O plano de contas representa a movimentação financeira e econômica de sua empresa, ligadas a suas atividades. Esse código é um plano elaborado de códigos e classificações que registram receitas e despesas de sua empresa.

Essa classificação é de extrema importância para a equipe contábil, pois com isso ela é capaz de fazer relatórios financeiros obrigatórios como Demonstrativo de Resultados do Exercício, de Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial.

Por ser um requisito contábil, é necessário que ele seja elaborado conforme as regras previstas na lei nº 6.404/76.

Com ela, você também faz a elaboração do Orçamento Empresarial, assim verificando de forma clara as metas financeiras da sua empresa. Isso te dá a possibilidade de acompanhar os valores de modo mensal, permitindo um comparativo com o planejamento.

Qual a finalidade do plano de contas?

A equipe responsável pela contabilidade de sua empresa precisa preparar inúmeras documentações, relatórios e controles sobre a movimentação financeira do negócio.

Caso você queira que esse processo seja otimizado em sua empresa, é necessário a padronização, pois independente da pessoa responsável, é só seguir o padrão adotado para garantir os resultados desejados.

Para facilitar a identificação de todas as contas envolvidas na operação, mas para isso acontecer, é necessário que a equipe contábil agrupe as entradas e saídas, considerando a estrutura legal exigida.

Assim, fica muito mais fácil interpretar os dados e observar os pontos de falha ou oportunidades de melhoria, além de agilizar o trabalho de quem estrutura todos os relatórios obrigatórios.

Quais as vantagens do plano de contas?

Nesse momento, você deve ter percebido que o plano de contas traz vantagens consideráveis para sua empresa, mas existem algumas prioridades que devem ser seguidas para atingir seus objetivos, tais como:

Cumprimento fiscal

Conforme a exigência da Receita Federal, a Escrituração Contábil Fiscal deve enviar os saldos contábeis para a mesma.

Caso você não possua um modelo de plano de contas, será muito difícil se adequar aos lançamentos e demonstrações para envio.

Se você possuir um modelo de plano de contas que seja diferente do criado pela Receita Federal, basta fazer um “de/para”.

Otimização

Para otimizar o fechamento de relatórios para DRE e Balanço Patrimonial, é essencial padronizar as movimentações financeiras tanto de entrada como de saída.

Sendo assim, o responsável por esses documentos, têm o trabalho bastante facilitado, assim garantindo que o registro das informações e sua interpretação sejam as mesmas, não importa por que foi feito o relatório.

Como é a estrutura do plano de contas?

É necessário que o plano de contas cumpra certas exigências que são exigidas pela lei da Sociedade Anônima (S/A) além de possuir como base as Normas Brasileiras de Contabilidade e os Princípios Fundamentais de Contabilidade.

O plano de contas contábil deve ser feito criando níveis e subníveis para todos os registros. Essas categorias terão, portanto, um código de identificação com apenas um numeral, como, por exemplo:

  • Ativos
  • Passivos
  • Custos
  • Despesas
  • Receitas

Dentro de cada nível, existem grupos, e dentro de cada grupo, as contas e subcontas.

Ativo

Nesta categoria é incluída todas as referências aos bens e direitos da empresa, sendo a responsável pela parte positiva do patrimônio da empresa, como investimentos, aplicações, movimentações de contas em banco, contas a pagar e receber, etc, sendo subdividida em:

  • Circulante: realizável a curto prazo, ou seja, inferior a 365 dias contados a partir da data do Balanço.
  • Não circulante: realizável a longo prazo, ou seja, superior a 365 dias a partir da data do Balanço.

Passivo

Essa categoria representa todos os deveres da empresa, é a parte negativa da empresa, tais como financiamentos e origem para a operação, podendo ser subdividida em:

  • Circulante: exigível a curto prazo, ou seja, inferior a 365 dias contados a partir da data do Balanço.
  • Não circulante: exigível a longo prazo, ou seja, superior a 365 dias a partir da data do Balanço.
  • Patrimônio líquido: capital social em um determinado momento, ou seja, capital próprio dos sócios ou acionistas.

