Home / Nota Fiscal

Guia de notas fiscais e regras de negócio para cada setor

contador verificando as notas fiscais do setor

A emissão e organização dos documentos fiscais é uma regra extremamente importante para manter a conformidade e regularidade dos processos fiscais em diferentes setores.

Porém, devido à grande variedade nos formatos de venda, atendimentos ou prestações de serviço, nem todos sabem exatamente qual nota fiscal deve ser utilizada, ou qual regra deve ser observada.

Dessa forma, este artigo tem o objetivo de descomplicar e informar a aplicação dessas regras em diversos segmentos, 

Assim, você verá suas particularidades, implicações cotidianas e melhores práticas para evitar erros comuns (que podem causar grandes dificuldades fiscais).

Setores e suas regras de negócio e notas fiscais

Confira abaixo a lista completo com cada setor, suas regras e particularidades que devem ser cuidadosamente observadas.

Ademais, lembre-se que é de suma importância emitir corretamente as notas fiscais, e que ignorar essa regra pode acarretar graves consequências.

Varejo

O setor varejista é um dos mais dinâmicos do mercado, e por isso possui mais flexibilidade e velocidade na aplicação das regras de negócio, sem interromper o fluxo de vendas.

No varejo, a emissão da NFC-e é predominante para vendas ao consumidor final, enquanto a NF-e é utilizada em vendas online ou para entregas em outros estados.

  • NFC-e: A emissão deve ser feita em tempo real, sendo necessário escolher um sistema de emissão estável para evitar transtornos. 
  • Além disso, o CPF só pode ser exigido em alguns casos bastante específicos, como nas compras online, nas compras em atacarejos de alguns estados, ou caso ultrapassem um determinado valor ditado pelo próprio estado.
  • NF-e para Vendas Online: O comércio eletrônico deve emitir NF-e para vendas interestaduais, que são tributadas de maneira diferente a depender da origem e destino dos produtos. Dessa forma, é garantida a arrecadação adequada do ICMS.
  • Devoluções e Trocas: O varejo também lida com devoluções, que exigem a emissão de NF-e de devolução. Contudo, é necessário respeitar prazos e condições específicas para a anulação da venda original e recuperação de créditos fiscais.

Restaurantes, bares e lanchonetes

Neste setor, a aplicação das regras de negócio deve considerar tanto a venda de produtos como a prestação de serviços, o que pode influenciar a escolha do documento fiscal a ser emitido.

  • NFC-e e CF-e SAT: A nota fiscal do consumidor (NFC-e) é amplamente utilizada para transações diretas com o consumidor, enquanto o CF-e SAT é obrigatório em alguns estados, substituindo a emissão de cupons fiscais em papel.
  • Gorjetas e Serviços: A inclusão de gorjetas e outros serviços adicionais na NFC-e deve ser realizada com atenção às regras tributárias, uma vez que essas podem ser tributadas de maneira distinta dos produtos.
  • Frete: Em casos de entrega de alimentos, o valor do frete deve ser discriminado separadamente na NFC-e para evitar tributação indevida sobre o serviço.

Marketplaces e E-commerce

Continuando, os marketplaces e e-commerces lidam com uma complexidade adicional, uma vez que devem gerenciar a emissão de notas fiscais para vendas realizadas por terceiros, além de cumprir com as obrigações fiscais em diversas jurisdições.

  • NF-e para vendas por terceiros: Nos marketplaces, a responsabilidade pela emissão da NF-e pode variar. Algumas plataformas assumem a emissão em nome dos vendedores, enquanto outras deixam essa responsabilidade para os próprios lojistas.
  • Tributação Diferenciada: As vendas entre estados podem envolver a aplicação do DIFAL (Diferencial de Alíquotas do ICMS), que exige um controle rigoroso para evitar erros no cálculo dos impostos.
  • NFS-e para Serviços Online: Além das vendas de produtos, os marketplaces também podem oferecer serviços online que exigem a emissão de NFS-e. Por isso, é necessário ter uma categorização cuidadosa desses serviços para evitar problemas fiscais.

Escritórios de contabilidade

Os escritórios de contabilidade têm um papel de suma importância na gestão fiscal e tributária das empresas. Por isso, é exigido um conhecimento profundo das regras de negócio aplicadas a documentos fiscais.

  • Integração e Automação de Notas Fiscais: Escritórios de contabilidade frequentemente utilizam sistemas que integram notas fiscais eletrônicas diretamente dos sistemas dos clientes. Isso inclui tanto as NF-e emitidas quanto as recebidas. Dessa forma, a automação desses processos garante que todos os documentos estejam corretos e disponíveis para a geração de impostos.
  • Certificados Digitais: É comum que escritórios de contabilidade administrem os certificados digitais de seus clientes para gerir ou emitir as notas fiscais quando necessário. Além disso, a gestão segura desses certificados é essencial para evitar fraudes e garantir a integridade dos documentos fiscais.
  • Obrigações Acessórias: Além da emissão e gestão de notas fiscais, os escritórios de contabilidade devem garantir a conformidade com as obrigações acessórias, como o SPED Fiscal e a EFD-Reinf, que dependem da correta emissão e registro dos documentos fiscais.

