Sabe-se que existem negócios ou atividades que não estão habituados a emitir notas fiscais. Isso quer dizer que não há recorrência na emissão do documento, ainda que a atividade esteja sendo exercida. No entanto, pode ser que um cliente do tipo pessoa jurídica exija o documento fiscal para fechar negócio. É nesses casos que se utiliza um nota fiscal avulsa.

Neste artigo você saberá do que trata essa modalidade de nota fiscal. Ao longo do texto, você aprenderá seu conceito, sua finalidade, como ela deve ser emitida e quando é necessária. Além disso, conhecerá as vantagens e desvantagens desse tipo de lançamento.

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O que é a nota fiscal avulsa?

A nota fiscal avulsa é um documento necessário para quem efetua vendas sem a necessidade de emitir notas fiscais frequentemente. É o caso dos microempreendedores individuais quando fazem venda para pessoas físicas. De acordo com a Resolução 140/2018 CGSN, o MEI é desobrigado de emitir nota fiscal nessa situação.

No entanto, isso não acontece quando a venda é realizada para uma pessoa jurídica. Nessa situação, deve haver a emissão do documento. O MEI pode ser dispensado dessa obrigação se a empresa compradora emitir uma nota fiscal de entrada. Porém, perceba como a atividade do MEI ficaria limitada, abrindo frente para seus concorrentes.

Outra situação em que é exigida a emissão de uma nota fiscal avulsa é em relação aos profissionais autônomos (liberais). Quando da prestação de algum serviço em que seu cliente exija a comprovação fiscal, a nota também deve ser emitida.

Qual é a finalidade desse tipo de nota fiscal?

Esse tipo de nota fiscal tem a finalidade de atender demandas pontuais e específicas. Geralmente é um recurso utilizado por quem não tem recorrência nessa emissão.

Um dos objetivos atendidos é o de controle fiscal e tributário. A maioria dos clientes do tipo pessoa jurídica necessitam do documento para fins de verificação de fluxo de caixa, movimentação financeira e controle tributário.

Sempre que um profissional liberal, microempreendedor individual ou empresas de pequeno porte (que ainda não têm autorização para emissão de documentos fiscais) precisarem de uma nota fiscal, podem recorrer ao serviço.

Quando a nota fiscal avulsa deve ser emitida?

Basicamente são três as possibilidades: a primeira delas se refere ao MEI quando realiza a venda de um produto e o comprador é uma pessoa jurídica. Nesse caso, o MEI que era dispensado da emissão da nota para pessoa física precisa fazer a emissão para a empresa compradora.

O outro caso é de profissionais liberais, também conhecidos como profissionais autônomos. Mesmo fornecendo serviços em vez de produtos, eles devem emitir nota se seu contratante o exigir. Caso não haja a assiduidade de emissão das notas fiscais, pode-se recorrer ao modelo avulso.

Por fim, tem-se a situação em que uma empresa ainda não está devidamente autorizada a emitir documentos fiscais. Ou seja, ela pode ter dado entrada em toda a papelada para se formalizar, mas ainda não tem seus dados de cadastro aprovados para lançar notas. E se a oportunidade de uma venda aparecer? Nesse caso, ela pode recorrer ao artifício da nota avulsa.

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Como realizar a emissão?

Existem diferenças entre os possíveis casos de prestadores de serviços ou vendedores de produtos.

Quando se trata de empresas (sejam microempreendedores individuais ou empresas de pequeno porte), elas devem se dirigir à Secretaria de Fazenda Estadual e se informar sobre o procedimento. Por incrível que pareça, ele pode não ser disponibilizado no estado em questão.

Já quando a necessidade visa atender à demanda de um profissional liberal, que deve realizar sua solicitação junto à prefeitura do município onde o serviço está sendo prestado. Existem prefeituras com um sistema todo montado para atender esse tipo de profissional.

Em ambos os casos, todos os dados devem ser informados de maneira individual, pois assim é tratada cada uma das notas fiscais avulsas. O procedimento pode se mostrar burocrático e demorado, mas é assim que deve ser feito.

Quais são as vantagens existentes?

A emissão de nota fiscal avulsa ajuda no controle financeiro do negócio ou da atividade, já que o serviço prestado ou produto vendido terá sua negociação escriturada. Além disso, o custo da operação é reduzido, pois pode-se fazer de modo independente, sem a necessidade de contratação de um profissional da contabilidade.

Outra grande vantagem é possibilitar a negociação com empresas de maior porte. Os maiores negócios são sempre feitos com pessoas jurídicas. Sem uma nota fiscal, é impossível realizar essa negociação. A nota avulsa permite que o negócio se concretize.

Quais são as desvantagens existentes?

Infelizmente, nem tudo é um mar de rosas na emissão desse tipo de nota fiscal. Como para cada nota é necessário informar todos os dados novamente, perde-se em praticidade. As mesmas informações repetidas devem ser prestadas a cada nova nota gerada.

Além disso, para vendas maiores a nota avulsa pode ser um limitador, pois permite que apenas 10 itens sejam listados no documento fiscal. Somado a isso, existe o fato de não ser possível realizar qualquer correção. Caso isto seja necessário, deve-se solicitar uma nova nota junto ao órgão competente. Em alguns estados isto pode representar uma espera de até 7 dias.

MEI deve emitir nota fiscal avulsa?

Conforme já mencionado, a necessidade de emitir nota avulsa para uma microempresa se resume quando ocorre venda de produto para pessoas jurídicas. Nas vendas para pessoas físicas, não é necessário.

No entanto, observe que o curso próspero de qualquer empresa é o do crescimento. Nesse sentido, vendas maiores certamente serão capazes de proporcionar esse crescimento a uma MEI. Não há como negar que as vendas grandes são feitas para pessoas jurídicas. É nesses casos que a nota avulsa pode impulsionar uma empresa pequena (micro) rumo ao crescimento.

A nota fiscal avulsa representa um instrumento que ajuda em situações pontuais. Ela sempre é necessária quando não existe recorrência de emissão de notas fiscais e o cliente em questão só faz negócio mediante sua existência. Perceba que ela também serve como indicativo de crescimento, pois caso haja uma frequência grande de emissões, significa que as vendas estão sendo cada vez maiores. Nesses casos, pode ser interessante evoluir como empresa e mudar o regime de tributação.

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