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Saiba o que é o SPED fiscal e sua relevância

saiba o que é o sped fiscal e sua relevância

Um profissional que sempre fica atento às notícias e às principais novidades relacionadas ao âmbito da contabilidade precisa conhecer o que é o SPED fiscal e a importância dele dentro da empresa de que faz parte.

Com a ajuda da tecnologia, muitas empresas tiveram a oportunidade de melhorar processos e rotinas de trabalho.

Os avanços tecnológicos permitiram que certas atividades, consideradas como burocráticas, passassem pela digitalização e melhorassem a transparência das obrigações empresariais.

Nos tópicos abaixo, você terá a chance de aprender mais sobre esse tema que merece sua total atenção nos dias de hoje.

Portanto, continue conosco até o final deste artigo e tenha um ótimo momento de aprendizagem!

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O que é o SPED fiscal?

Antes de apresentar o que é o SPED fiscal, o contador precisará entender o que significa o Sistema Público de Escrituração Digital.

Trata-se de uma programação de aceleração de crescimento criada pelo Governo Federal com o intuito de comprovar as entregas das obrigações de uma corporação.

Elas são enviadas por meio de arquivos nos formatos TXT ou XLM e descrevem todas as entradas e saídas dos diferentes tipos de pagamentos e contas relacionadas à empresa.

Existem outros SPEDs dentro dos deveres obrigatórios da companhia. Entre eles, estão o contábil (ECD), as contribuições (EFD) e também os relacionados às notas fiscais eletrônicas.

O fiscal está ligado ao Fisco e aos trabalhadores que prestam contas a ele. O propósito é reduzir perdas, melhorar o tempo que o processo leva, dar consistência às informações prestadas e trazer um melhor controle na fiscalização desse serviço.

Para que serve o SPED fiscal?

Ao aprender o que é SPED fiscal, o contador entenderá que esse sistema está relacionado ao IPI e ao ICMS que faz parte das obrigações tributárias da sua empresa.

Logo, é necessário informar toda a movimentação sofrida pela sua companhia em um determinado período.

Ou seja, são dados sobre o seu estoque, a compra de insumos, o inventário, a apuração detalhada das operações no setor de produção, os registros relacionados à sua clientela e os demais gastos que sempre estão presentes nas rotinas de trabalho.

Quais as vantagens do SPED fiscal?

O que antes era uma tarefa que precisava ser feita presencialmente, hoje, é um processo feito online seguindo algumas medidas estabelecidas pelo Governo.

Ao saber o que é SPED fiscal, o contador se dará conta da quantidade de benefícios que esse registro traz para a rotina de trabalho dele.

Na prática, as vantagens do SPED fiscal são diversas, assim como os benefícios que tecnologias como um emissor de notas fiscais trazem. Quer conhecer cada uma delas? Acompanhe abaixo nossa lista:

Agilidade nos processos

Todas as informações correspondentes à movimentação de mercadorias presentes em um só lugar, então as consultas se tornam muito mais rápidas. 

Os regimes especiais, comércio exterior e outros procedimentos que demandam controle administrativo tributário são facilmente visualizados. 

Para os auditores fiscais, as vantagens também não param por aí, pois estes poderão consultar rapidamente as informações.

Resumidamente, esse documento proporciona diversas vantagens relacionadas ao tempo, tanto para o empreendedor quanto para o fisco. 

A praticidade também pode ser explorada porque no documento estão contidas informações que antes estariam espalhadas entre papéis físicos. É o caso do livro diário, balancete diário e livro razão.

Como as informações são unificadas, também torna-se mais simples visualizar datas, horários e pontos de atenção.

Redução de custos

Desde que foi implementado, em 2007, o SPED fiscal auxiliou também na economia dos negócios, especialmente quando tratamos de problemas relacionados ao fisco. 

Primeiramente, porque esse documento permite a digitalização por completo dos levantamentos fiscais. Dispensa-se papéis e constantes emissões que eram, anteriormente, obrigatórias.

Os custos administrativos também são diminuídos, considerando que o trabalho de organização é drasticamente reduzido no meio digital. 

Por fim, também é necessário empregar menos tempo com racionalização e simplificação de obrigações acessórias. 

Consequentemente, o administrador consegue atender às próprias obrigações fiscais em dia, sem demandar revisões constantes.

Aumento da produtividade

Todas as etapas de coleta e apuração de arquivos podem ser dispensadas quando existe o SPED fiscal. Com o acesso direto à informação, o auditor pode ter sua produtividade aumentada, melhorando também a qualidade da informação.

Há, ainda, a possibilidade de cruzar dados tanto contábeis quanto fiscais, algo que não era viável antes da digitalização.

Isso permite conferir, na prática, a condição fiscal, evitando processos de sonegação ou irregularidades por falhas humanas nos registros contábeis.

Armazenamento

Aquela imensa quantidade de papéis já não é necessária na área contábil das empresas. Além de ocupar muito espaço, os documentos contábeis corriam riscos de extravio em emergências, o que não ocorre com essa digitalização.

