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Como Emitir Nota Fiscal – Saiba as Vantagens e Requisitos

Empreendedor emitindo nota fiscal

Apesar de ser uma tarefa essencial em qualquer negócio, não é incomum encontrar empreendedores que ainda tenham dúvidas em relação a como emitir nota fiscal eletrônica. 

Resumidamente, as notas fiscais, documento criado para substituir o antigo talão de papel, são utilizadas para registrar e formalizar a venda ou compra de mercadorias e serviços.

Por ser emitida e armazenada eletronicamente, a NF-e dispensa a impressão e o arquivamento físico da nota. Assim, sua validação é garantida pela assinatura digital da SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do Estado ou Município em que o negócio está registrado.

Dito isso, mostraremos o passo a passo de como emitir notas fiscais eletrônicas. Continue a leitura e confira!

Agora, para você entender de forma ainda mais fácil, preparamos um vídeo resumido com as principais informações. Assista!

Por que emitir nota fiscal

Em resumo, toda empresa possui diversas tarefas necessárias para manter uma boa saúde financeira e fiscal. Nesse aspecto, a emissão de notas fiscais conta como uma das mais importantes. 

Isso se deve ao fato de cada nota fiscal registrar as compras e vendas de produtos ou serviços, bem como a cobrança de tributos decorrentes dessas transações comerciais, como o ICMS e ISS (no caso de empresas não cadastradas no Simples Nacional).

Dessa forma, a maioria das empresas é obrigada a emitir esse documento, comprovando o faturamento e recolhendo os impostos. 

Há poucas exceções a esta regra, como é o caso do MEI: esta categoria só deve emitir nota fiscal quando fizer negócios com outras pessoas jurídicas, ou se o consumidor assim solicitar.

A não emissão de nota fiscal pode trazer diversos problemas, desde em questões mais simples como o controle de faturamento, até a situações de sonegação de impostos. 

Ou seja, o descumprimento dessa obrigação gerará uma grande dor de cabeça, tanto jurídica quanto financeira. Por isso, é fundamental não só faturar, mas realizar todo o processo de maneira correta, apurando impostos e registrando informações precisas. 

E para fazer isso, primeiro você precisa conhecer os modelos existentes. 

O que é a Nota Fiscal Eletrônica

A NF-e é um documento gerado e armazenado eletronicamente que serve para comprovar e formalizar a venda de produtos e serviços, tanto no ambiente físico quanto digital. 

A nota fiscal eletrônica possui diversos formatos, mas todos registram as transações tributárias para facilitar a fiscalização das transações envolvendo a empresa, o comprador e o órgão público.

Assim, para saber exatamente como emitir nota fiscal, é importante conhecer os modelos usados em cada situação:

Nota Fiscal de Produtos Eletrônica (NF-e)

A nota fiscal eletrônica é o modelo mais conhecido, sendo obrigatoriamente utilizada em qualquer venda ou compra de produtos com incidência de ICMS.

Ela substitui as antigas notas de modelo 1 e 1A, e vem juntamente ao característico DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal), que é sua representação gráfica.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica(NFS-e)

Este tipo de nota é utilizado para registrar todo serviço ofertado ou adquirido, onde há a incidência do ISS (Imposto Sobre Serviços). 

Dessa forma, seu modelo fica a cargo de cada município, bem como a inscrição obrigatória para sua emissão, a Inscrição Municipal.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A nota fiscal do consumidor foi implementada para substituir o cupom fiscal e a nota do tipo 2, sendo utilizada em varejos ou vendas diretas ao consumidor final. 

Ela serve para comprovar a aquisição do consumidor, bem como os valores pagos pelo item em questão.

Com isso, a NFC-e ajuda tanto no controle fiscal, quanto na facilitação do registro de venda.

Conhecimento de Transporte Eletrônica (CTe)

O CTe é uma nota emitida sempre que houver contratação de um serviço de transporte de carga, seja aéreo, rodoviário, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.

Assim, este documento fiscal registra e identifica o que está sendo transportado, bem como o remetente e destinatário da carga. 

