Ao abrir uma empresa, o empreendedor pode ter de lidar com alguns desafios peculiares, como escolher um sistema emissor de nota fiscal e saber quando contratá-lo.

De fato, contar com um sistema de emissão de notas fiscais que tenha as funcionalidades adequadas para o seu negócio pode gerar uma série de benefícios.

As notas fiscais são usadas para fins de cálculo de tributos e impostos, evitando que a empresa cometa erros que podem ocasionar crimes fiscais e gerar muitos problemas e prejuízos, comprometendo o pleno funcionamento do negócio.

Isso ocorre pelo fato de que um bom programa realiza a emissão de forma correta, reduzindo de forma considerável as possibilidades de alguma falha ocorrer.

Então, que tal começar a diminuir uma das dificuldades do gerir seu negócio e se informar sobre como escolher o melhor emissor de nota fiscal para sua empresa? Acompanhe o artigo que daremos dicas para sua decisão!

O que é e como funciona um emissor de nota fiscal?

O emissor de nota fiscal é um sistema que facilita a comunicação com a Secretaria da Fazenda e Planejamento (Sefaz).

Isso porque gera os principais modelos de notas fiscais eletrônicas, já com todas as informações preenchidas e verificadas corretamente.

Além disso, um bom emissor também usa um certificado digital para assinar documentos e enviá-los aos clientes de maneira automatizada.

Já o processo de emissão de NF-e por meio de um sistema automatizado funciona da seguinte maneira:

  1. Você gera a nota fiscal no sistema de emissão de notas;
  2. As informações de compra ou venda são enviadas de forma automática para Sefaz da sua região por meio do emissor de nota fiscal;
  3. A Sefaz valida a transação;
  4. Depois de gerada e validada, você terá a DANFE e o XML da nota fiscal disponíveis no emissor;
  5. Então, você pode imprimi-los, salvá-los e enviá-los ao cliente.

Desse modo, todas essas etapas são realizadas em poucos cliques e totalmente online. Basta apenas preencher as informações no software.

Todavia, antes de começar a emitir notas fiscais, você precisará ter um CNPJ ativo, realizar seu credenciamento na Sefaz (para NF-e, NFC-e, CT-e, CT-e OS, MDF-e e nota do produtor rural) ou prefeitura da sua cidade (para NFS-e) e conseguir um certificado digital. 

Para quem um emissor de nota fiscal é recomendado?

A princípio, todas as empresas de todos os tipos de tributação podem contar com a facilidade de um emissor de nota fiscal eletrônica, sejam elas:

  • MEI (Microempreendedor Individual);
  • Microempresa;
  • EPP (Empresa de Pequeno Porte);
  • Empresas do Simples Nacional;
  • Lucro Real;
  • Lucro Presumido.

Vale ressaltar que, essas empresas são obrigadas a emitir nota fiscal, com exceção ao MEI, que o processo só é obrigatório quando o destinatário da mercadoria ou serviço for uma pessoa jurídica.

Portanto, se você quer minimizar burocracias, eliminar trabalhos manuais e economizar com custos operacionais, é indicado contar com um emissor de nota fiscal.

Vantagens em contar com um sistema emissor de nota fiscal

Antes de tudo, com um sistema de emissão de notas fica muito mais fácil enviar os documentos para validação dos órgãos responsáveis e o processo fica mais eficiente.

Conheça só as vantagens de contratar um bom emissor de nota fiscal:

Diminuição de erros

Enquanto o preenchimento manual das notas fiscais é um processo repetitivo, o que aumenta a possibilidade de erros. Caso algum erro ocorra, uma série de problemas financeiros podem ocorrer a ponto de trazer prejuízos para a empresa.

Em contrapartida, com um sistema digital, esse risco não existe. Visto que, todos os dados do cliente são registrados no sistema e as informações só precisam ser inseridas uma vez.

Além de reduzir a possibilidade de erros, você também conseguirá emitir o tempo gasto com retrabalho, como registros de clientes duplicados.

Aumento da produtividade

Você e seus funcionários terão mais tempo para focar no operacional da empresa e nas estratégias de crescimento do seu negócio, em vez de precisar lidar com a burocracia da emissão de notas.

