Em primeiro lugar, a NF-e é um documento obrigatório, criado como substituto do documento em papel, que serve para informar as transações comerciais relacionadas às vendas de produtos e à prestação de serviço, contribuindo para o recolhimento adequado dos impostos e a fiscalização dos órgãos responsáveis. Para a sua emissão, é importante contar com um programa para emitir nota fiscal.

Isso porque se trata de uma ferramenta responsável pela comunicação da empresa com a Secretaria da Fazenda (Sefaz) para que a nota fiscal seja gerada, por meio da reunião e de envios dos dados necessários, fazendo com que a emissão seja autorizada.

Devido à sua importância, é necessário que a escolha do programa mais adequado seja um processo bem avaliado. Por isso, separamos os pontos mais relevantes que devem ser levados em consideração. Confira!

Quais as vantagens de contar com um programa para emitir nota fiscal?

Contar com um programa que tenha as funcionalidades adequadas para o seu negócio pode gerar uma série de benefícios. Veja, a seguir, alguns deles!

Diminui as chances de multas tributárias

As notas fiscais são usadas para fins de cálculo de tributos e impostos, evitando que a empresa cometa erros que podem ocasionar crimes fiscais e gerar muitos problemas e prejuízos e comprometer o pleno funcionamento do negócio. Isso ocorre pelo fato de que um bom programa realiza a emissão de forma correta, reduzindo de forma considerável as possibilidades de alguma falha ocorrer.

Atualiza frequentemente

O programa sofre atualizações com frequência, o que gera novas funções capazes de evitar erros que possam comprometer o funcionamento da ferramenta.

Reúne as informações da empresa e dos clientes

O emissor de nota fiscal garante que todos os dados relevantes sejam convertidos e reunidos no documento fiscal. Isso permite a entrada de informações relativas ao negócio, produtos vendidos, serviços prestados, entre outros, formando a NF-e.

Otimiza o tempo

Pelo fato de o programa ser simples, por meio dele, é possível gerar tanto a nota fiscal quanto o DANFE, além de poder enviá-los diretamente para o e-mail do cliente de maneira automática, o que leva a uma redução interessante de tempo.

Elimina divergências entre NF-e e DANFE

O DANFE se trata do documento que acompanha os produtos e é obrigatório no decorrer do transporte. Nele, devem constar os dados da nota fiscal eletrônica. Por meio de um sistema emissor com a opção de DANFE, os dados são integrados e se comunicam entre si, evitando qualquer tipo de divergência quanto a isso.

Emite relatórios detalhados

Um relatório detalhado e preciso é importante em várias situações, seja para o envio ao contador para análise, seja para elaborar o fluxo de caixa, seja para verificar a saúde financeira da empresa, seja para utilizar como base para tomada de decisões, entre outros. Esse documento também pode ser emitido por meio de um programa para emitir nota fiscal de forma simples e ágil.

Armazena a NF-e

O armazenamento dos documentos fiscais, como a NF-e, é obrigatório por lei em um prazo mínimo de 5 anos. Por meio de um bom sistema é possível arquivá-los em nuvem de maneira confiável e segura.

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Como escolher o programa mais adequado?

Para usufruir de todas as vantagens proporcionadas pelo programa para emitir nota fiscal, é necessário escolher o mais apropriado para atender às demandas da empresa. Aprenda a fazer essa escolha corretamente.

Necessidades do negócio

É preciso mensurar quais aspectos são relevantes para o negócio. Por exemplo:

  • Quantas notas precisam, em média, ser emitidas por mês;
  • Se as notas precisam ser emitidas rapidamente;
  • Quais são as funções necessárias;
  • Se o sistema precisa ser completo ou ser desenvolvido com funções limitadas, entre outros.

Dessa forma, você consegue entender melhor os fatores que são imprescindíveis para o sistema que deverá ser implementado pela empresa.

Facilidade de uso

O programa deve ter um layout de simples utilização, já que isso gera mais rapidez e praticidade na hora em que o usuário estiver manuseando, levando a uma experiência bastante positiva.

É importante ter em mente que a eficiência de uma ferramenta está diretamente ligada às funções em si e, também, à facilidade de uso. Por esse motivo, o emissor deve ser constituído de um comando simples e intuitivo.

Diferenciais

Após entender quais são as necessidades do negócio, é o momento de verificar os diferenciais de alguns emissores disponíveis no mercado, tendo em vista que é possível encontrar aqueles mais completos e personalizados, que possibilitam um controle melhor sobre notas autorizadas, rejeitadas e canceladas, além de disponibilizar gráficos precisos em conformidade com os dados recolhidos.

Custo-benefício

Para conquistar um bom custo-benefício, é essencial pesquisar sobre as funcionalidades que os programas oferecem e encontrar aqueles que estejam mais bem alinhados com a realidade da organização e que caibam no orçamento definido para esse tipo de investimento.

Suporte técnico

Da mesma forma, outro ponto relevante é o suporte técnico oferecido aos clientes, já que dúvidas e problemas podem surgir a qualquer momento e precisam ser rapidamente resolvidos. Então, averigue se o sistema conta com manuais de instrução, se o suporte é acessível, se há disponibilização de vários canais de comunicação, entre outros.

Possibilidades de armazenamento

Ou seja, um bom serviço de emissor de nota fiscal vai incluir a possibilidade de armazenamento em nuvem, o que vai simplificar o acesso às informações quando preciso, além de realizar um backup seguro, evitando que a perda de dados possa prejudicar o processo de emissão do documento.

Segurança

Enfim, o emissor de notas fiscais lida com informações importantes e, muitas vezes, sigilosa. Sendo assim, é importante que a solução seja acompanhada de um certificado digital, o que vai manter a segurança necessária que a transmissão desses tipos de informações exige.

Agora que você entende melhor como escolher um bom programa para emitir nota fiscal, o ideal é contar com uma empresa confiável e experiente no mercado, como a Emitte, que oferece uma plataforma online completa para a emissão de notas fiscais eletrônicas (NFe) para MEIs, pequenas e médias empresas que trabalham no Simples Nacional, de forma simples e sem burocracias.

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