Quando a emissão da nota fiscal eletrônica apresenta algum erro, a empresa pode fazer uma solicitação para inutilizar o documento. Cancelar NFCe é uma prática comum, contudo é necessário seguir os procedimentos definidos pela Sefaz do estado. O órgão permite que toda a operação seja feita pela internet, sem a necessidade de comparecer ao posto fiscal.

Continue lendo o post, entenda em quais situações é possível fazer o procedimento e como realizá-lo. Boa leitura!

Quando é possível cancelar NFCe?

Inicialmente, é preciso entender as situações que permitem o cancelamento. Portanto, verifique os seguintes pontos:

  • a emissão da NF-e deve ser autorizada pelo Fisco, sendo necessária aprovação do protocolo “Autorização de Uso”;
  • a mercadoria não deve ter saído do estabelecimento, uma vez que gera impostos;
  • a pessoa (física ou jurídica) que receberá a nota não pode tomar conhecimento de sua emissão. Do contrário, libera-se o arquivo XML para que ela possa baixar a NF-e;
  • geralmente o prazo é de 24 horas, mas alguns estados podem ter uma legislação com um prazo menor;
  • no pedido de cancelamento deve constar a assinatura digital do emitente.

Quais procedimentos adotar?

Os estabelecimentos contribuintes podem realizar o procedimento de cancelamento por meio da mesma plataforma adotada para a emissão, seja privada ou disponibilizada pela administração tributária.

O primeiro passo é acessar o sistema emissor e procurar pelo ícone “Cancelar Nota Fiscal”. Assim que encontrado, preencha as informações solicitadas e clique na opção enviar. A informação será direcionada à Receita Federal, que vai avaliar a situação e autorizar ou não o procedimento. Por fim, clique na opção de assinar digitalmente com certificado digital.

Após o prazo legal, também é possível cancelar o documento fiscal pelo mesmo procedimento. Entretanto, haverá a cobrança de multa por atraso. O valor varia conforme o estado.

Quais os erros mais comuns no preenchimento da NFCe?

Dificilmente ocorrerão erros quando o negócio utiliza um software específico para a emissão de notas. Mas, quando o preenchimento é manual, alguns deles são mais frequentes e podem exigir que a empresa solicite cancelar NFCe. Veja abaixo.

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Preenchimento dos dados

Pode parecer simples, mas ainda acontecem erros quando uma pessoa preenche os campos obrigatórios das notas fiscais eletrônicas, como a descrição de informações erradas ou incompletas. Isso pode trazer alguns problemas para a empresa, uma vez que a nota emitida comprova uma série de obrigatoriedades e, se estiverem erradas, o Fisco pode notificar a pessoa jurídica.

Cadastro desatualizado de clientes

Outro fator de erro é o cadastro desatualizado ou incompleto dos clientes. Entre as informações que devem constar na nota estão CNPJ, endereço, CEP, telefone de contato, Inscrição (estadual ou municipal) e outros. Daí a importância de conferir essas informações antes da emissão.

Erro 508: nota rejeitada

É comum quando o emissor preenche o número de seu CNPJ de forma incorreta. Também ocorre quando o número é nulo ou apresenta validade apenas em operações internacionais. Nesse caso, o erro 508 pode surgir na tela do sistema. Quando isso acontece, basta atualizar os dados.

Problemas ou inexistência do certificado digital

Não é possível emitir a nota fiscal sem um certificado digital válido. Caso não tenha um certificado ou o utilizado é o A3, busque atualizá-lo para evitar problemas.

Também há situações corriqueiras que exigem o pedido para cancelar NFCe, como mercadoria incorreta, não pagamento por parte do cliente, falta de mercadoria em estoque, entre outros.

Para garantir que o procedimento seja feito apenas quando necessário, é importante manter o controle das ações da empresa e contar com um software para emissão de notas e, assim, evitar erros.

Aproveite a sua visita no blog e veja um passo a passo de como emitir notas fiscais eletrônicas!