Conciliação Financeira: o que é, importância e como fazê-la?

Em muitas ocasiões, as falhas financeiras podem ocorrer dentro das empresas, mesmo que nem sempre representem grandes prejuízos. 

Ainda assim, é fundamental que o empreendedor adote a conciliação financeira para impedir que essas falhas se tornem um problema maior. 

O processo é ideal para avaliar se, de fato, as vendas registradas correspondem com a realidade. Na prática, a empresa fica muito mais organizada financeiramente, e é possível ter uma visão muito melhor do que, de fato, ocorre no caixa. 

Quer implementar processos de conciliação financeira em sua empresa mas não sabe por onde começar? Pois bem! Neste artigo aprofundaremos sobre o tema, e te explicaremos a importância de implantá-la. Vamos lá?

O que é conciliação financeira?

A conciliação financeira é a atividade que compara informações de diferentes fontes, para avaliar a transparência dos registros do caixa. Assim, quando as inconsistências são identificadas, é mais simples detectar informações reais.

É possível, por exemplo, cruzar informações registradas no controle de vendas e em extratos bancários, para entender se os dados conferem. 

Quando essas informações não batem, o gestor pode facilmente identificar falhas ou fraudes nos registros da empresa. 

Isso é muito útil para conferir o real estado da saúde financeira do negócio, sem se basear em informações que possam estar comprometidas.

Normalmente, um dos empecilhos para a adoção dessa análise é a dificuldade em comparar as informações constantemente. O processo é muito trabalhoso e demandaria tempo para reunir e tratar os dados.

A boa notícia é que a conciliação financeira também pode ser feita de maneira digitalizada. Assim, é muito mais simples consultar dados bancários, por exemplo, para entender se é possível fazer um novo investimento..

Quando é necessário realizá-la?

Especialmente para as formas de pagamento a prazo, a conciliação financeira é de extrema importância nos negócios. 

O controle financeiro deve ser capaz de identificar vendas que irão gerar retorno em médio e longo prazo na organização. Não se pode, por exemplo, investir valores que vieram de vendas parceladas se eles ainda não foram recebidos pela empresa.

Por outro lado, em alguns casos, o processo de identificar quais os valores que não foram recebidos integralmente é mais complexo. 

Daí entra a conciliação financeira, que poderá oferecer informações muito mais concisas sobre os recebimentos reais. Assim, é possível avaliar precisamente as vendas parceladas e diferenciá-las das que já foram recebidas.

O ideal para as finanças é que o processo seja realizado todos os dias. Assim, os dados ficam atualizados e valores que não chegaram às contas do negócio são facilmente identificados e registrados. É o caso de devoluções e reembolsos. 

Por que esse processo é importante?

Mas, afinal, quais são as vantagens reais da conciliação financeira? Bem, como vimos, ela proporciona um controle muito maior acerca dos recebimentos. Ainda assim, não para por aí. 

É importante ressaltar que a maior parte das despesas de um negócio precisam ser pagas à vista. 

Nesse cenário, se os recebimentos são, em grande parte, parcelados e isso não é identificado, o prejuízo pode ser impactante ao final do mês. 

A pior parte, ainda, é quando o empreendedor simplesmente não sabe o porquê disso ter ocorrido. O processo de conciliação financeira, nesse cenário, pode evitar esses acontecimentos a partir de diversas atividades, como:

• Identificação de contas a pagar e a receber;
• Correção de informações incorretas registradas;
• Visão real do faturamento mensal;
• Ágil interpretação de saldos negativos, facilitando a tomada de ação;
• Circulação de informações da área financeira mais ágil.

Assim, caso os indicadores estejam negativos, conforme as comparações dos registros, é possível solucioná-los rapidamente. Em resumo, fazer a conciliação diária é a garantia de que você não terá surpresas com o caixa ao final do mês.

Como fazer a conciliação financeira? Veja as 4 etapas

Realizar a conciliação financeira requer a constante avaliação em todos os métodos de pagamento e contas que a empresa possui. Por isso, separamos abaixo os 4 tipos de conciliação financeira que são essenciais para implementar o processo:

1. Conciliação de Cartões

A conciliação de cartões é feita em conjunto com as operadoras que oferecem dados relacionados às vendas. O principal intuito é avaliar as taxas, ocorridos como chargeback e identificar possíveis inconsistências ou fraudes.

Essa etapa consiste em avaliar se, de fato, a operadora creditou o estabelecimento diante da venda realizada. 

Caso isso não tenha ocorrido, a empresa pode averiguar os motivos e tomar providências para não sair no prejuízo. Pode-se realizar o processo partindo de 2 etapas:

1. Conciliação das vendas: reúne dados de vendas realizadas no sistema e os cruza com as informações oferecidas pelas operadoras, para identificar se está em conformidade;
2. Conciliação dos recebimentos: cruza os dados de recebimentos pelo caixa e também das operadoras. O objetivo é identificar se todos os valores foram devidamente recebidos;
3. Conciliação bancária: que avalia, por fim, o que foi de fato depositado na conta do negócio, comparando as transações dos cartões às demais fontes.

2. Conciliação de Pagamentos

Já a conciliação de pagamentos diz respeito às transações relacionadas às contas do negócio. Dessa maneira, identifica se as despesas estão sendo realizadas no momento mais propício ou se o ideal poderia ser reaver prazos para as contas.

3. Conciliação de Cobrança

Também é fundamental comparar registros de vendas que ainda serão recebidas para entender se há inadimplência entre os clientes. 

A conciliação de cobrança serve para mapear o que está para ser recebido e evitar que esses valores sejam incorporados aos gastos da empresa antes da hora.

Confira também: Régua de Cobrança: o que é, para que serve e benefícios

4. Conciliação Bancária

Por fim, a conciliação bancária de todos os métodos de pagamento do caixa é fundamental para ter uma visão aprofundada e prática da área financeira. 

Nela, é possível comparar se as previsões de recebimentos e o fluxo de caixa registrado estão em conformidade com o esperado. 

Basicamente, apenas se o valor de fato foi para a conta bancária do negócio pode ser considerado como em conformidade.

Conclusão

A conciliação financeira é o processo de confirmação das vendas e valores recebidos. Pode-se dizer que, somente a partir dela é possível ter precisão quanto à saúde financeira de uma organização.

Na prática, o ideal é contar com ferramentas de controle financeiro que possam servir como parâmetro real na hora de cruzar informações. 

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