Como emitir nota fiscal: passo a passo simples e completo

Primeiramente, emitir uma nota fiscal é mais fácil do que se imagina. A grande maioria das empresas tem a obrigação de registrar a compra e venda de produtos e serviços por meio deste documento: por isso é fundamental fazer a sua emissão corretamente.

Como muitos empreendedores, principalmente os novos, ainda possuem diversas dúvidas sobre como emitir a nota fiscal e outras questões envolvendo este documento tão importante, vamos explicar tudo que você precisa saber para emitir a sua nota fiscal eletrônica (NF-e).

Antes de tudo, a nota fiscal eletrônica é um documento criado para substituir as antigas notas de papel, preenchidas à mão. Esse documento fiscal é utilizado para registrar e formalizar a venda ou compra de mercadorias e serviços.

Sendo assim, por ser emitida e armazenada eletronicamente, a NF-e dispensa a impressão e o arquivamento físico da nota, tornando o processo de emissão mais simples e rápido.

Assim, sua validação é garantida pela assinatura digital da Sefaz (Secretaria da Fazenda) do Estado ou Município em que o negócio está registrado.

Por fim, para entender como emitir nota fiscal, é muito importante saber como esse documento fiscal funciona.

Nota fiscal eletrônica: o que é e quem deve emitir

Antes de mais nada, a nota fiscal eletrônica (ou NF-e) é um documento gerado e armazenado eletronicamente, com o objetivo de comprovar e formalizar as operações tanto no ambiente físico quanto digital.

De forma simples, ela registra, formaliza e recolhe os impostos de todas as vendas ou prestação de serviços da sua empresa.

E é por isso que emitir nota fiscal é uma das principais obrigações de um negócio, pois é através desse documento que a Receita realiza a fiscalização.

Além disso, a nota fiscal eletrônica possui diversos formatos, cada um voltado para um tipo de operação e sua respectiva tributação.

Mas e quem deve emitir nota fiscal?

Por ser o documento fiscal que formaliza as vendas ou prestações de serviço e realiza o recolhimento dos impostos, toda empresa deve emitir notas fiscais em cada uma de suas operações.

Por exemplo, o MEI é a única categoria que possui uma pequena exceção, tendo a emissão obrigatória apenas quando realizar um negócio com uma outra empresa. 

Ou seja, o microempreendedor pode optar por emitir ou não quando vender ou prestar serviço a uma pessoa física.

E o que acontece se eu não emitir nota fiscal?

Como a nota fiscal é a responsável pela fiscalização e arrecadação dos tributos de cada operação, deixar de emiti-la pode gerar multas de 10% a 100% do valor da nota omitida ou contestada.

Inclusive, por isso, em casos mais graves, deixar de emitir as notas de cada operação pode enquadrar-se como crime de sonegação (previsto de 2 a 5 anos de prisão).

Além disso, as multas aumentam de acordo com o tributo sonegado, o que significa que quanto mais você deixar de emitir, mais caro será para o seu bolso.

Nesse sentido, você pode se deparar com duas situações:

• Não emissão intencional: multa equivale a 75% do valor da nota omitida;
• Emissão com informações erradas: equivale a 20% de seu valor.

Lembrando que, apesar da nota fiscalizar os impostos e transações, sequer é possível esconder ou camuflar seus ganhos e gastos omitindo notas fiscais ou mudando seu valor. Isso porque tanto a Receita quanto a SEFAZ fiscalizam as movimentações de uma empresa com o cruzamento de dados bancários e financeiros. 

Ou seja, se você quer evitar problemas, é melhor emitir corretamente.

Tipos de notas fiscais

Considerando que existem inúmeros tipos de operações, é necessário entender qual modelo de nota sua empresa deve utilizar.

Por fim, inclusive, uma mesma empresa pode ter que emitir diferentes tipos de nota, seja para entrada de mercadoria no estoque, devolução de produto ou venda no varejo. 

Por isso, para não cometer nenhum erro, entenda cada situação. 

