Você já deve ter se deparado com o termo regime de caixa, mas sabe do que se trata? Todos os empreendedores devem conhecer essa ferramenta de contabilidade para medir a quantidade de capital que seu negócio possui.

Afinal, saber gerenciar as receitas e despesas da empresa é um dos grandes segredos para ter sucesso no mundo do empreendedorismo. 

Para você entender melhor o assunto, vamos explicar os tipos de regimes e diferenciá-los. Assim, fica mais fácil escolher o ideal para sua empresa. Acompanhe!

O que é o Regime de Caixa?

O regime de caixa é utilizado para registrar todas as receitas, custos e despesas que entram ou saem do caixa da sua empresa.

Neste regime, as informações devem ser registradas no momento em que o pagamento ou recebimento ocorrem de fato e não quando são negociadas, compradas ou vendidas. Funciona de forma semelhante a uma conta bancária!

Ou seja, você deve considerar o valor efetivamente recebido e não o valor registrado durante o período de emissão da nota fiscal.

Dessa forma, a empresa é tributada apenas quando as receitas caem no caixa da empresa e não quando gera notas fiscais. 

Por que entendê-lo é importante?

É importante entender o regime de caixa, pois esse sistema é o mais simples e mais utilizado no Brasil. 

Além disso, esse regime é vantajoso para empresas que fazem vendas parceladas ou com datas de pagamento diferentes as das vendas.

Isso porque os impostos só são pagos após o recebimento do dinheiro e não quando você emite uma nota fiscal. 

Regime de caixa vs Regime de Competência: veja a diferença

Já o regime de competência funciona de forma oposta ao regime de caixa. O lançamento é registrado na data em que a transação foi realizada e emitida a nota fiscal. Portanto, não importa quando o valor será pago ou recebido.

Mesmo que o produto ou serviço seja pago em diversas parcelas, o lançamento deverá ser total e registrado no momento da venda.

Portanto, a principal diferença entre os regimes é o método para registrar os lançamentos de compra ou venda.

Quais tipos de empresas podem fazer a escolha do regime?

O regime de competência é considerado a opção oficial pelo Imposto de Renda. Portanto, qualquer empresa pode escolher esse regime.

Contudo, Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP), assim como outros tipos de negócios que utilizam o Simples Nacional e o Lucro Presumido podem adotar o regime de caixa.

Esse regime possibilita um comprometimento menor do setor financeiro das empresas, já que os tributos incidem apenas nos valores presentes no caixa.

regime de caixa simples nacional

E qual escolher? Implicações ao adotar cada tipo e o que avaliar

O regime de competência possibilita ter uma visão clara da empresa quanto aos possíveis ganhos e perdas a longo prazo. Com essa perspectiva geral, você conseguirá planejar melhor os gastos da empresa.

Contudo, é importante lembrar que a previsão futura nem sempre é uma realidade. Por essa razão, também é importante considerar o regime de caixa.

Ele traz a visão do dia a dia da empresa, o que permite analisar com mais detalhes a situação financeira da companhia no presente e o que acontece de fato no fluxo de caixa.

Portanto, para escolher o regime ideal para sua empresa, você deverá analisar o seu formato e modelo de negócio para tomar a melhor decisão. Vale contar com a ajuda de um contator nesse processo!

Ainda há situações específicas para fins gerenciais em que cada regime é indicado:

  • regime de caixa: para determinar a saúde financeira da empresa ao acompanhar entrada e saída de capital por meio do DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa);
  • regime de competência: para medir os resultados da organização e identificar se houve juros ou prejuízo no período avaliado. Para isso, é usado o DRE (Demonstrativo de Resultados de Exercício).

Cuidados importantes para quem opta pelo regime de caixa

Ao escolher um regime, seu setor deve ter cuidado para não acabar com problemas fiscais ou de fluxo de caixa.

Primeiro, você precisa controlar estritamente o fluxo de caixa e registrar todas as receitas e despesas diariamente. 

Se você utiliza planilhas para realizar esse controle, é necessário ter cuidado com erros humanos. O preenchimento errado de informações pode ocasionar no pagamento de impostos indevidos.

Além disso, lembra que no regime de caixa a despesa só é registrada quando os fundos são retirados da conta?

Por essa razão, é importante ter um bom controle financeiro para que o valor destinado ao pagamento de uma despesa não seja gasto com outro investimento, o que resultaria em dívidas.

Como calcular o Regime de caixa?

Para realizar o cálculo dos tributos no regime de caixa, você deve considerar a receita bruta total recebida no mês.

Se você efetuou vendas com pagamento parcelado, a empresa tributa apenas o valor recebido. Ou seja, se vendeu um produto em 30, 60 e 90 dias, você pagará a tributação em cada mês referente ao valor recebido.

Atenção! Se o IRPJ (Imposto sobre a renda das pessoas jurídicas) e o CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) são apurados pelo regime de caixa, obrigatoriamente o PIS (Programa de Integração Social) e COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) também serão.

Além disso, vale ressaltar que a escolha do regime é válida para todo o exercício. Ou seja, você só poderá mudar de opção uma vez por ano e no período estipulado.

Quando é mais vantajoso escolher pelo regime de competência?

O regime de competência também é aplicável às declarações de imposto de renda de pessoa jurídica, e é obrigatório para empresas de Lucro Real e Arbitrado.

Se você pode escolher entre os regimes, como é o caso de micro e pequenas empresas, a dica é considerar o seu tipo de recebimento.

O regime de competência costuma ser mais vantajoso em casos de recebimento de pagamentos em forma linear, ou seja, valores iguais a cada mês.

Além do mais, esse regime é mais fácil de atender aos requisitos legais por ser o modelo mais aceito.

Contudo, o ideal é consultar um contador para uma escolha mais assertiva de acordo com o seu tipo de negócio.

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Como calcular regime de caixa?

Conclusão

No regime de caixa, a tributação é cobrada no momento em que as receitas caem no caixa da empresa. Já no regime de competência, as taxas devem ser pagas na data do fato gerador, quando você emite a nota fiscal, independentemente de quando a empresa receberá o pagamento de fato.

A escolha dependerá do seu tipo de empresa. Por exemplo, para empresas de Lucro Real e Arbitrado, o regime de competência é obrigatório.

Enquanto, empresas que usam Lucro Presumido e Simples Nacional podem optar por um dos regimes. Agora que já sabe as diferenças entre os dois regimes, simplifique as suas emissões de notas fiscais com a Emitte!

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