Quais os tipos de notas fiscais e como emiti-los (2023)

A emissão de notas fiscais é uma das principais atividades de todas as empresas, tendo o objetivo de registrar e fiscalizar cada operação comercial. Nesse sentido, há diversos tipos de notas fiscais, divididos por cada modelo de operação, seja venda ou prestação de serviço.

Nesse sentido, uma mesma empresa pode emitir mais de um tipo de nota, pois elas podem variar de acordo com o tipo de venda, prestação de serviço ou transporte, além dos modelos específicos para complementar ou corrigir outras notas emitidas.

Assim, confira cada tipo de nota fiscal e descubra qual o modelo ideal para sua empresa. Boa leitura!

Para que servem as notas fiscais

Notas fiscais são documentos que comprovam, formalizam e fiscalizam a compra e venda de produtos ou serviços. 

Dessa forma, elas são utilizadas para recolhimento de impostos e garantia de direitos do consumidor, sendo de emissão obrigatória para todas as empresas, inclusive os MEIs.

As notas fiscais podem ser emitidas em diferentes formatos, de acordo com a modalidade de cada operação comercial. Porém, independente do tipo emitido, é necessário guardar o arquivo XML da nota por até 5 anos.

Quais os tipos de notas fiscais

Como mencionado, existem diferentes tipos de notas fiscais, cada uma com sua finalidade e forma de emissão. No vídeo abaixo você pode ver um resumo dos principais tipos de nota.

Nota Fiscal de Produto (NF-e)

A Nota Fiscal de Produto é utilizada para documentar a venda de produtos e mercadorias, seja de forma online ou presencial.

Sempre que emitida, a nota de produtos gera um DANFe, uma versão impressa e complementar da nota, muito comum em vendas online. Nela contém um resumo completo do produto, emitente, comprador, endereço e impostos envolvidos.

Por fim, a NF-e pode ser emitida em diferentes modalidades, como venda à vista, venda a prazo, exportação, importação, entre outras.

Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) é utilizada para documentar toda prestação de serviços onde há incidência de ISS (imposto sobre serviços). Sua DANFe reúne as informações do prestador, cliente e do serviço prestado. 

Para emiti-la, é preciso ter uma Inscrição Municipal, adquirida através da prefeitura do município onde o prestador reside.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é utilizada para documentar a venda de produtos e mercadorias para consumidores finais. Ou seja, diferente da NF-e, ela é utilizada em varejistas como mercados, padarias, lojas de roupas, etc.

Ela também possui um DANFe, mas além de ser menor e com apenas as principais informações da venda e do emitente, possui um código QR. 

Por fim, a NFC-e serve para comprovar a aquisição do consumidor, bem como os valores pagos pelo item em questão. Com isso, ela ajuda tanto no controle fiscal, quanto na facilitação do registro de venda.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é utilizado para documentar o transporte de mercadorias, seja aéreo, rodoviário, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.

Dessa forma, seu objetivo é registrar e identificar o que está sendo transportado, bem como o remetente e destinatário da carga.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônica (MDFe)

Similarmente ao CTe, o MDF-e, ou simplesmente manifesto de carga, registra, fiscaliza e identifica os serviços de transporte de carga, independente da modalidade da transportadora. 

Porém, o que o difere do CTe é que ele deve ser emitido sempre que o transporte for interestadual, ou seja, de um estado ao outro.

Por isso, enquanto um trajeto pode possuir vários CTe para diferentes pontos, o MDFe agrupa todos os CTe e suas informações em um mesmo documento fiscal.

Nota fiscal complementar

A nota fiscal complementar é uma alternativa que serve para corrigir as notas fiscais eletrônicas emitidas com erros. Desta forma, a NF-e complementar precisa conter as informações corretas para corrigir a situação em situações como:

• Erros no cálculo de impostos;
• Correções nos preços de produtos ou serviços;
• Erros de cotação em exportações;
• Quantidades erradas.

Nota fiscal rejeitada ou denegada

Em ambos os casos, a nota fiscal emitida contém algum erro ou inconsistência que a impede de ser concluída, ou então retira seu valor fiscal. Entenda melhor cada uma:

Nota fiscal denegada: ocorre quando, ao fim do preenchimento e lançamento de uma NF-e, a SEFAZ percebe irregularidades do emitente ou destinatário, impedindo que a nota seja faturada ou até mesmo corrigida. Assim, após registrada pela SEFAZ, ela não terá valor fiscal.

Nota fiscal rejeitada:  ocorre quando a emissão é rejeitada devido a erros em algum dos campos. Felizmente, é possível corrigir as informações e emitir novamente.

Como emitir os diferentes tipos de notas fiscais

Em suma, para emitir notas fiscais eletrônicas, é necessário que a empresa tenha um certificado digital válido e esteja cadastrada na Secretaria da Fazenda do estado onde está localizada.

Além disso, é importante estar credenciado para o tipo de nota escolhida, seja para prestação, transporte ou venda. O credenciamento também pode ser feito pelo site da SEFAZ.

Por fim, também é necessário possuir uma Inscrição Estadual (para produtos) ou Inscrição Municipal (para serviços) válida. Após isso, basta escolher um emissor competente, preencher e emitir sua nota fiscal.

Em resumo, é necessário seguir as seguintes etapas:

1. Obter uma inscrição estadual ou municipal válida;
2. Realizar o credenciamento da nota escolhida;
3. Obter um certificado digital (opcional no emissor do gov);
4. Escolher e utilizar um emissor de notas fiscais.

Leia mais detalhes: como emitir nota fiscal

Emita todos os tipos de nota fiscal

Como você pôde ver, existem diversos tipos de notas fiscais, além de alguns passos necessários para emiti-las. Além disso, o próprio preenchimento da nota pode levar algum tempo.

Por conta disso, muitos empreendedores podem achar que esse processo é burocrático ou complicado, principalmente quando qualquer errinho na nota pode causar uma rejeição.

Felizmente, você pode utilizar o Emitte para automatizar e simplificar o preenchimento da sua nota fiscal, além do envio para seu cliente ou contador.

Dessa forma, todas as suas emissões poderão ser mais simples, otimizando seu tempo e os processos fiscais da sua empresa. Conheça os benefícios do Emitte para suas emissões:

FAQ: principais perguntas e respostas