Escritórios de advocacia

No setor jurídico, a emissão de documentos fiscais segue regras específicas, principalmente no que se refere à prestação de serviços e à cobrança de honorários.

Mulher com nota fiscal
  • NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica): Escritórios de advocacia emitem NFS-e para documentar a prestação de serviços jurídicos. Nesse sentido, a emissão deve detalhar os serviços prestados, incluindo o valor dos honorários, custas processuais e outros encargos cobrados do cliente.
  • Cuidados com honorários e custas: A correta discriminação dos valores relativos a honorários advocatícios e custas processuais na NFS-e é essencial para evitar problemas tributários, considerando que essas receitas podem estar sujeitas a diferentes tratamentos fiscais.
  • Regras especiais para advogados autônomos: Advogados que atuam de forma autônoma, mas que prestam serviços para grandes escritórios, devem estar atentos às regras de emissão de NFS-e. Assim, deve-se verificar conforme o município e a natureza dos serviços prestados.

Hospitais e clínicas

Hospitais e clínicas, devido à complexidade e diversidade de serviços prestados, enfrentam desafios bastante específicos na aplicação das regras de negócio para documentos fiscais.

  • NFS-e para serviços médicos: Clínicas e hospitais emitem NFS-e para a prestação de serviços médicos e hospitalares. Esses serviços incluem consultas, exames, cirurgias, entre outros, cada um com sua tributação específica.
  • NF-e para medicamentos e equipamentos: A venda de medicamentos e equipamentos médicos dentro de hospitais e clínicas deve ser registrada através da emissão de NF-e, separando claramente a venda de produtos da prestação de serviços.
  • Gestão de certificados e documentação: A gestão adequada de certificados digitais e a documentação correta dos serviços e produtos vendidos é necessária para evitar problemas com o fisco, especialmente devido à alta fiscalização e regulamentação no setor de saúde.
  • Isenções fiscais: Hospitais que realizam serviços vinculados ao SUS ou que possuem benefícios fiscais específicos devem seguir rigorosamente as regras para emissão de documentos fiscais que permitam a obtenção de tais isenções.

Transportadoras

As transportadoras são fundamentais para a movimentação de mercadorias, principalmente no Brasil, onde a movimentação por estradas é tão grande. Junto a isso, a emissão correta de documentos fiscais é crucial para garantir a legalidade das operações de transporte.

  • NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): É emitida para registrar a venda de mercadorias que serão transportadas (com a DANFe acompanhando-as). Dessa forma, a NF-e deve incluir detalhes como o valor total da venda, a natureza da operação, e o destinatário.
  • CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico): Fundamental para documentar o transporte de cargas, o CT-e registra informações como o remetente, o destinatário, e os valores cobrados pelo transporte. Ele é necessário mesmo quando o transporte é realizado por uma transportadora terceirizada.
  • MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais): Este documento é obrigatório quando há mais de uma NF-e associada ao transporte. O MDF-e consolida todas as informações fiscais e é utilizado para o controle das mercadorias em trânsito.

Parques de estacionamento

Parques de estacionamento devem emitir documentos fiscais que garantam o registro das transações e o pagamento dos impostos sobre o serviço prestado.

  • NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica): Utilizada para registrar o serviço de estacionamento, a NFS-e deve discriminar o valor cobrado, o período de utilização do serviço, e, se aplicável, informações sobre serviços adicionais, como lavagem de veículos.
  • Regras Especiais: Alguns municípios exigem regras específicas para a emissão da NFS-e, como a obrigatoriedade de incluir informações detalhadas sobre o veículo e o número de horas estacionadas.

Hotelaria e parques aquáticos

Os parques aquáticos e o setor de hotelaria combinam a prestação de serviços com a venda de produtos, exigindo uma gestão cuidadosa dos documentos fiscais.

  • NFS-e como o padrão: Parques aquáticos emitem NFS-e para serviços de entrada, aluguel de materiais, e outras atividades oferecidas dentro do parque. A emissão deve ser feita de acordo com a legislação local, garantindo que todos os serviços estejam devidamente registrados.
  • NF-e ou NFC-e para vendas de produtos: Em muitos casos, parques aquáticos e hotéis também vendem produtos como alimentos, bebidas, e souvenirs. Nesses casos, a NF-e é necessária para documentar essas vendas, separando-as da prestação de serviço..
  • Pacotes de serviços e produtos: Na hotelaria, é comum oferecer pacotes que incluem hospedagem, alimentação, e atividades. Assim, a emissão de notas fiscais deve ser feita de maneira que cada componente do pacote seja devidamente registrado e tributado conforme as regras aplicáveis.
  • Isenções e benefícios fiscais: Alguns estabelecimentos podem se beneficiar de isenções fiscais ou alíquotas reduzidas para determinados serviços. Então garanta que a emissão dos documentos fiscais reflita corretamente esses benefícios para evitar problemas com o fisco.