Assim, além de ser uma prática muito mais sustentável, a eliminação de inúmeros registros contábeis é mais segura e econômica para a empresa.

documentos digitais sem papéis

Quais os principais impactos que ele trará?

É necessário que todos os gestores e profissionais da área contábil sejam treinados para saber o que é SPED fiscal.

Afinal, esse é um assunto de extrema importância para essa área corporativa e eles serão totalmente impactados por ela.

A rotina de trabalho mudará por conta da atenção aos dados e à revisão mais concentrada sobre o que será enviado.

É bom lembrar que todo o procedimento deve ser desenvolvido com muito foco, na intenção de evitar erros.

Inclusive, existem alguns blocos no SPED fiscal que são de imensa importância para apuração de informações. São eles:

  • Bloco 0: Abertura, Identificação e Referências;
  • Bloco B: Escrituração e Apuração do ISS;
  • Bloco C: Documentos Fiscais I – Mercadorias (ICMS/IPI);
  • Bloco D: Documentos Fiscais II – Serviços (ICMS);
  • Bloco E: Apuração do ICMS e do IPI;
  • Bloco G: Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
  • Bloco H: Inventário Físico;
  • Bloco K: Controle da Produção e do Estoque;
  • Bloco 1: Outras Informações;
  • Bloco 9: Controle e Encerramento do Arquivo Digital.

Quem é obrigado a entregar?

Agora que você já sabe o que é o SPED fiscal pode estar se questionando se o documento é obrigatório para sua empresa. Na verdade, o intuito do SPED é regularizar o ICMS e o IPI desde sua efetivação, em 2007 pela Lei 9.989.

Sendo assim, todas as empresas que contribuem com esses impostos. Na verdade, geralmente todas as organizações são obrigadas a entregar este documento, com exceção das optantes pelo Simples Nacional.

Consequentemente, quem se encaixa nos regimes de Lucro Presumido ou Lucro Real possui obrigatoriedade de entregar o SPED fiscal. Se você é dono de uma micro ou pequena empresa, está dispensado dessa obrigatoriedade, portanto.

Como funciona o SPED fiscal?

O SPED fiscal funciona digitalmente, de modo a unificar dados de interesse do fisco, principalmente no que diz respeito ao ICMS e PI, como vimos. Na prática, o cadastro é feito por um sistema disponibilizado pelo próprio governo.

Assim, para inserir seus dados e regularizar o SPED fiscal, é possível realizar o download do programa a partir do site da receita federal. Você também precisará de um certificado digital para que suas informações sejam configuradas.

Vale também ficar atento ao portal, já que surgem atualizações e novidades relacionadas à essa tecnologia constantemente. 

E o SPED contábil?

Já este documento é um módulo obrigatório para organizações inseridas no Lucro Presumido ou Real. O documento é obrigatório anualmente para essas empresas, enviado no prazo máximo de 31 de maio todos os anos. 

Com a ultrapassagem dessa data, são atribuídas multas à organização, em um formato cumulativo conforme os meses sem o pagamento.

Vale lembrar, ainda, que o contador precisa assinar este documento antes do envio para a receita federal. 

Como evitar erros com a Receita Federal?

Embora facilite muito o envio de informações à Receita Federal, o SPED fiscal pode também apresentar diversos desafios ao administrador no momento de seu preenchimento. Alguns deles são:

  • Legislação: como o processo é tecnológico e se transforma constantemente, a lei também pode se modificar com o passar do tempo. Por isso, é fundamental que o contador esteja atento às mudanças e acompanhe a lei.
  • Erros tributários: podem ocorrer com falhas na digitação ou confusão dos códigos relacionados à tributação. Para evitá-los, o ideal é preencher o documento com atenção e revisá-lo antes do envio.
  • Falhas cadastrais: geralmente ocorrem quando não são diferenciados os volumes de determinada mercadoria. A exemplo, é fundamental considerar proporções entre unidades e caixas, para não acabar inserindo excessos de vendas, especialmente no varejo.
  • Bloco incompatível: os blocos do documento também precisam contar com diferentes registros de abertura, e devem ser enviados na ordem adequada para não ocasionarem problemas posteriores.

A inovação permite diversos aspectos muito vantajosos também para a área contábil de uma organização. 

Assim, a melhor maneira de evitar falhas nos processos, sem dúvidas, é com a implementação de tecnologias que facilitem essas atividades.

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Conclusão

Durante a leitura deste artigo, você pôde aprender o que é o SPED fiscal e quais as vantagens que ele traz para a sua empresa.

Portanto, prepare sua equipe e faça a implementação desse sistema de uma maneira correta e oportuna.

Quer dividir sua experiência ou tirar alguma dúvida sobre esse assunto? Então, deixe seu comentário abaixo que responderemos assim que possível. Agradecemos pela sua visita e até breve!

Equipe Emitte

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