Nota Fiscal de Venda (NF-e): o que é e como emitir

A nota fiscal de venda (NF-e) é provavelmente o tipo de nota mais comum no dia a dia das empresas.

Por isso, independente do tamanho do seu negócio, é muito importante entender quais as regras, pré-requisitos e o processo para emitir sua nota de venda.

Assim, preparamos um guia completo com vários materiais para você entender todo o passo a passo e poder emitir tranquilamente.

Boa leitura!

O que é NFe e para que ela serve

A nota fiscal de produto (ou venda) é um modelo utilizado para comprovar e regularizar transações com produtos físicos (ou seja, quando há incidência de ICMS). Ela registra todos os dados da operação, assim como as informações do emitente e destinatário da nota.

A título de curiosidade, uma pesquisa realizada pelo IBPTax revelou que, só em 2020, foram emitidas 3 bilhões de NFes por empresas brasileiras.

Assim, fica fácil ver como esse tipo de nota é importante.

Agora, confira em quais situações você deverá emitir uma nota fiscal de venda:

Compra (entrada de produto no estoque);
transferências;
devoluções;
exportações;
trocas de produtos;
Vendas online (marketplace ou E-commerce).

Assim, exceto em casos de vendas para o consumidor final (varejo), você precisará emitir uma nota fiscal de produto sempre que realizar uma operação com produtos físicos.

Por fim, vale dizer que a nota fiscal de produto sempre gera uma DANFE (sua versão gráfica e simplificada) e o arquivo XML (que é a NF-e em si).

Como emitir uma nota de venda

Embora o processo não seja difícil, é necessário cumprir alguns pré-requisitos antes de começar a emitir sua nota fiscal. Além disso, vale dizer que o processo de emissão é bem similar para os MEIs e as demais categorias.

Assim, de forma simples, você precisará do seguinte passo a passo.

Agora, de forma mais detalhada:

Obtenha uma Inscrição Estadual

A Inscrição Estadual é o primeiro e um dos principais pré-requisitos para emitir, afinal, é ela que formaliza sua empresa como contribuinte de ICMS, imposto utilizado sempre que houver movimentação de mercadorias.

Em sua grande maioria, você a obtém logo após a criação do CNPJ da sua empresa. Porém, se este não tiver sido seu caso, vale entrar em contato com SEFAZ do seu estado e solicitá-la.

Realize o credenciamento na SEFAZ

Primeiramente, é importante entender que o credenciamento é diferente da Inscrição Estadual. Enquanto a Inscrição formaliza sua empresa como contribuinte, o credenciamento habilita sua empresa a emitir determinado tipo de nota fiscal.

Assim, para emitir uma nota de venda, é preciso realizar a solicitação do credenciamento direto do site da SEFAZ do seu estado. Sem ele, sua nota será marcada com uma Rejeição 203: emitente não habilitado para emissão de NF-e.

Adquira um Certificado Digital

Além de obrigatório, o Certificado Digital serve para validar sua nota, atuando como uma assinatura digital. Além disso, ele também permite assinar outros tipos de documentos, assim como acessar órgãos e páginas governamentais.

Finalmente, existem dois tipos de Certificado que você pode obter:

Certificado Digital A1: digital e instalado por nuvem. Pode ser utilizado em mais de um computador;
Certificado Digital A3: vem em um token físico e necessita de instalador. Só é possível utilizar em um computador por vez.

Utilize um sistema emissor

Para emitir sua nota fiscal de produtos, será preciso de um sistema online. Com ele, será possível preencher cada informação, emitir e baixar/enviar o DANFE da sua NF-e.

Você pode emitir suas notas fiscais de forma ilimitada e automatizada através do Emitte, um emissor totalmente online, com suporte especializado e aplicativo para emissões direto do seu celular.

Preencha os campos obrigatórios da NF-e

Por fim, basta preencher os campos antes de emitir sua nota fiscal de venda. Mas cuidado, pois informações erradas ou em falta podem fazer com que ela seja rejeitada, tomando ainda mais do seu tempo.

Por isso, vale se atentar para os campos obrigatórios:

Informações da NF-e: modelo, série, número de registro, data da emissão, data da saída ou entrada da mercadoria e o valor;
Emitente: CNPJ, nome, razão social, endereço da matriz e filiais, número de inscrição estadual e código do município em que foi feito o fato gerador do ICMS;
Destinatário: CNPJ ou CPF, nome ou razão social, endereço e inscrição estadual (no caso de clientes pessoas jurídicas);
Produtos comercializados: descrição, quantidade, valor e unidade comercial;
ICMS: alíquota, valor do frete e do seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins;
Transporte: modalidade do frete, dados do agente transportador, informações sobre o veículo (placa) e da mercadoria transportada (quantidade e peso);
Cobrança: forma de pagamento;
Informações adicionais: fonte de impressão da DANFE e demais dados complementares de interesse do contribuinte.

Diferença entre NF-e e NFC-e

Uma dúvida muito comum é qual a diferença entre uma nota fiscal de venda para a de consumidor.

Em suma, a nota fiscal do consumidor, ainda que utilize produtos físicos, é destinada a vendas diretamente ao consumidor final, sendo utilizada varejos como padarias, lanchonetes, supermercados, etc.

Assim, a NFC-e substitui o antigo cupom fiscal, economizando tempo de emissão e gasto com papeis. Além disso, vale dizer que ela sempre traz um código QR, o qual dá acesso ao arquivo XML da nota.

Em contrapartida, a nota fiscal de venda é sempre acompanhada da DANFE, o documento auxiliar da nota fiscal eletrônica, além de ser utilizada em transações que envolvam:

vendas;
transferências
devoluções
exportações
trocas de produtos.

O que é o DANFE e XML da nota

O documento auxiliar da nota fiscal eletrônica (DANFE) representa a versão gráfica de uma NF-e. Nele podem ser encontradas as informações da operação e de seus participantes de forma simples e rápida. Entretanto, ele não possui validade fiscal, pois é apenas uma versão simplificada da nota.

Assim, sua principal função é facilitar o acesso às informações da compra, principalmente para o consumidor. Além disso, ele regulariza o envio de mercadorias, pois as transportadoras não podem transitar sem ele.

Através do DANFE é possível obter a chave de acesso da nota fiscal, um código de 44 dígitos que, como diz seu nome, dá acesso ao arquivo original da nota fiscal, o XML.

Diferente do DANFE, o arquivo XML é o modelo original e digital da nota fiscal. Ele possui valor fiscal e, por lei, precisa ser guardado por pelo menos 5 anos pela empresa que o emitiu.

Emita sua nota fiscal de venda pelo Emitte

Agora que você chegou até aqui, deve ter entendido o que é a nota fiscal de produtos e o que precisa para emiti-la.

Porém, você pode deixar esse processo ainda mais simples.

Com o Emitte, você pode emitir sua nota de forma totalmente online, do computador ou até celular, além de contar com automatização para emitir sua nota em poucos cliques.

Além disso, você conta com suporte, recorrência de notas fiscais, armazenamento automático e diversas outras funções para facilitar suas emissões.

Emitte, um emissor simplificado para empresas que buscam mais praticidade.

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