Há pouco tempo, no começo dos anos 2000, a emissão de notas era feita apenas manualmente, por meio de talões confeccionados com autorização do FISCO — a quase esquecida AIDF (Autorização de Impressão de Documento Fiscal).

A NF-e proporcionou uma série de vantagens para as pessoas jurídicas. Além de maior organização, e redução de custos, há a possibilidade de gerar o arquivo XML nota fiscal, o que compreende maior segurança aos processos envolvendo as transações comerciais.

Em geral, não é mais necessário destinar uma pessoa responsável pela emissão manual, o que na época exigia a capacidade de transcrever as informações rapidamente e com atenção, já que não era permitida qualquer rasura no documento. Não eram raros os casos de desperdício de papel e um espaço na empresa para armazenar os documentos (em alguns casos por até dez anos).

O cenário mudou bastante, e com ele as facilidades do arquivo XML. Continue lendo o post, descubra o que é, sua finalidade e demais possibilidades para trazer maior agilidade aos processos financeiros. Acompanhe!

O que é nota fiscal eletrônica?

É o documento fiscal que substitui a nota fiscal física no meio digital. Foi instituída em 2005 e sua existência é única e exclusivamente no ambiente virtual. Dessa forma, a empresa que opta por esse tipo de documento (é obrigatório para pessoas jurídicas com exceção do MEI) não precisa mais solicitar a AIDF, em contrapartida há a necessidade de um Certificado Digital e cadastro junto a SEFAZ (Secretaria de Fazenda) do estado.

O Certificado Digital é como uma assinatura eletrônica, ou seja, funciona como a identidade no ambiente virtual da empresa e permite concluir transações fiscais com segurança. A nota fiscal, por sua vez, deve ter uma representação gráfica, obedecendo critérios de escrituração fiscal.

O que é o arquivo XML nota fiscal?

O arquivo XML (eXtensible Markup Language) da NF-e é a versão digital da nota fiscal e obedece aos padrões nacionais de escrituração fiscal. Assim, permitindo realizar transações em todo o país com segurança.

Geralmente, após a emissão e validação da NF-e, a empresa disponibiliza em sua página na internet ou envia ao comprador o documento nos formatos PDF e XML. Entre as informações disponibilizadas no arquivo estão os seguintes dados:

  • da NF-e como modelo, série, número de registro, data em que a nota fiscal foi emitida, data da saída ou entrada da mercadoria e o valor;
  • do emitente como CNPJ, nome, razão social, endereço da matriz e filiais, número de inscrição estadual e código do município em que foi feito o fato gerador do ICMS;
  • do destinatário como CNPJ, nome e razão social, endereço e inscrição estadual;
  • dos produtos comercializados ou serviços prestados, bem como sua descrição, quantidade, valor e unidade comercial;
  • relacionados ao ICMS como alíquota, valor do frete e do seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins;
  • relacionados ao transporte como modalidade do frete, dados do agente transportador, informações sobre o veículo (placa) e da mercadoria transportada (quantidade e peso);
  • de cobrança como forma de pagamento;
  • informações adicionais como fonte de impressão da Danfe e demais dados complementares de interesse do contribuinte.

Quais as obrigatoriedades relacionadas ao arquivo XML?

De acordo com a Portaria CAT nº 162/2008, o armazenamento da extensão XML das notas fiscais eletrônicas é obrigatório por, pelo menos, cinco anos. A ausência desse arquivo pode resultar em sanções, como multas e outros problemas para a empresa.

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O arquivo tem validade contábil e fiscal, sendo gerado para comprovar a propriedade do bem ou serviço adquirido. Além disso, o governo pode verificar os detalhes das transações efetuadas.

Quais são os benefícios do XML da NF-e?

A tecnologia está a favor do negócio quando o assunto é o arquivo XML da NF-e. Ele foi desenvolvido para integrar informações, reduzir custos com papeladas fiscais, reduzir chances de erros humanos e agilizar os processos que antes exigiam muito tempo. Dessa forma, os recursos do empreendimento podem ser direcionados para a melhoria da estratégia e dos serviços prestados.

Um sistema de emissão pode, por exemplo, auxiliar na organização dos documentos fiscais, o que favorece o controle e permite gerar relatórios com informações como número de notas emitidas, canceladas, entre outros dados que compreendem um diferencial competitivo para o negócio. A partir deles, é possível tomar decisões assertivas para o benefício da empresa.

As informações podem ser enviadas diretamente para o contador, evitando retrabalhos e erros. Assim, não é preciso arcar com juros, impostos além do necessário e as temidas multas.

Se necessário o estabelecimento pode imprimir a Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que funciona como um recibo, impresso em papel comum e em uma só via.

Como fazer o envio automático do arquivo?

A impressão não é obrigatória, mas seu envio para o cliente sim, o que pode ser feito por e-mail de forma automática. O envio automático por e-mail pode ser configurado diretamente dos sistemas de emissão online — que hoje em dia estão cada vez mais modernos e eficientes.

Um sistema de emissão de NF-e é capaz de oferecer soluções completas, podendo, inclusive, ser integrado aos sistemas da empresa para facilitar todo o processo de emissão do documento e armazenamento do arquivo XML. O software oferece funcionalidades completas para realizar todas as etapas da emissão da nota, gera o arquivo XML e o armazena. Se necessário, é possível imprimir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

Assim, é possível garantir o cumprimento de todas as obrigações legais sejam cumpridas corretamente. O arquivo XML nota fiscal é o futuro, capaz de compreender maior autonomia ao setor financeiro, garantir a confiabilidade das informações e gerar dados importantes para o negócio.

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