A agilidade ao emitir notas por meio de um emissor também impacta diretamente na produtividade da empresa. Afinal, todo o processo de emissão é feito em poucos cliques, em qualquer horário e lugar, e você ainda pode automatizar determinadas funções.

programa para emitir nota fiscal mei

Segurança

Além de facilitar o processo de emissão e reduzir a incidência de erros, o sistema também garante maior proteção de dados a todas as transações financeiras da empresa.

Os aplicativos que usam armazenamento em nuvem fornecem comunicação criptografada com o servidor, com acesso restrito por senha.

Redução de custos 

Um dos principais benefícios da utilização de um emissor de nota fiscal é a otimização de todos os processos. Com isso, é possível reduzir consideravelmente o tempo gasto com emissões de documentos, o que contribui para melhorar a rentabilidade da empresa.

Além disso, como todo o processo é feito de forma digital, não há mais necessidade de espaço físico para armazenar qualquer tipo de documento, o que ajuda a conquistar um ambiente de trabalho mais organizado e diminuir os investimentos em estruturas.

Armazenamento eficaz

Um dos principais aspectos positivos de aderir à tecnologia para emitir suas notas é a melhoria no armazenamento de documentos eletrônicos.

Como vimos, você conseguirá otimizar o uso de espaços físicos. Além disso, tudo será fornecido eletronicamente, com acesso mais fácil, rápido e com menor risco de perdas e danos.

Comunicação facilitada com clientes e contador

O envio de notas por meio de um emissor é automático, o que facilita a sua comunicação com clientes e também com seu contador.

Em poucos cliques, você pode enviar por e-mail todos os arquivos XMLs que precisa ao seu contador. Assim, fica muito mais prático realizar a gestão fiscal do seu negócio

Também é possível compartilhar via e-mail a DANFE e/ou XMLs com seu cliente. Além de garantir comodidade ao consumidor, reduzir custos com impressão e evitar perdas de documentação, também funciona como um comprovante de entrega do documento.

Tanto você, quanto seu contador, quanto seus clientes ganham em mobilidade e agilidade, já que fica muito mais fácil controlar as informações.

vantagens do software emissor de notas

Dicas de como escolher um sistema de emissão de notas fiscais

Existem emissores de notas fiscais de muitos tipos e nem todos podem ser os mais recomendados para o seu negócio.

Há, por exemplo, sistemas desenvolvidos para grandes empresários, que pagam tributos mais altos e têm necessidades mais rigorosas.

Esses não são os mais interessantes para o MEI, que nem sempre terão de fazer a emissão de muitas notas fiscais mensalmente, ao contrário do grande empresário.

Com isso, o MEI acaba pagando por serviços que não utilizará, o que torna a escolha injusta, ao ter de desembolsar o mesmo valor de players maiores e poderosos.

Para evitar isso, é recomendado que observar alguns aspectos, como:

Analisar as necessidades

É prudente verificar quais as necessidades da própria empresa e examinar se o software emissor pode atender às expectativas do gestor.

É importante notar que, algumas vezes, muitas facilidades oferecidas podem não ser necessárias para o seu modelo de negócio e acabam encarecendo a mensalidade. Assim, antes de fechar um plano, tenha convicção da utilidade dele.

Pesquisar o custo

O custo mensal fixo pode ser vantajoso para aqueles empresários que precisam emitir centenas de notas fiscais. 

Já o MEI, com frequência, precisa emitir as notas em poucas quantidades. Com isso, você, empreendedor, deve se perguntar: “O valor que eu vou pagar valerá, realmente, a pena? Ou será que, na mensalidade, estão embutidos serviços dos quais não vou precisar?”.

Verificar a possibilidade de suporte e manutenção

Um histórico de reclamações de outros usuários sugere que o emissor de nota fiscal não consegue prestar um bom atendimento aos clientes.

Uma empresa séria precisa ter um serviço de suporte técnico que oriente o assinante quanto às dúvidas e ofereça manutenções, caso sejam inevitáveis.

Não adianta adquirir um software que venha com diversas funções, mas que deixe o empreendedor na mão quando ele não sabe como resolver um problema.

Por isso, priorize sistemas que oferecem suporte especializado e com profissionais dispostos a te ajudar.  Afinal, você precisará ter todo apoio caso enfrente algum problema ou surjam dúvidas na hora de emitir suas notas.

Além disso, com um bom suporte, você não perde tempo tentando resolver o problema sozinho ou pedindo ajuda para BOTs.

Certificar a automação do emissor de nota

Outro fato importante é ter certeza de que existe automação na emissão e no envio das notas, para que você não precise ter trabalho desnecessário.

