A princípio, é normal surgirem dúvidas quanto às obrigações fiscais e tributárias da empresa, sobretudo no caso de pequenos e microempreendedores.

Entre elas está a questão relacionada ao uso e diferença entre recibo e nota fiscal, afinal para grande parte das pessoas as duas são a mesma coisa.

Devido a complexidade em nosso sistema de tributação, muitos empresários fazem confusão entre recibo e nota fiscal.

É preciso lembrar que tanta burocracia exige muito cuidado e atualizações constantes para evitar problemas posteriores com o fisco.

Ambos os documentos possuem funções diferentes, indicadas para diversas situações que requerem atenção.

Neste post você vai entender um pouco mais sobre as aplicabilidades de cada um. Acompanhe!

Recibo e nota fiscal são a mesma coisa?

Antes de mais nada, não, o recibo não tem o mesmo valor que a nota fiscal.

Ele apenas possui validade fiscal como comprovante de pagamento ou controle fiscal, por outro lado, nota fiscal comprova a realização de um ato comercial, de compra de produtos ou prestação de serviços.

Qual a diferença entre recibo e nota fiscal?

A grande diferença entre recibo e nota fiscal está em seu propósito.

O recibo só pode ser emitido para o profissional liberal, servindo para comprovar o recebimento de valores pelo seu trabalho realizado, já a nota fiscal é um documento que comprova a propriedade da mercadoria a partir da sua data de compra.

Recibo

É um comprovante de pagamento e recebimento. Afinal, a ideia é assegurar os direitos e deveres de compra ou venda para as duas partes: quem adquiriu e quem vendeu.

Também é útil para controle financeiro dos profissionais liberais, assim fazendo com que prestem as informações corretas ao fisco e evitem problemas futuros com a lei.

A rapidez na hora de emitir esse documento, é uma de suas vantagens, sendo necessário colocar apenas alguns dados básicos do profissional e do cliente na hora da emissão.

O recibo pode ser emitido por um equipamento específico, pelo computador e através de uma impressora controlada pela fiscalização.

Algumas dicas para usar o recibo corretamente

  • Segunda via: Uma segunda via é necessária, pois o recibo das transações devem estar sempre nas mãos de quem pagou e de quem recebeu. No caso de documentos impressos, nunca esqueça de fazer um canhoto e lembre-se de guardar sua cópia dos documentos digitais.
  • Atenção ao preencher o recibo: Para evitar problemas contábeis para sua empresa, lembre-se de preencher corretamente o recibo. Tenha atenção redobrada e lembre-se de revisar todo o conteúdo antes de assinar. 
  • Guarde bem os recibos: Garanta que seus recibos fiquem guardados em segurança para futura consulta e defesa em caso de cobrança e fiscalização. Caso utilize documentos físicos, tenha cuidado redobrado na preservação, ficando atento aos riscos de perda e deterioração e tenha cópias digitais autenticadas para cada um. Caso os documentos sejam digitais, o ideal é ter um backup, tanto físico (pendrive e afins) quanto em nuvem, para não ocorrer o risco de exclusão ou vazamento. 
  • Sistema de emissão de recibos: Um sistema de gestão automatizado vai lhe ajudar bastante, pois lhe dará agilidade e segurança, assim gerando o documento automaticamente após cada recebimento, tirando a preocupação com a papelada, edição ou impressão de arquivos digitais.

Nota fiscal

Permite o registro de que uma mercadoria foi comercializada ou que serviços foram prestados. Nesse documento devem constar informações do vendedor e comprador para a apuração de impostos.

Lembre-se que pelo fato de servir para a cobrança de tributos ao fisco, quando não é emitida ocorre a chamada sonegação fiscal, o que pode trazer problemas futuros, entretanto existem notas fiscais que são fornecidas para a comprovação de doação ou transporte de bens, e também serve para cancelar compras e contratos de serviços.

Ela é emitida e impressa mediante um formulário fornecido pelo governo, enquanto as eletrônicas são emitidas pela internet, no site da Secretaria da Fazenda e serve para registrar a venda de produtos ou serviços, que possui como garantia uma assinatura digital.