Academias de musculação, luta ou esportes

Muitas academias oferecem uma combinação de serviços, desde a inscrição e mensalidades até a venda de produtos como suplementos e roupas esportivas. A emissão correta dos documentos fiscais é fundamental para a transparência e conformidade.

  • NFS-e para Serviços de Inscrição e Mensalidade: A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) deve ser emitida para registrar a prestação de serviços contínuos, como mensalidades e aulas. Assim, esta nota deve discriminar o serviço prestado e o período de vigência, garantindo a clareza para o consumidor e para o fisco.
  • NF-e para venda de produtos: Academias que vendem produtos diretamente aos alunos, como suplementos, acessórios esportivos ou roupas, devem emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) para essas transações. Portanto, é importante separar claramente a venda de produtos da prestação de serviços na emissão das notas fiscais para evitar problemas tributários.
  • Promoções e Pacotes Combinados: Muitas academias oferecem pacotes que combinam serviços (como aulas) e produtos (como kits de suplementos). Nesse caso, a emissão de notas fiscais deve refletir corretamente a divisão entre serviço e produto, garantindo que cada parte do pacote seja devidamente registrada e tributada.

Redes de ensino EAD ou presencial

As redes de ensino, tanto na modalidade de Educação a Distância (EAD) quanto presencial, lidam com a emissão de documentos fiscais que registram a prestação de serviços educacionais, muitas vezes em um contexto contínuo e de longo prazo.

  • NFS-e para serviços educacionais: Instituições de ensino emitem NFS-e para registrar o pagamento de mensalidades, cursos e outros serviços relacionados à educação. A NFS-e deve ser clara quanto ao serviço prestado, incluindo detalhes como o nome do curso, o período de ensino e o valor pago.
  • Exigências municipais: Em alguns municípios, há regras específicas sobre como a NFS-e deve ser emitida para esses serviços. Por exemplo, pode haver a necessidade de detalhar mais informações sobre o conteúdo do curso ou sobre a periodicidade dos pagamentos.
  • Isenções e benefícios fiscais: Algumas instituições podem se beneficiar de isenções fiscais ou alíquotas reduzidas para serviços educacionais, especialmente quando prestam serviços de utilidade pública. Por isso, é fundamental que essas isenções sejam corretamente aplicadas e refletidas nas notas fiscais emitidas.

Venda de cursos ou consultorias online

A venda de cursos e consultorias online, seja de forma autônoma ou por meio de plataformas especializadas, exige atenção às regras fiscais específicas que regulam o comércio eletrônico e a prestação de serviços pela internet.

  • NFS-e para serviços de consultoria: Quando a atividade principal é a prestação de consultoria, a NFS-e deve registrar a prestação desse serviço, detalhando o escopo da consultoria, o tempo de trabalho e o valor acordado. Junto a isso, consultorias que oferecem pacotes mensais ou por projeto devem garantir que a nota fiscal reflete com precisão o acordo feito com o cliente.
  • NFS-e para venda de cursos Online: A venda de cursos online deve ser registrada com uma NFS-e, detalhando o curso vendido. No caso de venda de outros materiais físicos, como livros ou agendas, deve-se optar por uma NF-e.
  • Plataformas de Cursos: Muitas plataformas de ensino online facilitam a venda de cursos por terceiros. Nesse caso, as plataformas podem assumir a responsabilidade pela emissão da nota fiscal, dependendo do modelo de negócios. É importante que a emissão das notas fiscais siga as diretrizes do marketplace, evitando problemas de conformidade.

Postos de combustível

Postos de combustíveis operam em um ambiente altamente regulado, com uma complexidade específica na emissão de documentos fiscais. As regras de negócio são fundamentais para garantir a precisão na apuração de impostos e na conformidade com a legislação.

NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica): Usada principalmente para vendas ao consumidor final, a NFC-e deve ser emitida em tempo real, garantindo que a transação seja registrada imediatamente após a venda.

Pontos críticos: A conectividade e a disponibilidade do sistema são extremamente importantes, já que qualquer falha pode impedir a emissão, causando transtornos para o cliente e possíveis sanções para o posto.

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): Utilizada para a movimentação de combustíveis entre postos, distribuidoras e outras entidades. É fundamental para a rastreabilidade do produto.

NF-e de armazenamento: Em casos onde o combustível é armazenado antes da venda final, é emitida uma NF-e para controle e registro.

Implementação de novas NTs (Notas Técnicas): O setor de combustíveis é um dos primeiros a ser impactado por novas NTs, dada a importância estratégica e o alto controle fiscal sobre os produtos comercializados. As mudanças, muitas vezes, exigem atualizações rápidas nos sistemas de emissão de notas.

Marcelo Correia

Analista de conteúdo e copywriter da Emitte, apaixonado por escrever conteúdos úteis e cativantes. No tempo livre, fã e escritor de ficção e fantasia.

Pressione ESC para sair