Com isso, ele se torna obrigatório tanto para a liberação da carga, quanto para a fiscalização da transação em si.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônica (MDFe)

Similarmente ao CTe, o MDFe registra, fiscaliza e identifica os serviços de transporte de carga, independentemente da modalidade da transportadora. 

Porém, o que o difere do CTe é que ele deve ser emitido sempre que o transporte for interestadual, ou seja, de um estado ao outro.

Por isso, enquanto um trajeto pode possuir vários CTe para diferentes pontos, o MDFe agrupa todos os CTe e suas informações em um mesmo documento fiscal. 

Como emitir nota fiscal eletrônica

Nota Fiscal no computador

Primeiramente, para emitir uma nota fiscal é necessário ter registro no departamento financeiro de sua cidade ou estado. 

Mulher com nota fiscal

Logo, é preciso obter uma Inscrição Municipal caso sua nota pretendida seja a de serviços, ou uma Inscrição Estadual, para as demais notas de produtos.

Em suma, ambas as Incrições concedem a permissão para o funcionamento de uma empresa, além de manter a fiscalização e controle do pagamento de impostos.

Assim, cabe ao órgão subordinado ao município ou estado o cadastramento do CNPJ como emissor da nota fiscal em questão. Depois de cadastradas, as etapas seguem o mesmo modelo de negócio.

Começaremos, então, pelos requisitos necessários para a emissão da nota fiscal eletrônica. São eles:

  • Certificado digital;
  • Computador;
  • Software emissor;
  • Internet.

Certificado Digital

Para ser possível emitir uma nota fiscal, você precisará de um certificado (ou assinatura) digital. O mais recomendável é obter a certificação A1, já que apresenta diversos benefícios quando comparada a A3.

  • A1: É utilizado para sistemas de gestão em nuvem, ou seja, é armazenado online diretamente no sistema, sem a necessidade de armazenamento em dispositivos externos e, atualmente, é o mais adequado pela sua segurança e facilidade. 
  • A3: É utilizado quando o usuário emite seus documentos por outros tipos de emissores, que geralmente exigem que o certificado esteja conectado no momento em que o usuário precisa emitir sua nota fiscal. Ou seja, eles são armazenados em um dispositivo externo, como pen drives ou HDs. 

O processo de cadastro pode ser feito na associação dos contabilistas do seu município, nas Agências dos Correios e em franquias do Cartório Mais.

Também existe a possibilidade de fazê-lo de forma online, no site da CertiSign. Caso não consiga realizá-lo, peça auxílio ao seu contador.

Mulher com nota fiscal

Computador

Seja com um computador, notebook, tablet ou smartphone, a emissão da nota fiscal eletrônica só será executável quando solicitada através de um destes dispositivos, desde que o sistema escolhido seja compatível com tais aparelhos.

Atualmente, você pode optar por uma plataforma online (computação em nuvem) desenvolvida por um agente terceiro. 

Nesse sentido, o Emitte oferece um emissor totalmente online e automatizado para MEIs, pequenas e médias empresas do Simples Nacional.

Software

Semelhantemente, para emitir a NF-e é necessário ter um software específico como o Emitte. Voltamos a esse ponto porque é interessante saber, por exemplo, que mais do que um programa emissor você, pequeno empresário, terá a seu dispor um sistema que:

  • Permite automatizar determinadas funções;
  • Garante a segurança dos dados;
  • É fácil e rápido de usar;
  • Pode ser acessado a partir de qualquer computador.

Outra vantagem é que as informações utilizadas ficam gravadas em sua “memória”, eliminando a necessidade de ter que preenchê-las novamente a cada vez que uma nova nota for emitida.

Internet

Ainda que conte como um senso comum, ter acesso à internet também está entre o passo a passo de como emitir notas fiscais eletrônicas. 

Em virtude da comunicação direta com a Receita Federal e a SEFAZ do seu Estado é preciso estar sempre conectado, pois é preciso a liberação automatizada desses órgãos para que o processo de emissão flua corretamente e sem contratempos.

