Em mercados cada vez mais competitivos, saber como gerir o tempo nunca pareceu ser tão importante para os profissionais e para os negócios, afinal, a administração correta desse bem cada vez mais valioso pode fazer a diferença entre aqueles que vão sobreviver à concorrência.

A gestão de tempo nas empresas é ainda mais crucial e desafiadora, já que além de definir vários desses fatores de sucesso, ela ainda pode envolver muitos setores, processos e colaboradores diferentes. Nesse cenário, a padronização e a organização são mais do que essenciais, são obrigatórias.

A boa notícia é que acelerar os resultados do seu negócio é, sim, possível! Mas é preciso lembrar que a estipulação de metas impossíveis e a busca da produtividade a qualquer preço não são, definitivamente, a melhor saída. É a sua empresa que precisa mudar antes de tudo!

Quer saber, então, quais são as melhores formas de trabalhar a gestão de tempo? Confira!

A gestão de tempo nos pequenos negócios

Você pode estar pensando que para gerir melhor o seu tempo produtivo, uma empresa precisa investir em grandes estudos e processos de produção automatizados, o que significa altos custos e uma realidade fora do alcance para os pequenos negócios. Nada mais longe da verdade!

É fato que, dependendo do segmento, é possível vislumbrar grandes linhas de montagens e diversos processos sendo realizados por máquinas — o que, além de padronizar o tempo, liberará os colaboradores para outras funções, aumentando a produtividade da empresa.

Mas qualquer tipo de negócio pode melhorar a sua gestão de tempo ao:

  • investir nas ferramentas certas de trabalho, que não são, necessariamente, caras;
  • entender o funcionamento dos seus processos, percebendo onde estão os gargalos e o que pode ser mudado por meio de atitudes simples;
  • criar uma cultura interna que valoriza a produtividade diária, na medida que percebe a rotina e os desafios da equipe, oferecendo soluções em vez de metas irreais.

5 dicas de gestão de tempo nas empresas

Agora que você já percebeu que a otimização do tempo está ao alcance de qualquer companhia, independentemente do seu tamanho ou segmento, confira as nossas dicas para ver os seus lucros aumentarem rapidamente!

1. Adote metodologias ágeis

Como dissemos, muitas vezes, um simples processo pode ser o responsável por atrasar todo o trabalho de uma equipe — que, por sua vez, vira uma bola de neve, fazendo com que muitos colaboradores sejam prejudicados por causa desse detalhe.

Uma boa forma de perceber se isso está acontecendo no seu negócio é avaliar friamente o processo desde o princípio. Se for você o criador desse processo ou se já o conhece de cor, vale a pena solicitar que outra pessoa faça esse acompanhamento. Isso porque, muitas vezes, o olhar do gestor (ou responsável) já está “viciado” nesse trabalho e não consegue perceber o que está prejudicando ou o que pode ser aperfeiçoado.

2. Analise a cultura da empresa

É essa forma engessada de perceber os procedimentos e os resultados da empresa que podem estar enraizados na cultura da empresa, atrapalhando a evolução não só do próprio negócio, como também dos colaboradores.

emittePowered by Rock Convert

Se a empresa existe há muitos anos, por exemplo, pode até acontecer de ninguém saber, exatamente, porque tal processo acontece de determinada forma. Na verdade, as pessoas continuam fazendo assim porque sempre foi assim e pronto.

Essa falta de uma visão diferente pode estar fechando o negócio para novas possibilidades, oportunidades de negócio e, claro, atrapalhando a gestão do tempo.

3. Invista em novas ferramentas para gestão do tempo e organização de tarefas

Também dissemos no início deste texto que apostar em novas formas de agilizar os processos não significa altos investimentos financeiros.

Muitas vezes, um aplicativo com baixíssimo custo pode transformar procedimentos simples, mas que demandam muito tempo, como a emissão de notas fiscais. Já pensou quanto tempo o departamento responsáveis por essas notas gasta na sua emissão, e como os colaboradores poderiam ser melhores aproveitados?

Em relação aos processos e etapas, existem alguns sistemas que podem ajudar a acompanhar e controlar os fluxos de produção — como é o caso do Kanban, alguns post-its colados na parede e pronto. A eficiência e produtividade dos seus produtos vão decolar!

4. Ofereça treinamento aos colaboradores

Fazer as coisas sempre da mesma forma é tão prejudicial para uma boa gestão de tempo quanto não saber fazer direito. Afinal, sem conhecer os segredos de qualquer tarefa, ela se torna bem mais difícil e demorada, não é mesmo?

Por isso, lembre-se sempre da importância de garantir o treinamento correto da sua equipe, seja para manusear uma nova máquina ou trabalhar com um novo sistema. Certamente, o tempo dedicado ao aprendizado vai ser facilmente compensado pela agilidade no dia a dia de trabalho.

5. Dê incentivos

As metas irreais, como mencionamos, têm dois grandes problemas:

  1. não entregam uma visão realista da empresa, fazendo com que os gestores trabalhem em um cenário inexistente;
  2. desmotiva os colaboradores, já que eles não serão capazes de cumprir as metas, não importa o quanto se esforcem.

Por esses motivos, é fundamental avaliar como estão as metas e os prazos estipulados para cada etapa do processo de produção. Eles estão de acordo com o modelo de trabalho e as especificidades dos colaboradores?

Uma boa forma de aumentar a motivação do time, nesse sentido, é oferecer incentivos aos melhores desempenhos, ainda que não hajam metas predefinidas. Mas lembre-se de não tornar isso uma competição entre os funcionários, certo?

A gestão de tempo nas empresas é realmente um desafio, mas, como você pôde ver neste texto, é possível tornar a sua mais eficiente com poucos passos. Como resultado, além de ter mais produtividade, você contará com colaboradores mais motivados (por verem os seus resultados aparecendo) e o seu negócio se manterá mais competitivo no mercado — não apenas pela quantidade entregue, mas também pela qualidade.

Se você gostou deste conteúdo e quer saber como aumentar a produtividade no seu dia a dia de trabalho, confira, agora mesmo, 4 dicas práticas!