A expedição automática do XML (que tem valor jurídico e fiscal) ao cliente deve estar presente, bem como a facilidade de remessa ao contador, já que ele é peça essencial para que o empreendimento esteja alinhado às exigências fiscais.

Analisar a segurança dos dados

O sistema utilizado precisa ser em nuvem, em vez de servidor próprio, para que exista a segurança de que os dados não sejam perdidos. O emissor de nota fiscal também precisa garantir o backup, para o caso de a empresa precisar dele.

Verificar a disponibilidade do sistema emissor de nota

O controle do empresário fica muito mais fácil quando o programa permite que seja acessado por qualquer aparelho com acesso à internet. Dessa forma, você conseguirá verificar novas compras e realizar outras emissões, em tempo real, mesmo longe do local.

Ver a facilidade no cancelamento das notas

Nas situações em que, por algum motivo, o cliente cancela a compra, como chargebacks, a nota precisa ser cancelada. Então, um sistema que possibilite essa ação, sem grande burocracia, facilita o dia a dia da empresa.

Portanto, com todas essas vantagens apresentadas e dicas para tomar uma boa decisão, você já deve estar preparado para escolher um emissor mais condizente com suas expectativas.

Em resumo, aqui no Emitte, temos um programa emissor de NFs ideal para MEIs e outras empresas do Simples Nacional, com custo justo e prático de usar.

Você sabe o que é e como funciona o Emitte?

De fato, o Emitte é um emissor de nota fiscal eletrônica totalmente online, substituindo o do governo e habilitado para emitir NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e, MDF-e, CT-os e Nota do Produtor Rural.

Além disso, é o emissor mais completo do mercado, com o Emitte você pode escolher o plano que mais se adequa às suas necessidades.

Ainda mais, que temos opções em créditos com pacotes de dez notas para empreendedores que emitem poucas notas e planos mensais e anuais com emissão ilimitada para suprir altas demandas.  

E para começar a usar nosso app, basta escolher a opção ideal para você, inserir seu certificado digital e enfim, começar a emitir suas notas fiscais!

Que tipo de empresa pode usar o Emitte?

Empresas de todos os regimes tributários que necessitam emitir um dos tipos de notas NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e, MDF-e, CT-os e Nota do Produtor Rural.

Em quais estados do Brasil o Emitte funciona?

Até então, em todos os estados do território nacional, sendo para emissão de notas de produtos e transportes. Para nota de serviços verifique se sua cidade está homologada.

Vou precisar de certificado digital para usar o Emitte?

Sim, sua empresa precisa de um certificado digital A1 (recomendado) ou A3. O certificado digital é o que assegura a validade da nota fiscal e de outros documentos eletrônicos.

É emitido por autoridades certificadoras em diferentes padrões.

Se você ainda não tem um certificado digital, pode adquiri-lo conosco com até 90% de desconto através de nosso plano anual ilimitado ou de forma avulsa consultando um de nossos atendentes no chat.

Posso usar um emissor de Nota Fiscal sendo MEI?

De acordo com a Resolução n.º 140 de 2018 do CGSN, um microempreendedor individual é dispensado da emissão de nota fiscal quando seu cliente for uma pessoa física.

No entanto, caso esse mesmo negócio seja realizado com uma pessoa jurídica existe sim, a obrigatoriedade da emissão.

Emitir a nota fiscal gera seriedade, confiabilidade e segurança para sua empresa e seu cliente, afinal, ser MEI exige esforço e compromisso.

Mesmo trabalhando sozinho, é possível ter total controle sobre todos os aspectos de seu negócio, poupando tempo e dinheiro.

É possível habilitar sua empresa para emitir nota fiscal na maioria dos estados brasileiros.

Visite nosso site e conheça todas as funcionalidades e benefícios do Emitte para o seu negócio!

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Conclusão

Com um emissor de nota fiscal, o processo de emitir notas fiscais de produtos ou serviços se torna mais ágil e prático. Com isso, você ganha em redução de custos e produtividade.

Porém, é preciso se atentar às dicas para escolher o sistema ideal para sua empresa e que proporcione todas as facilidades que você precisa, como preços justos, facilidade no cancelamento de notas e suporte especializado.

Gostou do que leu? Aproveite e entre em contato com nossos consultores e veja como fazer sua adesão e conheça a agilidade de nosso sistema de emissão!

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