Equipe trabalhando no computador

Basicamente, esses são os requisitos necessários para emitir uma NF-e. Entretanto, antes de tudo isso, sua empresa deve estar cadastrada na SEFAZ do estado de sua localização.

O cadastramento pode variar de acordo com os diferentes Estados da união, porém é bastante simplificado em todos eles.

Aqui, não custa pedir a ajuda de um contador para saber o que está envolvido na legislação local. Para começar, escolha a modalidade de credenciamento “Em homologação”. Desse modo, suas notas serão enviadas somente como um teste até que você esteja realmente apto para emiti-las.

Quando isso ocorre, mude a opção para “Em produção”. Feito isso, suas notas serão enviadas oficialmente.

Campos obrigatórios que devem ser preenchidos durante a emissão

É agora que veremos a parte prática de como emitir nota fiscal. Durante a emissão, há campos obrigatórios a preencher. São eles:

  • Dados do emitente (CNPJ, Razão Social, Inscrição Municipal, Inscrição Estadual, Endereço, etc);
  • Dados do destinatário (para quem você vendeu o produto ou serviço, sendo necessário informar o CPF ou CNPJ, o nome completo ou a Razão Social, o endereço e as Inscrições Estadual e Municipal quando houver);
  • Produtos e/ou serviços vendidos;
  • Identificação dos produtos e/ou serviços vendidos (nomes, o que são e tudo o que for preciso para descrevê-los propriamente, incluindo marca, modelos, série, cor, tamanho, etc);
  • Tipo de unidade (UN, PÇ, M² entre outros);
  • Quantidades vendidas (volume de vendas de um determinado item, conforme a sua unidade de medida);
  • Valor unitário (o software é capaz de fazer isso automaticamente, desde que você preencha o valor total ou cadastrado o valor unitário. Ele faz isso por meio da razão obtida entre o valor total pela quantidade vendida);
  • Valor total (procedimento exatamente igual ao anterior);
  • Peso líquido total (peso somado de todos os produtos vendidos);
  • Peso bruto total (peso somado de todos os produtos com o acréscimo das embalagens).

NCM

Usado em todos os países do Mercosul para a identificação de produtos dos mais variados gêneros, o código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) também é obrigatório.

Entenda que, por intermédio do NCM, serão determinadas as alíquotas aplicáveis no que diz respeito à tributação dos produtos.

CEST

O Código de Especificador da Substituição Tributária, o qual recebe a sigla CEST, também precisa ser preenchido na NF-e. Regulamentado pelo convênio ICMS 92/15, o código é composto por 7 dígitos.

Sua presença é obrigatória em notas fiscais cujas mercadorias permitem a substituição tributária.

Emitir nota fiscal é com o Emitte

Como você viu ao longo deste guia, emitir nota fiscal exige alguns cuidados e compreensões prévias, mas não é uma tarefa muito difícil. 

Sobretudo, fortalecemos a importância de escolher um bom programa emissor de NF-e, buscando a procedência do fornecedor, observando quais são os recursos oferecidos pelo sistema, como é o suporte técnico, entre outros benefícios.

Portanto, para você que busca um sistema confiável e facilitador, o Emitte disponibiliza benefícios como otimização de tempo e processos ao automatizar as emissões, economizando vários minutos.

Além disso, você garante emissões ilimitadas e assistidas por um suporte especializado e preparado para tirar suas dúvidas.

Assim, para utilizar o Emitte, basta seguir os seguintes passos:

  1. Observe se você possui o credenciamento ativo para emitir notas fiscais;
  2. Cadastre-se gratuitamente no sistema;
  3. Insira seu Certificado Digital A1 vinculado ao seu CNPJ. Caso você não o possua, é possível conseguir seu certificado com o Emitte;
  4. Preencha os dados da sua nota em poucos cliques e a envie automaticamente por e-mail.

Com o Emitte, você conta com mais praticidade para suas emissões e otimiza os processos da sua empresa.

Equipe Emitte

Somos apaixonados em aprender, ensinar e compartilhar conteúdo de qualidade para que o empreendedor continue evoluindo. Acreditamos que juntos podemos alcançar o sucesso através do conhecimento!

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