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É possível reduzir custo com a nota fiscal eletrônica de maneira expressiva. Mais do que a redução relacionada ao papel que deixa de ser impresso, modernizar a emissão com uma plataforma específica traz benefícios ao negócio como todo, aumentando a produtividade de diferentes setores, além do financeiro.

Continue lendo o post e veja que tarefas como emissão, controle e automação de processos envolvendo a nota fiscal eletrônica podem reduzir os custos operacionais do negócio. Boa leitura.

Como funciona um emissor de nota fiscal eletrônica?

A plataforma vai reunir todas as informações necessárias para a emissão de notas fiscais de produto e consumidor. Para a emissão, a plataforma acessa o sistema da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) para informar sobre o processo, então a SEFAZ envia uma confirmação para a geração da nota.

A partir daí, o sistema preenche automaticamente as informações necessárias e pode enviá-las para o e-mail do consumidor ou deixar que a empresa imprima o documento fiscal.

Para o lançamento automático da nota, é necessária a conexão com o sistema da prefeitura. Além disso, é preciso:

  • ter o Certificado Digital de Pessoa Jurídica;
  • ter cadastro na SEFAZ;
  • ter o Código de Segurança do Contribuinte (CSC);
  • ter um computador com conexão à internet e impressora.

Ao realizar o credenciamento junto à SEFAZ, será fornecido o Código de Segurança do Contribuinte. Ao lado do certificado digital, esse protocolo assegura a validade do documento fiscal.

Como é possível reduzir custo com a nota fiscal eletrônica?

Tornando o processo eletrônico. A partir daí, é possível obter os seguintes ganhos:

Redução de custos com a automação de processos

Qualquer negócio pode tornar automática a emissão dos seguintes documentos fiscais: Nota Fiscal de Produto (NF-e), Nota Fiscal de Serviços (NFS-e) e Nota Fiscal de Consumidor (NFC-e). Além disso, uma boa plataforma também apresenta os seguintes recursos:

  • busca automática de dados cadastrais;
  • envio automático do XML para os clientes;
  • facilitação do envio de informações para o contador;
  • facilitação do preenchimento das informações, salvando-as para emissões futuras;
  • facilitação do entendimento dos processos (muitos deles são intuitivos);

Todos esses recursos representam uma economia para o negócio, principalmente pequenas e médias empresas.

Aumento da produtividade

Não é preciso preencher o documento manualmente, o que torna o procedimento mais simples e ágil, uma vez que tudo é feito pela internet. É uma tarefa burocrática que o emissor pode realizar automaticamente, assim, os gestores podem focar estratégias e ações para fazer o negócio expandir e os funcionários desempenharem funções mais refinadas.

Tudo é feito de forma legal, assim, não é necessário lidar com problemas e instabilidades dos portais das prefeituras e nos sistemas da SEFAZ, que, lamentavelmente, são recorrentes.

Diminuição de custos com equipamentos

A tecnologia já evita a aquisição de uma máquina que gera as notas fiscais. Tudo pode ser feito online, de qualquer dispositivo com acesso à internet e sem a necessidade de instalar um programa para isso.

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Ainda há a dispensa de utilizar um espaço físico para armazenar as notas fiscais, uma vez que elas ficam salvas no sistema próprio, na nuvem. Isso ainda reduz custos com armários, arquivos, pastas, prateleiras, entre outros equipamentos para armazená-las, sem contar os custos com funcionários para organizar e gerenciar esse acervo.

Menor incidência de erros

Um sistema de emissão de nota fiscal eletrônica reduz custos causados por erros manuais ou de digitação, que, geralmente, estão associados ao preenchimento de informações ou ao cálculo dos tributos. A automatização evita retrabalhos, uma vez que processos são feitos sem qualquer interferência humana, inclusive o cálculo do imposto devido.

Baixa nos custos com tributos e multas

Plataformas destinadas a emissão e controle de NF-e evitam a incidência de erros de cálculos e pagamentos de tributação diferente da correta, o que pode resultar em multas.

Também é possível reduzir custos cartorários em situações em que o cliente alegar não ter recebido a nota fiscal, o que exige a criação de uma cópia autenticada. A nota fiscal eletrônica pode ser enviada várias vezes sem criar encargos.

Economia de tempo

A automação gera grande economia de tempo — e tempo é dinheiro. Processos que antes demoravam alguns minutos são reduzidos a segundos. Pode parecer pouco, mas imagine uma empresa que precisa gerar várias notas fiscais no dia. Esse ganho de tempo será relevante.

Além disso, se for necessário fazer alguma consulta, basta acessar a plataforma de um computador ou outro dispositivo, em vez de perder tempo investigando arquivos.

Incremento da segurança

O emissor busca sempre manter a segurança das informações, criptografando dados e centralizando as informações das filiais da empresa. Também não é preciso se preocupar com o backup ou perda de dados, uma vez que estão armazenados nos servidores da empresa, que utiliza a nuvem para mantê-los seguros.

Produção de relatórios

As plataformas oferecem relatórios importantes sobre o empreendimento. No painel de controle, é possível visualizar a quantidade de notas emitidas, o faturamento, ter uma projeção dos impostos a pagar, entre outras informações.

Nenhuma informação é omitida ou esquecida, o que evita problemas e ainda proporciona dados que ampliam o conhecimento do negócio e geram insights para tomar decisões adequadas, aperfeiçoar processos, entre outras ações que aumentam a lucratividade.

Como escolher uma solução eficiente para emissão de notas?

Inicialmente, o sistema de emissão de notas precisa estar adequado às exigências dos órgãos responsáveis. Se a resposta for positiva, avalie os recursos que ele oferece e se atendem às demandas da empresa e são adequados aos processos adotados atualmente ou, ainda, se permitem a evolução deles.

É importante ter integração com outros sistemas, facilidade de envio de informações para o contador e suporte especializado para a correção de falhas e resolução de questionamentos. Sua empresa precisa de um parceiro, de alguém com que possa contar mesmo em situações de instabilidade na comunicação com a SEFAZ ou prefeitura.

Mais do que reduzir custo com a nota fiscal eletrônica, uma solução eficiente deve criar oportunidades, ser estável, oferecer ferramentas capazes de melhorar o cotidiano e proporcionar uma visão ampla dos resultados do negócio.

Precisa de um emissor de notas fiscais? Entre em contato conosco e veja como nosso sistema pode ajudar o setor financeiro da sua companhia.