O CEPOM (Cadastro de Prestadores de Outros Municípios), é a legislação municipal que prevê a necessidade de uma empresa cadastrada em um determinado município também estar cadastrada nos outros municípios onde os seus serviços são prestados.

Se a sua empresa presta serviços a clientes em outros municípios onde exista o CEPOM, você não poderá deixar de operar sem se cadastrar, porém poderá ter que pagar impostos adicionais, pelos motivos que veremos a seguir. Além disso, o cadastro prévio de fornecedores ainda contém outros detalhes que você precisa saber. 

O objetivo por trás de sua criação é simples: prevenir e combater a sonegação de impostos. Em algumas cidades, ele se chama CENE, o Cadastro de Empresas não Estabelecidas. CPOM, sem o “E”, também é comum.

Independentemente da terminologia utilizada, nada muda quanto às suas normas. Neste artigo, mostraremos como o CEPOM funciona para fins de retenção do ISS. Continue a leitura e confira!

CEPOM: mas então, qual a sua relação com a retenção do ISS?

É fundamental para você, pequeno empreendedor, entender que, se a sua empresa não estiver devidamente cadastrada nos municípios em que presta os seus serviços, os clientes serão obrigados a fazer a retenção do ISS (Imposto Sobre Serviços).

O problema, nesse contexto, é que o ISS é devido no município onde o negócio está estabelecido. Isso significa que essa retenção implicará na bitributação desse tributo. Em outras palavras, você terá que pagá-lo tanto na sua cidade de origem quanto na cidade em que o serviço foi prestado.

No que se refere ao funcionamento do CEPOM em si, ele serve unicamente para comprovar que as empresas estão constituídas corretamente. Em relação à tributação, o cadastro faz com que o ISS seja direcionado de maneira correta sem que haja duplicações sobre a nota de serviço emitida.

Sob o olhar do governo, esse mecanismo foi criado como modo de evitar uma prática bastante comum entre algumas organizações: a de mudar seus endereços para uma cidade cuja tributação do ISS é menor do que em seu município natal.

Como o cadastro é realizado?

O passo a passo para realizar o cadastro vai depender de cada município. Em algumas cidades, são pedidos um número maior de documentos, enquanto em outros a quantidade de arquivos solicitados é menor. Existem, também, casos em que os processos são totalmente ou parcialmente online e outros presenciais.

Independentemente do formato adotado, a finalidade é sempre a mesma: comprovar a existência da empresa, seu funcionamento e colher dados para a realização do cadastramento. Entre os documentos normalmente requisitados estão:

  • Cópia de CNPJ;
  • Comprovante de endereço da organização;
  • Cópia de alvará;
  • Documento de constituição e/ou modificações;
  • entre outros comprovantes de localização e funcionamento, por exemplo, fotos do negócio.

É importante entender que, para que o cadastro seja realizado, a empresa precisa estar completamente regularizada nos âmbitos federal, estadual e municipal.

A necessidade dessa formalização se deve ao fato de que, antes, os empresários migravam de municípios que apresentavam impostos mais elevados para cidades vizinhas que tinha alíquotas mais baixas relativas ao ISS, mas somente de maneira formal, tendo em vista que na prática, exerciam suas atividades ou, até mesmo, mantinham as suas sedes nos mesmos locais que antes.

Portanto, se você está prestando um serviço para uma empresa localizada em outra comunidade, aconselhamos que verifique se existe um CEPOM ou órgão similar que requeira este tipo de registro. Caso não exista, você não precisa se preocupar, pois não haverá necessidade de fazer tal cadastro. 

Sendo assim, caso um cadastro seja reprovado, ou o prestador continue sem o registro no CEPOM, a bitributação sobre o serviço executado continuará acontecendo.

Assessoria especializada no processo

Em primeiro lugar, se você ainda tem mais dúvidas sobre o CEPOM, além das já levantadas neste texto, os contadores são os profissionais preparados para resolvê-los e garantir a segurança de suas ações. 

Quando um conselho municipal fornece informações, alguns termos técnicos e legais também podem surgir, além de trechos da legislação municipal nacional. Nesse caso, é extremamente importante ter um contador ‘traduzindo’ uma possível resposta complicada e ajudando você a entender as leis de outro lugar. 

Isso pode até fazer a diferença entre ter ou não problemas em entender (ou não) as informações obtidas dos fiscais. Já o processo de cadastramento em si pode ser feito pelo próprio escritório de contabilidade, e não necessariamente por um sócio ou proprietário do negócio. 

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Consequentemente, os riscos de erros no registro e no cumprimento de outras regulamentações são reduzidos, evitando transtornos futuros. 

