Desenvolver rotinas contábeis otimizadas é algo essencial para melhorar os resultados da organização. Trata-se de um recurso que reúne os principais processos contábeis da empresa como registro de notas, organização de documentos, auditorias, entre outros.

Essas são algumas ações que precisam ser bem orientadas e desempenhadas para gerar ganho de tempo, evitar erros e quaisquer dores de cabeça no futuro.

Continue lendo o post, entenda mais sobre o tema e veja nossas sugestões para desenvolver rotinas contábeis sólidas.

1. Faça o mapeamento de processos

Primeiramente, desenvolver rotinas contábeis otimizadas, é necessário mapear processos referentes a representação de cada passo da operação, em que serão definidas todas as entradas e saídas. Basicamente, você gestor terá de compreender e documentar todos os processos, definir as metodologias que serão aplicadas, bem como um manual para sua execução.

Esse será o mapa o qual servirá de base para as ações, podendo ser aperfeiçoados, melhorados e modificados de acordo com as necessidades do negócio. O mapeamento envolve 3 etapas:

  1. Determinar os processos e ferramentas de mapeamento empregada;
  2. Determinar o nível de detalhe e as informações requeridas;
  3. Verificar e validar o mapa do processo.

2. Crie um fluxograma com os processos

O passo seguinte é definir quais como os processos serão executados, ou seja, como as ações serão executadas, quem são os responsáveis, qual o prazo para a execução, prioridade e quaisquer observações sobre o projeto.

Os fluxogramas ajudam na otimização de tarefas, no apoio e se houver algum problema como um funcionário que faltou ao trabalho, outro pode dar continuidade, uma vez que os passos estão detalhados.

3. Faça uma departamentalização

Não ter uma divisão clara de departamentos e tarefas pode sobrecarregar a equipe e comprometer a produtividade do negócio. Em empresas maiores, esse processo geralmente está ligado a sua estrutura.

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Já nas menores, separar os departamentos é fundamental para que cada funcionário seja responsável por uma área. Assim, acaba com qualquer confusão na atribuição de tarefas. Você pode dividir as áreas da seguinte forma:

  • Contabilidade;
  • Recursos humanos;
  • Financeiro;
  • Fiscal;
  • Arquivo.

4. Monitore prazos

O controle de prazos proporciona mais segurança na saúde financeira do empreendimento, principalmente quando se leva em consideração que a falta ou atrasos de entregas de documentações podem gerar multas. Com esse monitoramento, é possível criar rotinas contábeis mais eficientes e se algum problema surgir, a equipe pode resolvê-lo em tempo hábil.

5. Adote uma ou mais metodologias de produtividade

Existem algumas metodologias de produtividade e qualidade que você pode (ou deve) implementar na sua empresa para aperfeiçoar as rotinas contábeis, com destaque para:

  • Kanban;
  • S.M.A.R.T.;
  • Getting Things Done (GTD);
  • Zen To Done (ZTD);
  • Teoria de Pareto;
  • Pomodoro.

Com essa implementação é possível ajustar processos as demandas da empresa, atribuindo uma dinâmica produtiva ao setor contábil, eliminando problemas causados pela falta de organização.

6. Automatize emissão de notas e outros processos

Enfim, plataformas como a Emitte proporcionam ganho de tempo, associado há mais segurança na emissão de notas. Dessa forma, não é preciso digitar manualmente as notas, que podem ser emitidas assim que uma compra for finalizada.

Com a automação, os processos antes feitos manualmente (sujeitos a erros humanos) são feitos de forma automática a partir de softwares e sistemas, facilitando não só as rotinas contábeis, como todos os processos da empresa.

Assim, lançamentos, registros, integrações com o sistema contábil, de gestão financeira, controle de caixa, entre outras práticas ficam mais simples, rápidas e seguras.

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