Escrituração contábil: o que é e como fazer?

Ter uma estrutura financeira firme é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Por isso, a escrituração contábil é um registro de atividades financeiras que envolve todas as mudanças que impactam a contabilidade da organização. 

O processo é fundamental para acompanhar indicadores financeiros e monitorar o crescimento do negócio. 

Na prática, também é muito difícil registrar continuamente os processos administrativos que interferem na área contábil. Por isso, trouxemos algumas informações que te auxiliarão nessa implementação. Vamos lá?

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O que é escrituração contábil?

A escrituração contábil é um registro completo que funciona como um controle de patrimônio para as empresas. 

Tendo todos os fatos contábeis inseridos e organizados em ordem cronológica, é muito mais simples identificar progresso ou perdas.

Engana-se, ainda, quem imagina que esse método é feito somente para o cumprimento da lei 10.406, no artigo 1.179. 

Na verdade, sua utilidade forma uma verdadeira base das atividades contábeis da organização. Consequentemente, sempre que necessário, o empreendedor pode consultá-la e entender os métodos adotados ao longo do tempo.

Além disso, sem os registros adequados é praticamente impossível compreender se a empresa está progredindo nos aspectos financeiros. 

Quais os benefícios?

Assim, além de obrigatória, precisa ser desenvolvida adequadamente e apresenta muitos benefícios ao negócio. Antes de mais nada, pelo controle de atividades relacionadas ao setor. Podemos listar, também:

• Controle financeiro: a empresa identifica aspectos negativos mais rapidamente, podendo modificar sua abordagem e se adaptar;
• Possui validade jurídica, funcionando como prova em casos de perícia contábil;
• Facilita a negociação para acesso às linhas de crédito;
• Cumpre a obrigatoriedade legislativa prevista no código civil;
• Favorece a tomada de decisões, pois pode embasar ações que resultem no crescimento da lucratividade;
• Comprova resultados de investimentos, o que pode ser útil caso o negócio funcione em sociedade;
• Organiza os dados de acordo com o período, facilitando a consulta mesmo aos registros mais antigos.

O acompanhamento do fluxo de caixa também é favorecido pela escrituração contábil. 

Torna-se possível mensurar prejuízos ou a taxa de lucratividade constantemente, portanto, sendo possível identificar medidas que melhoraram seu desempenho. 

Quem é obrigado a fazer a escrituração contábil?

O Conselho Federal de Contabilidade (CFC) estabelece que todas as empresas possuem obrigatoriedade de desenvolver sua escrituração. 

Dessa maneira, o único regime que não tem essa responsabilidade é o Microempreendedor Individual (MEI).

Dessa maneira, mesmo as microempresas precisam contar com o auxílio de um contador para a elaboração deste documento. 

O código civil define ainda, a necessidade que as empresas responsáveis pela escrituração contábil façam seu balanço patrimonial anualmente.

Caso seja ME ou EPP, é comum estar se perguntando por onde começar para implementar esse registro. 

Bem, separamos a seguir algumas instruções sobre o documento, para você poder ter uma visão ampla de sua utilidade.

O que deve constar no documento?

A escrituração contábil é um documento que precisa ser redigido por um profissional de contabilidade, estando inserido nele informações diárias da empresa.

Geralmente, é necessário incluir os atos administrativos que impactam na área financeira da organização. Para isso, é fundamental seguir algumas regras:

• Moeda e idioma oficiais do país onde o documento é formulado, no caso, real e língua portuguesa;
• Inserir informações referentes à data em questão, sendo em dia, mês e ano;
• Colocar informações que possuam comprovações documentais, de origem externa e que indiquem a ocorrência do ato administrativo; 
• Não incluir rasuras, rabiscos ou escrita em espaços como margens, além de não possuir manchas ou espaços em branco. 
• É possível abreviar determinados termos, desde que você indique os significados das siglas no mesmo documento. 

Existem, ainda, padrões contábeis que devem ser seguidos conforme as regras estabelecidas pelo CFC. Por isso é tão importante ter o auxílio de um profissional nessa formulação. 

Quais são as principais regras e formalidades a serem respeitadas?

Agora que você entendeu o que deve ser inserido na escrituração contábil, acompanhe abaixo outras formalidades a serem respeitadas no documento:

Formalidades externas

As formalidades externas dizem respeito à aparência e outros aspectos visuais e obrigatórios do documento. 

É necessário encadernar e numerar as páginas da escrituração, além de identificar a empresa e inserir termos de abertura e encerramento do material. 

Formalidades internas

Já as formalidades internas apresentam as características de organização e padronização dos registros da escrituração. São regras como a língua, moeda, documentação, ordem dos registros e outros aspectos encontrados no documento.

Livros contábeis

Ao construir o documento de escrituração contábil, é necessário ainda desenvolver versões com diferentes intuitos fiscais:

• Livro diário: como indica o nome, é o documento onde todas as atividades serão registradas diariamente. Ele pode, por exemplo, ser digitalizado para simplificar seu preenchimento. 
• Livro Razão: pode surgir opcionalmente a partir do livro diário, onde a empresa insere informações individualizadas contábeis acerca de despesas e pagamentos, por exemplo. 
• Livros auxiliares: algumas regiões exigem também livros auxiliares que contenham informações específicas, sociais, fiscais ou de outros controles.

Assim, ela também pode ser dividida em diferentes documentos que segmentam e facilitam ainda mais a consulta, proporcionando, por exemplo, um melhor controle de vendas. 

E se a empresa não fizer a escrituração contábil?

O documento é obrigatório pelo código civil, e caso apresente erros ou irregularidades, a empresa pode sofrer multas da Receita Federal. 

Além disso, caso não desenvolva sua escrituração, as penalidades podem ser ainda mais graves. 

Assim, caso ocorram falhas na inserção de informações, é necessário destacá-las e indicá-las no próprio livro. Em hipótese alguma a organização pode deixar de redigir a escrituração e atualizá-la constantemente. 

Vale ressaltar que, em algumas circunstâncias, como, por exemplo, em caso de falência, é exigida a apresentação dos registros. Caso não seja apresentada, são sofridas sanções conforme as regras de cada região. 

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Conclusão

Quanto maior o tamanho de um negócio, mais difícil é ter controle sobre as atividades e o estado da área de finanças. Por isso, o documento de escrituração contábil não só é obrigatório, como extremamente útil para as empresas.

Realizar uma formulação adequada melhora a gestão administrativa do negócio. Não só isso, como também proporciona melhores resultados estratégicos, que podem ser medidos na prática, acompanhando os registros diários.

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