Além disso, terceirizar essa carga burocrática tira preocupações e mais tarefas para o empresário, o que é sempre bom para o gestor que precisa concentrar seus esforços no dia-a-dia da empresa, seu crescimento, serviços, gestão de pessoas e outros , fatores operacionais e administrativos. Enfim, entendendo o que é o CEPOM e como funciona, todas essas ações ficam muito mais fáceis!

Quais cidades contam com o CEPOM?

Entende-se que a concorrência é grande e, se o cliente não permitir, o ideal seria consultar um escritório de contabilidade para instrução e investigação. 

Porém, a legislação também varia de acordo com cada município e, hoje, existem cerca de 5.569 municípios no país, o que restringe bastante o número, visto que apenas 15% desses municípios possuem sistema de gestão tributária online e consequentemente o número cidades que requerem CPOM é reduzido.

Como prática de prevenção de problemas, deve-se dar atenção especial às grandes cidades e/ou áreas metropolitanas cujos sistemas de gestão tributária e fiscalização há muito foram modernizados. 

Se você já tem clientes de outras cidades, deve consultar estas prefeituras sobre a presença ou ausência do CEPOM e suas normas. Se você adquirir clientes de outras comunidades, deverá se familiarizar com seus critérios de registro. 

Outro aspecto que merece atenção especial é o fato de alguns municípios exigirem a inclusão do CEPOM para que prestadores terceirizados possam atender os clientes que ali residem. Para efeito de comparação, existem municípios onde existe o CEPOM, mas o registo não é obrigatório e a ausência deste registo não impede os clientes de serem atendidos nesses locais. 

Também é importante prestar atenção às diferenças que existem entre as cidades para o registro, pois este não é um processo de padrões nacionais, gerais ou uniformes para todos os locais. Por exemplo, se a operadora atende clientes em 10 municípios que exigem cadastro, isso deve ser feito dez vezes, uma vez em cada prefeitura. 

Quais as consequências caso o cadastro não seja realizado?

Em regra, o Imposto Sobre Serviços é devido no local em que a empresa se encontra constituída, e a falta de cadastro no CEPOM vai gerar a bitributação, o que, por sua vez, pode acarretar uma série de consequências prejudiciais ao negócio. Veja os principais problemas!

Elevação das despesas

Nas situações em que o cliente reter o ISS sobre uma nota fiscal, e a prefeitura do município prestador do serviço cobrar o mesmo imposto sobre ela, as duas incidências deverão ser quitadas. Nesse caso, considera-se que as duas estão atuando de forma certa, devido à situação cadastral da organização.

Nesse cenário, será preciso pagar o ISS em duplicidade até que a regularização seja feita. Caso contrário, o negócio ficará em situação de inadimplência, correndo o risco de ser penalizado por falta de pagamento.

Perda de clientes e queda no faturamento

Se um novo cliente surgir enquanto a situação é irregular, pode ocorrer de o prestador não conseguir atendê-lo antes que seu cadastro seja finalizado e aprovado pela prefeitura. Assim, é possível que se perca o eventual comprador ou o faça esperar até a total regularização, o que, de todo modo, impede a entrada de recursos.

Problemas para estabelecer o preço dos serviços

Para definir o preço adequado dos serviços é preciso considerar os custos da empresa, inclusive os impostos a serem pagos. Por este motivo, quando não é possível identificar as reais incidências tributárias no valor do serviço, é praticamente impossível fazer a precificação de maneira precisa.

Nesse contexto, a companhia pode perder não só uma parte do lucro devido ao pagamento em excesso dos tributos — pode também ver a sua competitividade diminuir, já que sofrerá impactos com o aumento considerável dos preços, que serão menos atrativos do que os encontrados na concorrência.

Como é possível evitar esses problemas?

Para evitar que os problemas mencionados atinjam o negócio, é recomendável buscar informações com a prefeitura de cada município atendido acerca o CEPOM e sua forma de cadastramento. Além disso, também é necessário lembrar de atualizar esse cadastro todas as vezes que uma cidade nova entrar no escopo de serviços prestados.

Em ambos os casos, a dica é sempre procurar informações corretas e oficiais para evitar qualquer tipo de erro. Assim, nesse sentido, o ideal é contar com um profissional que entenda sobre o assunto, ou se dirigir ao setor responsável pelo processo na prefeitura do município.

Por fim, a atitude mais correta é pedir o auxílio de um contador, que avaliará a abrangência dos serviços que a sua empresa presta. Assim, ele reunirá as cidades atendidas (e também aquelas pretendidas) que já contam com o CEPOM e orientará de acordo e garantirá segurança às ações executadas.

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