Desde 2006, está em operação a nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e), desenvolvida principalmente para trazer mais agilidade aos processos fiscais.

Basicamente, a emissão e controle pode ser feita pela internet, utilizando um sistema apropriado; contudo, ainda podem surgir dúvidas de como emitir uma NFS-e, quais os processos envolvidos, entre outras questões.

Continue lendo o post, entenda mais sobre o que é, para que serve, quando é necessária e os principais passos para a emissão de uma nota fiscal de serviço eletrônica. Acompanhe!

O que é nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal é um documento obrigatório em qualquer relação comercial ou prestação de serviço. Trata-se de um recibo cuja emissão funciona como registro para documentar a transação de mercadorias ou serviços, bem como a transferência de propriedade acerca de um bem ou atividade realizada.

A nota fiscal eletrônica tem o mesmo valor da nota fiscal convencional, podendo ser impressa ou transferida para as partes envolvidas apenas no meio digital.

Iniciativa do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e da Receita Federal, essa opção facilita a troca de documentos fiscais, o que permite que cada vez mais os documentos oficiais se tornem eletrônicos.

A NFS-e, em específico, trata das transações que envolvam serviços prestados e se dá por meio de uma assinatura digital chamada token, que possibilita o acompanhamento em tempo real do fisco sobre as transações efetuadas. Em determinadas cidades, ela é obrigatória para empresas.

Vale ressaltar que somente podem ser emitidos digitalmente os modelos 1 e 1-A para os contribuintes do IPI ou ICMS, ou seja, alguns tipos de documentos fiscais, como Cupom Fiscal e Nota Fiscal a Consumidor modelo 2, não podem ser emitidos de forma eletrônica.

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Qual a diferença entre NF-e e NFS-e?

Basicamente, a diferença diz respeito a finalidade de cada uma. Enquanto a Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é destinada ao registro de vendas de mercadorias, a Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e) tem a função de listar serviços prestados.

Uma empresa pode emitir as duas em um mesmo sistema, mas é importante saber que o processo é um pouco diferente.

Como emitir uma NFS-e?

Em linhas gerais, a nota fiscal de serviço deve ser emitida diretamente no site da prefeitura do município em que o serviço foi prestado ou por meio de um sistema específico que faça essa integração com o órgão responsável.

Vamos aos principais passos!

1. Credenciamento

Se o seu município disponibiliza a emissão digital, é possível preencher um formulário de credenciamento. Será emitido um protocolo para que o responsável pela empresa possa comparecer à prefeitura para apresentação dos seguintes documentos, que viabilizam o cadastro:

  • protocolo de solicitação do credenciamento;
  • CPF original do proponente;
  • documento de identificação do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica.

Seu formulário e os documentos passarão por uma verificação, e, se estiver tudo certo, sua senha será desbloqueada, e um aviso será enviado para seu endereço de e-mail. A partir daí, o acesso ao sistema de geração de notas será liberado.

2. Acesso ao sistema

O acesso pode ser feito por meio de certificado digital ou no site da prefeitura, na área destinada à emissão de notas fiscais. Preencha os dados solicitados e a senha informada no momento do credenciamento. A vantagem é que não será preciso digitá-los toda vez que for emitir nota.

No primeiro contato com o sistema, verifique se todos os dados da pessoa jurídica estão corretos, como CNPJ, inscrição municipal, razão social, atividades, regime de tributação etc.

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Caso constate algum erro, entre em contato com a prefeitura. Além dessas informações, também é possível acrescentar site, e-mail e logo da empresa.

3. A emissão da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e)

A emissão ocorre em quatro etapas. Cada uma delas influencia a sequência do preenchimento. Veja:

Tomador de serviços

O emissor deve determinar o método de emissão:

  • intermediação — deve indicar o CNPJ que está intermediando a prestação de serviço;
  • substituição — deve indicar CNPJ do tomador e o número da nota que será substituída. Nesse caso, o próprio sistema informa os dados para conferência.

Se nenhuma das duas opções for selecionada, será gerada uma nota fiscal comum de venda de produtos.

Atividades

As atividades que a companhia desenvolve apresentam configurações que estabelecem as telas subsequentes para o lançamento da nota fiscal de serviço eletrônica.

No campo atividades, é possível ver a lista, conforme o cadastro da prefeitura, e selecionar a opção que mais se adéque ao serviço prestado pelo emissor.

Dedução

Na segunda etapa, o emissor pode selecionar o campo “dedução” da base de cálculo, caso tenha de descontar valores referentes a materiais, por exemplo. Se isso ocorrer, ele será direcionado a outra página para informar as deduções, e os valores serão reduzidos da nota integralmente.

Detalhamento

Esse campo serve para definir quais itens vão compor a nota fiscal, assim como em uma nota convencional. Cada item deve ser adicionado separadamente com sua descrição, bem como as horas trabalhadas e o valor de cada serviço.

Cada etapa deve ser preenchida corretamente para que a emissão seja validada ao final do processo. Se tudo estiver ok, é só clicar em emitir, e, assim que o processo for finalizado, o sistema envia uma mensagem para o seu e-mail com o endereço de acesso ao documento.

Também é possível enviar a NFS-e diretamente para o e-mail do cliente. Para isso, é necessário apenas informar o endereço de e-mail dele.

A identificação dos serviços ocorre de acordo com a lista elaborada pelo SPED. Vale ressaltar que, em uma mesma nota, é permitido descrever mais de um serviço prestado, desde que ele esteja relacionado a um dos itens da lista e que apresente a mesma alíquota e tomador de serviço.

Após o envio da NFS-e, é feito um registro no sistema com fácil acesso para consulta e cancelamento (se for o caso).

Por que contar com um sistema especializado?

Emitir notas fiscais requer atenção para evitar erros no preenchimento dos dados, reduzindo, assim, a possibilidade de haver divergências de informações ou erros que podem trazer algum prejuízo para o negócio.

Um sistema emissor de notas fiscais eletrônicas vai evitar erros e simplificar o processo como um todo, o que garante menos burocracia e mais agilidade para a empresa.

Em linhas gerais, há um ganho de tempo significativo, uma vez que o processo pode ser automatizado. Em um sistema como o Emitte, as vantagens são ainda maiores, pois a empresa só paga um pequeno valor por cada vez que emitir nota, não há mensalidade, e todas as etapas são feitas pela internet, de forma segura e intuitiva.

Agora que você já sabe como emitir uma NFS-e e conhece o Emitte, é o momento de trazer todos os benefícios para sua empresa, ganhar competitividade, reduzir custos e evitar quaisquer erros que possam comprometer a saúde do negócio.

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