O que é arquivo XML da nota fiscal e como gerar o seu

O XML da nota fiscal é o arquivo transmitido para a Sefaz assim que o documento é emitido, e tem sua validade jurídica garantida pela assinatura digital. Além de poder fazer o download do arquivo XML, também existe um PDF auxiliar, o DANFE.

A sigla XML vem de “eXtensible Markup Language” em inglês, que é basicamente um formato de arquivo universal usado para criar documentos com dados organizados.

Primeiramente, é importante dizer que a nota fiscal é um documento que deve ser emitido em todas as operações de uma empresa, como compra, venda, transferência, entre outras.

Porém, ainda que sua versão eletrônica tenha proporcionado muitas vantagens, para emitir e gerenciar suas notas fiscais corretamente é preciso conhecer alguns termos e formatos, em especial o arquivo XML.

Isso porque existem regras para armazená-lo, para abrir e gerar o seu.

Assim, preparamos este conteúdo para você entender o que é arquivo XML, sua finalidade e como gerá-lo corretamente e muito mais!

O que é arquivo XML?

O arquivo XML surgiu junto da digitalização das notas fiscais, substituindo as antigas notas em papel e permitindo uma melhor organização, gestão e automatização das emissões.

Ele é feito através de uma linguagem de marcação que surgiu em 1996, possibilitando a validade jurídica do documento fiscal, além da leitura tanto por humanos quanto softwares dos mais diversos.

Além de registrar todas as informações de uma NF-e, ele corresponde ao padrão da escrituração fiscal. Assim, é possível utilizá-lo com segurança em todo o Brasil.

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Para que ele serve o XML

Diferente do antigo modelo de emissão completamente manual, através da digitalização e utilização do XML tornou-se possível automatizar e emitir a nota fiscal muito mais rapidamente.

Com isso, junto da economia de tempo e papéis, a fiscalização e acompanhamento dos órgãos fiscalizadores também foi beneficiada, permitindo um processo mais assertivo.

Além disso, o XML da NF-e permite a criação de um PDF chamado DANFE, que representa a nota fiscal em forma gráfica. Contudo, ainda que esse documento auxiliar seja útil, somente o XML é que possui validade fiscal.

Portanto, caso haja uma auditoria, é preciso estar com esse arquivo salvo.

Afinal, é o XML que agrupa todas as informações de uma operação, como chave de acesso da nota fiscal, modelo, série. Além dos dados completos do emissor e destinatário, serviço, produto, tributos e transportadora.

Como o XML da nota fiscal funciona

O arquivo XML é o formato oficial da NF-e. Assim, é ele que formaliza a propriedade de bens ou serviços adquiridos e permite ao governo fiscalizar a cobrança dos impostos.

Portanto, esse documento deve ser guardado pela empresa e pelo comprador, por lei, pelo prazo mínimo de cinco anos.

Como mencionado, durante esse tempo a Receita Federal pode solicitar o XML para auditoria, então guarde-o com cuidado.

O XML da nota fiscal é composto por diversas tags, similar à linguagem HTML. Isso permite que ele seja lido em diferentes tipos de softwares com facilidade, além de auxiliar no processamento dos servidores da SEFAZ.

Para acessar seu XML, basta informar o “Código de Acesso” de 44 dígitos no Portal da Fazenda.

Quais informações devem constar no arquivo XML?

Entre as informações disponibilizadas no arquivo XML da nota fiscal, estão os seguintes dados:

NF-e: modelo, série, número de registro, data em que a nota fiscal foi emitida, data da saída ou entrada da mercadoria e o valor;
Emitente: CNPJ, nome, razão social, endereço da matriz e filiais, número de inscrição estadual e código do município em que foi feito o fato gerador do ICMS;
Destinatário: CNPJ ou CPF, nome ou razão social, endereço e inscrição estadual, no caso de clientes pessoas jurídicas;
Produto ou serviço: descrição, quantidade, valor e unidade comercial;
relacionados ao ICMS: alíquota, valor do frete e do seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins;
Transporte: modalidade do frete, dados do agente transportador, informações sobre o veículo (placa) e da mercadoria transportada (quantidade e peso);
Cobrança: forma de pagamento;
Outras informações: fonte de impressão da Danfe e demais dados complementares de interesse do contribuinte.

Saiba quais são as diferenças entre XML, NF-e e DANFE

É comum surgirem dúvidas sobre a diferença entre cada documento fiscal. Por isso, abaixo você pode conferir rapidamente o que é cada um.

NF-e: A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento digital que serve para comprovar as operações de venda de produtos e serviços.
DANFE: é a representação gráfica da NF-e, uma versão impressa que deve acompanhar o produto durante todo o transporte.
XML: o arquivo XML é o formato padrão de notas fiscais eletrônicas. Ou seja, é a nota fiscal de fato.

Logo, o arquivo XML, a NF-e e o DANFE são representações distintas da mesma nota fiscal eletrônica, que se diferenciam de acordo com sua função.

Porém, quando é preciso apresentar a nota fiscal eletrônica para fins de fiscalização ou troca de produtos, deve ser enviado o arquivo XML, e não a versão impressa ou PDF.

Como gerar o XML da NF-e?

Para gerar o arquivo XML nota fiscal é necessário utilizar um software de emissão de nota fiscal eletrônica e ter autorização para emitir notas.

Assim, é preciso solicitar uma autorização na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado onde a empresa atua.

Exclusivamente para notas fiscais de serviços (NFS-e), você deve realizar uma inscrição da prefeitura da sua cidade.

Também é necessário obter um certificado digital, utilizado para verificar a assinatura digital da sua nota e conferir autenticidade ao documento.

Em relação ao processo de emissão de nota fiscal, você tem duas opções:

emissores gratuitos disponibilizados pela Sefaz (NF-e) ou Prefeitura (NFS-e);
emissores particulares integrados ao sistema governamental.

Ainda que não tenha custo, os emissores gratuitos têm várias limitações, como a necessidade de digitar os dados sempre que emitir uma nota e a dificuldade de gerir um grande número de documentos.

Além disso, o processo de emissão de notas nesses emissores costuma ser bastante demorado.

Portanto, pode comprometer a sua produtividade e te deixar mais suscetível a cometer erros no preenchimento da nota.

Se você deseja ter maior praticidade para emitir e gerir suas notas fiscais, além de realizar envios dos arquivos automaticamente para clientes e para o seu contador, vale considerar a contratação de um emissor de notas fiscal.

Como fazer o download do XML (NF-e ou CT-e)

O download do XML no Portal Nacional da Sefaz pode ser realizar por qualquer pessoa (física ou jurídica) que tenha vínculo ou autorização para realizar o download do XML (Emitente, Destinatário, transportador, etc.)

Para a realizar o download de um arquivo XML (NF-e ou CT-e) a partir do Portal Nacional da Sefaz, siga os passos:

Instale o seu certificado digital no navegador de internet
Acesse o Portal Nacional da Sefaz:
NF-e
CT-e
Acessando o primeiro endereço, vá em: Consultar NF-e Completa
Ao carregar as informações da NF-e no Portal, localize o botão “Download do Documento” e clique
Será solicitado em seguida o certificado digital instalado anteriormente no navegador de internet: Caso a mensagem sobre o certificado digital seja exibida, basta continuar clicando em “OK”.
Selecione o seu certificado e clique em “OK”
A Sefaz permitirá o download do XML.