Algumas dicas para usar a nota fiscal corretamente

  • Verifique o tipo de nota fiscal a ser emitida: Dependendo de sua área de atuação, é necessário verificar o modelo de nota fiscal a ser emitida. É necessário saber quais tipos de notas fiscais existem e a finalidade de cada uma.
  • Cadastre-se na SEFAZ do Estado: A liberação junto à Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ) é essencial para a emissão de notas fiscais. Mesmo que sua empresa se enquadre no Simples Nacional (SN), é necessário emitir a nota fiscal.
  • Certificado digital: Um dos maiores avanços na emissão de documentos corporativos se chama Certificado digital. Nós do Emitte oferecemos esse serviço. Contamos com o melhor e mais completo emissor de notas do mercado.
  • Cadastro adequado de produtos e clientes: A tecnologia nos fornece bastante facilidades, ajudando nas tarefas de rotina, incluindo a gestão de estoque e na gestão de clientes.
  • Conferência de dados: Confira criteriosamente os dados antes de emitir a nota fiscal, pois o ideal é emitir o mesmo com eficácia, pois caso a nota apresente algum erro, não será aprovada pelo SEFAZ.
  • Armazene as notas emitidas: O XML e o DANFE são gerados assim que você emitir a nota fiscal. Ambos são importantes, mas com funções diferentes. O DANFE deverá ser impresso e enviado ao cliente que vai receber a mercadoria (ele é a representação gráfica e a confirmação da emissão da nota fiscal). O XML deverá ser armazenado pela empresa pelo prazo máximo de 5 anos a partir da sua emissão, caso seja solicitado pelo estado em uma apresentação futura.

Objetivos

Ambos têm o objetivo de apurar o valor do imposto que será pago para o governo federal, estadual ou municipal, conforme é especificado no Código Tributário Nacional e nas legislações esparsas.

Caso você necessite de ajuda para evitar complicações com o fisco, contrate profissionais experientes para cuidar da contabilidade.

Lembrando que é obrigatório a emissão do recibo quanto da nota fiscal, e é necessário que seja realizada no momento da venda ou da prestação do serviço, sendo que, mesmo com o fornecimento de nota fiscal, o recibo poderá ser fixado junto a ela.

Preenchimento

Recibos exigem menos dados que a nota fiscal. Em um recibo constam as seguintes informações:

  • A frase: “Recebemos a importância de R$” (valor recebido pela mercadoria ou serviço em números e por extenso);
  • Forma de pagamento;
  • Breve descrição do produto vendido ou serviço prestado;
  • Quantidade de parcelas (se for o caso);
  • Data de pagamento ou recebimento;
  • Assinatura do responsável.

Já as notas fiscais exigem mais informações, como:

  • Necessário um emissor para gerar o arquivo XML e fazer o envio para o sistema Secretaria de Estado de Fazenda — Sefaz;
  • Informações sobre a empresa (nome, CNPJ, endereço, inscrição municipal e estadual e telefone de contato);
  • Número da nota fiscal;
  • Descrição dos produtos e valores;
  • Data de emissão.

Emissão

Recibos geralmente são emitidos em duas vias, uma com o vendedor ou prestador de serviços e outra com o comprador. Ele pode ser emitido tanto por pessoa física quanto jurídica.

Por outro lado, a emissão da nota fiscal é obrigatória para pessoas jurídicas na venda de mercadorias, prestação de serviços, transporte de mercadorias ou devoluções.

Ambos devem ser emitidos no ato da compra ou prestação de serviços, preferencialmente após a conclusão do pagamento e no próprio estabelecimento.

Nas vendas realizadas no campo digital, é preciso que as informações sejam armazenadas para o controle da fiscalização e emitidas no ato da conclusão da transação comercial.

Tributos incidentes

Não há cobrança de tributos para o recibo, no entanto, incidem sobre as notas fiscais impostos de fiscalização tributária como IR (Imposto de Renda), ISS (Impostos sobre Serviços), ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias), PIS (Programa de Integração Social), COFINS (Contribuição de Financiamento da Seguridade Social) e IPI (Impostos sobre Produtos Industrializados).

O que acontece se a empresa emitir o recibo como nota fiscal?

A nota fiscal é utilizada pelo governo para fiscalizar a arrecadação de impostos. Quando a empresa emite o recibo como se este fosse a nota fiscal está sujeito às medidas do artigo 1 da lei 8.137/1990 para sonegação de impostos, que pode gerar:

  • Multas de até 75% do valor da nota omitida;
  • Perda da garantia de produtos para o cliente;
  • Visão negativa associada à empresa.

Contudo, o negócio precisa se adaptar a situações como esta, pois casos assim podem ser identificados por meio de auditorias da Receita Federal, ou quando os clientes denunciam a prática.

Vale ressaltar que, apesar da diferença entre recibo e nota fiscal, os dois são importantes para a gestão financeira do empreendimento.

Desse modo, facilitam o controle e a prestação de contas, além disso compreendem mais transparência, assim, sendo essenciais para a administração e crescimento do seu negócio.

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