Nota fiscal de produto eletrônica (NF-e)

A nota fiscal de produtos (ou nota fiscal de venda) é um dos modelos mais comuns, sendo obrigatoriamente utilizada em qualquer venda ou compra de produtos com incidência de ICMS.

Ela substitui as antigas notas de papel de modelo 1 e 1A, e vem juntamente ao característico DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal), que é sua representação gráfica.

Quando utilizar a NF-e: além da compra e venda de mercadorias, a nota de produto é obrigatória em importações e exportações, operações interestaduais ou quando uma mercadoria é transferida entre estoques.

Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

Este tipo de nota é utilizado para registrar todo serviço ofertado ou adquirido, onde há a incidência do ISS (Imposto Sobre Serviços). 

Dessa forma, seu modelo fica a cargo de cada município Para emiti-la, é necessário solicitar uma Inscrição Municipal na prefeitura.

Nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e)

A nota fiscal do consumidor, por exemplo, foi implementada para substituir cupom fiscal e a nota do tipo 2, sendo utilizada em varejos ou vendas diretas ao consumidor final, como lanchonetes, mercados, padarias, lojas de roupas, entre outras. 

Ela também possui um DANFE, mas além de ser menor e com apenas as principais informações da venda e do emitente, possui um código QR. 

A NFC-e serve para comprovar a aquisição do consumidor, bem como os valores pagos pelo item em questão. Com isso, ela ajuda tanto no controle fiscal, quanto na facilitação do registro de venda.

Conhecimento de Transporte Eletrônica (CTe)

O CTe é uma nota emitida sempre que houver contratação de um serviço de transporte de carga, seja aéreo, rodoviário, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.

Assim, este documento fiscal registra e identifica o que está sendo transportado, bem como o remetente e destinatário da carga. 

Com isso, ele se torna obrigatório tanto para a liberação da carga, quanto para a fiscalização da transação em si.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônica (MDFe)

Similarmente ao CTe, o MDFe registra, fiscaliza e identifica os serviços de transporte de carga, independentemente da modalidade da transportadora. 

Porém, o que o difere do CTe é que ele deve ser emitido sempre que o transporte for interestadual, ou seja, de um estado ao outro.

Por isso, enquanto um trajeto pode possuir vários CTe para diferentes pontos, o MDFe agrupa todos os CTe e suas informações em um mesmo documento fiscal. 

Como emitir nota fiscal

Após identificar o tipo de nota fiscal que sua empresa deve utilizar, é necessário seguir alguns passos para poder emitir. Lembrando que todo o processo pode ser feito de forma online.

Assim, confira abaixo um resumo com todo o processo necessário para emitir uma nota fiscal:

Inscrição Estadual ou Municipal

Primeiramente, é através da Inscrição que sua empresa é identificada como contribuinte. Devido a isso, ela é obrigatória para você emitir suas notas..

Você pode obter a sua Inscrição da seguinte maneira:

• Inscrição Estadual (para produtos): SEFAZ do seu estado. 
• Inscrição Municipal (para serviços): na prefeitura do seu município.

Lembrando que, ao abrir sua empresa, é quase certo que sua Inscrição terá sido gerada junto do CNPJ. Porém, é sempre bom conferir. 

Credenciamento

É necessário estar credenciado para o tipo de nota que você pretende emitir. Assim como a Inscrição, diversos estados já geram o credenciamento no momento da criação da empresa.

Porém, caso esse não tenha sido seu caso, você pode solicitar o credenciamento direto do site da SEFAZ do seu estado. 

Primeiramente, para emitir uma nota fiscal é necessário ter registro no departamento financeiro de sua cidade ou estado. 

Certificado Digital

Para ser possível emitir uma nota fiscal, você precisará de um certificado digital. O mais recomendável é obter a certificação A1, já que apresenta diversos benefícios quando comparada a A3.

Você pode obter o seu de forma online através de uma certificadora autorizada. Inclusive, é possível adquirir o seu facilmente através do Emitte de forma totalmente online.

Leia também: O que é um Certificado Digital na Nuvem e como funciona?

Emissor de notas fiscais

Por fim, para emitir a NF-e é necessário ter um software emissor. Nesse sentido, você pode optar pelo disponibilizado pelo Gov de forma gratuita.

