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Ao optar por se formalizar como MEI, o microempreendedor pode ter de lidar com alguns desafios peculiares, como escolher um sistema de emissão de notas fiscais.

Mas o lado bom dessa formalização é que o enquadramento não é tão burocrático quanto outras formas de empreendimento. Além disso, depois da Lei Complementar 128/2008, o microempresário pode usufruir, de forma fácil e por um valor mais baixo, de garantias dadas a quem é celetista.

Que tal começar a diminuir uma das dificuldades encontradas pelo MEI, na sua atuação, e se informar sobre como escolher o melhor emissor para sua empresa? Acompanhe o artigo, que daremos dicas para sua decisão!

Alguns desafios do MEI

O MEI deve ter atenção às exigências feitas por lei e saber como se enquadrar no CNAE. Além disso, ao exercer suas atividades no ambiente domiciliar, é importante saber o que está proibido e se ele deve ter outros registros, como o do Corpo de Bombeiros.

Também, é importante fazer a contribuição mensal, a declaração anual e ter cuidado para não ultrapassar o teto, que fará a empresa ser classificada em outro regime tributário.

Vantagens da NF-e para o negócio

Para e emissão de notas fiscais, o MEI deve ter seu CNPJ. Em muitos estados, já é exigido um certificado digital, pois ele validará todas as informações constantes e a assinatura do empresário.

Algumas vantagens em emitir nota fiscal estão listadas abaixo.

Passar credibilidade

O trabalho adquire um aspecto mais formal, o que passa credibilidade e aumenta a confiança dos clientes. Assim, o microempresário tem mais chances de conseguir uma compra ou um serviço.

Aumentar a produtividade

O sistema informatizado facilita o preenchimento das notas, deixando os dados mais fidedignos e diminuindo os erros por descuido. Isso faz com que a produtividade do gestor seja mais alta e ele tenha tempo para outras obrigações.

Controlar melhor o trabalho

É possível ter uma visão mais concreta dos serviços realizados e dos produtos vendidos. Dessa maneira, o MEI tem possibilidade de controlar melhor o desempenho da empresa.

Ter o armazenamento mais organizado

Como os dados ficam todos no programa, a empresa tem mais organização e pode consultar informações antigas com facilidade. Além disso, os dados não correm o risco de ser perdidos.

Estar em dia com o fisco

A automatização na emissão de notas fiscais ajuda a empresa a seguir as regras tributárias e estar em dia com a Receita Federal e as secretarias de Fazenda. Assim, o pequeno e médio empresário, por exemplo, evita cair em sonegação de impostos por erros de cálculo.

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Dicas de como escolher um sistema de emissão de notas fiscais

Existem emissores de muitos tipos e nem todos são os mais recomendados para quem é MEI. Isso porque, muitas vezes, eles são desenvolvidos pensando no grande empresário, que paga tributos mais altos e tem necessidades mais rigorosas. Além disso, o microempreendedor individual nem sempre terá de fazer a emissão de muitas notas fiscais mensalmente, ao contrário do grande empresário.

Com isso, o MEI acaba pagando por serviços que não utilizará, o que torna a escolha injusta, ao ter de desembolsar o mesmo valor de players maiores e poderosos.

Para evitar isso, é recomendado que o microempresário observe alguns aspectos, como:

Analisar as necessidades

É prudente verificar quais as necessidades da própria empresa e examinar se o emissor pode atender às expectativas do gestor. É importante notar que, algumas vezes, muitas facilidades oferecidas podem não ser necessárias ao MEI e acabam encarecendo a mensalidade. Assim, antes de fechar um plano, tenha convicção da utilidade dele.

Pesquisar o custo

O custo mensal fixo pode ser vantajoso para aqueles empresários que precisam emitir centenas de notas fiscais. Já o MEI, com frequência, precisa emitir as notas em poucas quantidades. Com isso, você, empreendedor, deve se perguntar: “O valor que eu vou pagar valerá, realmente, a pena? Ou será que, na mensalidade, estão embutidos serviços dos quais não vou precisar?”.

Verificar a possibilidade de suporte e manutenção

Um histórico de reclamações de outros usuários sugere que o emissor não consegue prestar um bom atendimento aos clientes. Uma empresa séria precisa ter um serviço de suporte técnico que oriente o assinante quanto às dúvidas e que ofereça manutenções, caso sejam inevitáveis. Não adianta adquirir um software que venha com diversas funções, mas que deixe o empreendedor na mão quando ele não sabe como resolver um problema.

Certificar a automação

Outro fato importante é ter certeza de que existe automação na emissão e no envio das notas, para que o MEI não precise ter trabalho desnecessário. A expedição automática do XML (que tem valor jurídico e fiscal) ao cliente deve estar presente, bem como a facilidade de remessa ao contador, já que ele é peça essencial para que o empreendimento esteja alinhado às exigências fiscais.

Analisar a segurança dos dados

O sistema utilizado precisa ser em nuvem, em vez de servidor próprio, para que exista a segurança de que os dados não sejam perdidos. O emissor de notas fiscais também precisa garantir o backup, para o caso de a empresa precisar dele.

Verificar a disponibilidade do sistema

O controle do empresário fica muito mais fácil quando o programa permite que seja acessado por qualquer aparelho com acesso à internet. Dessa forma, o MEI consegue verificar novas compras e realizar outras emissões, em tempo real, mesmo longe do local.

Ver a facilidade no cancelamento das notas

Nas situações em que, por algum motivo, o cliente cancela a compra, como chargebacks, a nota precisa ser cancelada. Um sistema que possibilite essa ação, sem grande burocracia, facilita o dia a dia da empresa.

Com todas essas vantagens apresentadas e dicas de como escolher um sistema de emissão de notas fiscais, você já deve estar preparado para fazer uma assinatura de um emissor mais condizente com suas expectativas.

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