Tudo sobre nota fiscal de devolução: o que é e como emitir

Para empreendedores que trabalham com vendas, sobretudo online, é comum que em certas situações os clientes queiram trocar ou devolver um produto.

Por outro lado, também é possível que até mesmo entre empresas um produto ou carregamento tenha que ser devolvido.

Por isso é tão importante entender o que é ou como emitir uma nota fiscal de devolução e anular a venda que havia sido feita.

O que é a nota fiscal de devolução?

A nota de devolução nada mais é do que um documento no qual constam dados de mercadorias recusadas pelo comprador.

Dessa forma, utiliza-se a nota fiscal de devolução para anular a operação de compra ou venda que estava em andamento, bem como os impostos incididos na nota.

Mas, afinal, o que deve conter nesta nota?

Em suma, a nota de devolução apresenta informações iguais às da nota fiscal eletrônica de vendas, mas o CFOP deve ser diferente.

Outro ponto importante é que esse documento vai garantir que o produto voltou para o estoque da empresa.

Pela legislação, não há prazo para emissão da nota fiscal de devolução. Ela pode ser emitida assim que o contribuinte necessitar.

Em operações comerciais, a devolução pode ser feita de acordo com os prazos de garantia dos produtos.

Como ela é utilizada para cancelar o processo de compra?

Como você viu, a nota de devolução anula as operações de compra e venda que não foram concretizadas (inclusive em relação aos impostos) ou notas que já passaram do período de cancelamento. 

Com isso, a mercadoria pode voltar ao estoque do produtor e os impostos contabilizados corretamente.

Porém, atenção: quando as mercadorias ainda estiverem em trânsito, a nota fiscal de devolução não pode ser utilizada!

É somente após a data efetiva da devolução que ela deve ser emitida.

Dessa forma, você não sairá prejudicado e terá acesso novamente aos seus produtos, podendo então fazer uma avaliação da carga e averiguar se a mesma mercadoria pode ser revendida.

Tipos de nota de devolução que você deve usar

É importante entender que existem algumas diferenças entre as notas fiscais de devoluções emitidas pelo destinatário e pelo emitente. Verifique a seguir:

Devolução com nota fiscal emitida pelo destinatário

Acontece quando quem recebeu a nota (comprador, cliente ou fornecedor) anota o recibo de entrega que vem junto à nota fiscal. 

Assim, para devolver o produto ao estabelecimento de origem, o destinatário deve emitir um novo documento que o acompanhará a mercadoria devolvida.

Nesse caso, é preciso informar, no campo “Finalidade”, que a nota é de devolução, além de apresentar o número, série e data da nota original.

Por fim, não esqueça de anotar o motivo porque está devolvendo o produto. 

Devolução de mercadoria com a mesma nota fiscal

O cliente, fornecedor ou transportador que não aceitou receber a carga deve tomar algumas medidas:

• escrever no verso do DANFE o motivo da devolução;
• colocar a data;
• assinar.

Após esses passos, a NF-e de origem vai ser usada para que o emitente possa fazer a nota fiscal de devolução.

O canhoto da nota não pode ser assinado e nem destacado, pois isso caracterizaria a entrega da mercadoria.

Como emitir uma nota fiscal de devolução?

Agora que você já sabe o que é e quando usar a nota fiscal de devolução, é hora de descobrir como emiti-la.

Em grande parte dos emissores, inclusive o do governo, a emissão segue o mesmo padrão.

Assim, para emitir sua nota fiscal de devolução é necessário preencher os seguintes campos:

1. informe a finalidade da geração do documento, nesse caso, de devolução.
2. Marque a opção de nota de saída;
3. Em “Notas Referenciadas”, informe o número da chave de acesso da nota fiscal de compra, localizado no campo superior direito do documento;
4. preencha os dados referentes às informações do fornecedor ou cliente, responsável por receber a mercadoria;
5. Adicione informações de frete e transportadora, se for o caso;
6. Preencha os dados referente ao produto;
7. Replique as informações referentes à tributação;
8. use o campo de informações adicionais, se for preciso;
9. clique em salvar e, em seguida, valide a nota por meio de um certificado digital;
10. transmita a nota para o sistema da Sefaz e aguarde o retorno positivo do processo.

Qual o CFOP de nota fiscal de devolução?

Você deverá utilizar um CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) diferente para cada situação. 

Caso você seja o comprador e precise realizar a emissão da nota fiscal de uma compra que sua empresa realizou a um fornecedor, os principais códigos a serem utilizados são:

Mercadorias adquiridas para processos de industrialização:

• 5201: operações dentro estado;
• 6201: operações em outros estados.

Mercadorias destinadas à comercialização:

• 5202: operações dentro estado;
• 6202: operações em outros estados.

Mercadorias para compor o ativo fixo ou consumo próprio da empresa:

• 5553 e 5556: operações no estado;
• 6553 e 6556: operações em outros estados.

Agora, caso você seja o vendedor e se trata da devolução de uma venda que sua empresa realizou a um cliente, poderá utilizar os seguintes códigos:

• 1202: devoluções de revenda dentro do estado;
• 2202: devoluções de revenda em outros estados;
• 1201: devolução de venda de produção dentro do estado;
• 2201: devoluções de venda de produção em outros estados.

Nota de devolução é o mesmo que cancelar a nota fiscal?

Ainda que a nota fiscal de devolução anule uma operação e sua nota original, ela não é o método de cancelamento padrão!

Afinal, é possível cancelar uma nota fiscal normalmente caso a mercadoria ainda não tenha sido enviada e esteja dentro do prazo estipulado pelo estado. 

Lembrando que cada estado possui uma definição específica de prazo para o cancelamento.

E mais: para ser possível a anulação do documento, o destinatário da mercadoria não pode ter realizado a Ciência da Emissão, etapa que precede o download do arquivo XML da NF-e.

Se a situação atender a essas condições, basta que o Fisco gere o protocolo “Autorização de Uso” e o cancelamento da nota pode ser realizado em seu emissor de notas fiscais.

Caso contrário, a única solução que resta é a nota fiscal de devolução!

Qual o processo para reaver o crédito do ICMS e IPI?

No momento em que a empresa fizer o lançamento da nota de devolução, poderá receber o crédito de IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Para isso, bastam os dois itens estarem lançados na nota de devolução. Mas, atenção! O correto é indicá-lo em dados adicionais para que seja gerado o crédito. 

Além disso, as alíquotas de qualquer imposto devem ser usados conforme as notas fiscais originais. 

Ou seja, os valores de impostos são replicados na nota fiscal de devolução da mesma forma que foram calculados na nota de origem.

Saiba como a Emitte pode te ajudar a emitir nota fiscal de devolução

A emissão da nota fiscal de devolução e também de outros tipos de notas requer atenção e uma série de cuidados. Afinal, a emissão incorreta pode acarretar em problemas fiscais.

Por essa razão, é importante contar com um emissor de notas fiscais, como o Emitte, para facilitar todo esse trabalho.

Com o Emitte, você poderá otimizar seu tempo e conquistar uma produtividade maior, além de melhorar o armazenamento de dados e informações de venda para consultas posteriores.

É a praticidade que você precisa para emitir suas notas fiscais, em poucos cliques, de qualquer lugar e em qualquer horário. 

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