Agora, se você busca um emissor com opções de automatização e gestão de notas, é possível optar por um sistema privado como o do Emitte.

Basicamente, esses são os requisitos necessários para emitir uma NF-e. Entretanto, antes de tudo isso, sua empresa deve estar cadastrada na SEFAZ do estado de sua localização.

Para começar, escolha a modalidade de credenciamento “Em homologação”. Desse modo, suas notas serão enviadas somente como um teste até que você esteja realmente apto para emiti-las.

Quando isso ocorre, mude a opção para “Em produção”. Feito isso, suas notas serão enviadas oficialmente.

Campos obrigatórios ao emitir sua nota fiscal

Para saber como emitir nota fiscal, é necessário entender quais campos você deve preencher Durante a emissão, há campos obrigatórios a preencher. São eles:

• Informações da nota fiscal: modelo, série, número de registro, data da emissão, data da saída ou entrada da mercadoria e o valor;
• Emitente: CNPJ, nome, razão social, endereço da matriz e filiais, número de inscrição estadual e código do município em que foi feito o fato gerador do ICMS;
• Destinatário: CNPJ ou CPF, nome ou razão social, endereço e inscrição estadual (no caso de clientes pessoas jurídicas);
• Produtos ou serviços vendidos: descrição, quantidade, valor e unidade comercial;
• ICMS/ISS: alíquota, valor do frete e do seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins;
• Transporte: modalidade do frete, dados do agente transportador, informações sobre o veículo (placa) e da mercadoria transportada (quantidade e peso);
• Cobrança: forma de pagamento;
• Informações adicionais: fonte de impressão da DANFE e demais dados complementares de interesse do contribuinte.
  

NCM

Usado em todos os países do Mercosul para a identificação de produtos dos mais variados gêneros, o código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) também é obrigatório.

Entenda que, por intermédio do NCM, serão determinadas as alíquotas aplicáveis no que diz respeito à tributação dos produtos.

CEST

O Código de Especificador da Substituição Tributária, o qual recebe a sigla CEST, também precisa ser preenchido na NF-e. Regulamentado pelo convênio ICMS 92/15, o código é composto por 7 dígitos.

Sua presença é obrigatória em notas fiscais cujas mercadorias permitem a substituição tributária.

Cuidados com a nota fiscal

Como você pôde ver, a nota fiscal é um documento extremamente importante e que exige muita atenção. Assim, seja ao preencher os campos obrigatório ou armazenar a nota, é bom tomar os seguintes cuidados:

• É exigido por lei armazenar cada nota fiscal (seu arquivo digital XML) por até 5 anos;
• Ao enviar um produto, o DANFE precisa ser transportado junto;
• O DANFE não possui valor fiscal para o emitente, apenas o arquivo XML da NF-e;
• Informações incorretas podem fazer com que a nota fiscal seja rejeitada;

Emitir nota fiscal é com o Emitte

Sabe como emitir uma nota fiscal é extremamente importante para seu negócio, afinal, ao emitir você paga seus impostos e gerencia seu faturamento.

Porém, apesar de ser um processo que exige diversos cuidados e o preenchimento de várias informações, você pode deixá-lo muito mais simples.

Para você que busca um sistema confiável e facilitador, o Emitte disponibiliza benefícios como otimização de tempo e processos ao automatizar as emissões, economizando vários minutos.

Além disso, você garante emissões ilimitadas e assistidas por um suporte especializado e preparado para tirar suas dúvidas.

Assim, para utilizar o Emitte, basta seguir os seguintes passos:

1. Observe se você possui o credenciamento ativo para emitir notas fiscais;
2. Cadastre-se gratuitamente no sistema;
3. Insira seu Certificado Digital A1 vinculado ao seu CNPJ. Caso você não o possua, é possível conseguir seu certificado com o Emitte;
4. Preencha os dados da sua nota em poucos cliques e a envie automaticamente por e-mail.

Com o Emitte, você conta com mais praticidade para suas emissões e otimiza os processos da sua empresa.