Custos

Também conhecidos como despesas variáveis, é todo e qualquer gasto que tem uma relação direta com a venda, produção e prestação de serviços, variando de acordo com a produção, ou seja, caso você produza mais, você terá que comprar mais matéria-prima, assim aumentando seu custo.

Os custos são usados para se calcular importantes indicadores, tais como:

  • CMV: custo da mercadoria vendida.
  • CPV: custo do produto vendido.
  • CSV: custo do serviço vendido.

Despesas

Também conhecida como despesas fixas, são todos os gastos necessários para o funcionamento da operação, mas sem ter vínculo direto com a produção.

Sendo assim independente se você produzir ou não, as despesas continuam as mesmas. Elas podem ser divididas em:

  • Comerciais: como publicidade e propaganda.
  • Administrativas: como, por exemplo, materiais de expediente.
  • Financeiras: como juros e multas.

Receitas

São todos valores que foram recebidos pelas empresas, tanto pela prestação de algum serviço, como vendas de determinados produtos ou algum tipo de investimento realizado. 

São classificadas em:

  • Vendas: venda de produtos ou equipamentos.
  • Prestação de serviços: como treinamento ou manutenção, por exemplo.
  • Financeiras: como recebimento de juros ou multas, rendimentos de investimentos, etc.

Agora que todas as transações foram registradas e conhecidas, você pode começar seu plano de contas.

Ramificações

Nesta categoria você coloca suas contas sintéticas, que serão desdobradas depois nas analíticas.

Exemplo: na categoria “Ativos”, você criará a conta “Circulante” e dentro dessa conta,você poderá abrir subcontas como “Investimento X”, “Conta em Movimento Y”, e por aí vai.

Descrição de contas

Crie códigos  de identificação para todos os níveis como por exemplo, a categoria vai ser número 1. Uma conta, 1.1. Uma subconta, 1.1.1. E assim por diante…

Assim, você estará criando uma lógica para todo tipo de conta e subconta. Lembre-se, esses números devem ser utilizados junto às descrições das contas a todo o momento, da mesma maneira que foi considerado como se deve.

Evitando erros no plano de contas

O objetivo do plano de contas é a otimização do trabalho na hora de fazer os relatórios fiscais de maneira padronizada.

Mas, caso ocorra alguma falha,toda a geração da documentação legal na hora da realização dos relatórios fiscais terá todo seu processo pode ser prejudicado.

A atenção é essencial nessa hora onde as contas serão separadas, colocando elas nas categorias corretas.

O erro mais comum que ocorre é a confusão entre custos e despesas. Os custos são todos tipos de gastos que influenciam de modo direto a capacidade produtiva de sua empresa, como matéria-prima, produção, mão de obra, equipamentos, energia elétrica, etc.

Já as despesas são gastos que são de extrema importância para o funcionamento de sua empresa, mas sem ter um impacto direto na produção.

Ajuda de um sistema de gestão

Como já dito, o plano de contas é bastante importante para o sucesso de sua empresa, assim facilitando o trabalho dos responsáveis pela contabilidade, que necessitam de clareza tanto na identificação quanto na classificação de todas as movimentações financeiras.

Para tanto, é necessário que a sua empresa tenha uma boa organização dessas transações, assim ficando mais simples de entender tanto as entradas quanto as saídas mais recorrentes, a estrutura financeira e os ciclos das contas, auxiliando em suas classificações.

Um sistema de gestão é fundamental para que as informações e dados sejam verdadeiros e apurados de modo correto.

O software ideal para sua empresa

A solução mais utilizada diante deste cenário é o uso do sistema de emissão de notas, muito usado para otimizar seu trabalho, além de verificar a validade das informações e garantir a segurança de dados fiscais.

Emissor de notas fiscais

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Por que usar o Emitte?

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Conclusão

Enfim, para garantir a interpretação dos resultados financeiros da empresa, é essencial ter um plano de contas, pois sem ele, você poderá ter interpretações equivocadas ao comparar seus resultados com diferentes períodos, além de ser um referencial é uma obrigação de toda empresa.

Além de assegurar a integridade de suas informações, a automatização de processos é essencial para que suas decisões sejam assertivas.

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