitos necessários para o cancelamento. Por exemplo, se sua mercadoria já foi enviada.
Assim, confira abaixo todas as alternativas para quando sua nota fiscal for emitida com erro, ou necessita ser anulada.
Carta de correção eletrônica
Você sabia que mesmo depois que a SEFAZ do seu estado autorize a nota, ainda é possível fazer correções, sem precisar cancelá-la? Para isso, basta fazer uma carta de correção eletrônica (CC-e).
A vantagem aqui é que ela pode ser emitida até 720 horas (30 dias) após a autorização da Secretaria da Fazenda. Todo o seu processo é digital e a chave fica registrada na própria nota original.
A correção pode acontecer até 20 vezes, mas sempre será necessário citar, no último documento, todas as retificações já realizadas.
Ela serve para erros mais simples, como:
- Natureza da operação da nota (CFOP);
- Códigos fiscais ou de tributação;
- Razão social do destinatário;
- Inserção de dados adicionais;
- Dados da transportadora;
- Peso, volume, acondicionamento ou algo relacionado à unidade de medida do produto;
- Endereço do destinatário (apenas de forma parcial).
Ou seja, essa opção não aceita alteração de valores ou de qualquer tipo de imposto e alíquota.
Nota fiscal de substituição
Se não for possível cancelar a nota fiscal, ou emitir uma carta de correção, essa pode ser a melhor possibilidade.
Antes de mais nada, o procedimento para esse tipo de nota pode variar dependendo da região.
Mas, geralmente, ela pode ser emitida até 60 dias depois da autorização da SEFAZ, e com o objetivo de corrigir valores ou tributos cobrados a mais do que deveria.
Ou seja, seu principal objetivo é para quando você precisa reduzir o valor final.
Nota fiscal complementar
Por fim, a nota fiscal complementar pode ser usada quando você deseja acrescentar alguma informação que ficou incompleta. Também pode ser a alternativa quando o cancelamento da original não é mais possível.
Por meio dela, você consegue adicionar valores no preço, quantidade de mercadorias ou corrigir cálculos e classificações de impostos. Em caso de exportações, também é viável ajustar o valor do câmbio.
Assim, você terá ao final duas notas, a original e a complementar, ambas válidas.
Conclusão
Bem, nem sempre conseguimos evitar as falhas a tempo. No entanto, nem tudo está perdido. Analisando a situação com calma, é possível encontrar a melhor solução para a sua nota fiscal emitida errada.
Agora, você pode simplificar suas notas fiscais com o Emitte e evitar qualquer contratempo. Afinal, você conta com automatização no preenchimento da nota e cálculo de impostos automático. Dessa forma, fica muito mais fácil preencher sua nota e você evita de emitir com qualquer erro! Conte o Emitte para deixar suas emissões muito mais fáceis!
