Uma das formas mais seguras para se fazer a escrituração de notas é realizando a consulta às notas fiscais eletrônicas. Entretanto, você já sabe como consultar nota fiscal?

Ressaltamos, aqui, que é necessário voltar a atenção para a chave de acesso, uma vez que ela é muito confundida com os dígitos da série da Nota Fiscal. Logo, para que não haja mais confusões, mostraremos, neste post, como consultar uma NFe e o que fazer para realizar isso de maneira eficaz.

Ficou curioso sobre o assunto? Então, continue lendo o nosso artigo e confira!

Entenda os números relacionados a uma NF-e

Em primeiro lugar, é preciso fazer a identificação do número da nota fiscal que será analisada. Com base na legislação, os números das notas fiscais variam de 000.001 a 999.999. Ademais, as notas fiscais detêm um número de série, que sempre começará pelo número um. Exemplificaremos abaixo para a sua melhor compreensão.

Caso você, empreendedor, esteja iniciando agora os seus negócios, as notas fiscais que serão emitidas pela sua corporação serão da série 1, haja vista que o número estará no intervalo entre 000.001 e 999.999. Logo, depois de você emitir as 999.999, sua corporação passará, então, para a série 2, retornando toda a numeração para o número inicial de cada série, que é o 000.001. Em conformidade, essa lógica seguirá sucessivamente para as próximas séries.

Vale pontuar que não é preciso ter necessariamente o número da sua nota fiscal. Porém, para fazer isso, será necessário ter a chave de acesso, que configura em código de 44 dígitos, o qual poderá ser usado na página da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado ao qual você pertence.

Portanto, já que você conhece a diferença entre os termos, siga o passo a passo de como realizar a consulta de uma nota fiscal.

Saiba consultar nota fiscal

Como primeiro passo, após ler todas as informações acima, acesse o site do Portal Nacional da Sefaz.

Como segundo passo, depois de realizar o passo um, procure o campo correspondente e digite a chave de acesso. Caso você não tenha esse número, será, infelizmente, impossível prosseguir com a consulta. Caso tenha, após digitá-lo, confirme o captcha e clique na opção ”não sou um robô”.

No terceiro passo, depois de realizar o que foi dito acima, insira o certificado A1 ou A3.

Porém, você sabe corretamente como achar a chave de acesso? A resposta para essa pergunta você encontra no Documento Auxiliar da NFe (DANFe). Logo, é de suma importância que você tenha essa informação em mãos para que possa encontrar a sua chave de acesso. Caso você não o tenha recebido, faça a solicitação ao seu fornecedor.

Outra forma viável é utilizar softwares de gestão de notas fiscais eletrônicas, uma vez que essa ferramenta faz o registro automático das chaves de acesso de cada nota que for emitida pela sua empresa, e, por esse fator, principalmente, facilita muito a vida dos empreendedores. Fazendo isso, basta você consultar, no software, o número da nota emitida que você deseja.

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Compreenda por que é importante investir na consulta de notas fiscais

Pode-se notar que realizar tudo isso não é uma tarefa fácil, ou seja, fazer uma consulta online requer um conhecimento para realizar tudo certo. Todavia, esse trabalho poderá ser mais complicado se você, empreendedor, não tiver com as informações necessárias em mãos.

Logo, é exatamente por isso que recomendamos às empresas que invistam em ferramentas sofisticadas, como os softwares de gestão, haja vista que essa ferramenta realiza o armazenamento das informações e dos dados nas notas fiscais eletrônicas.

É pela eficiência dessa ferramenta, sobretudo, que basta realizar uma simples busca e você terá, em mãos, todas as informações necessárias, baseando-se nos dados estipulados por você e agilizando bastante os processos da sua instituição.

É válido pontuar também, que, de acordo com a legislação, é imprescindível armazenar o XML de uma nota fiscal eletrônica por cerca de 5 anos, contando após a data de emissão.

Apesar disso, é fundamental, ainda, não se esquecer desse detalhe dito acima, pois se você não cumprir isso, a sua empresa poderá ser multada. O valor da multa poderá ser de R$ 1.000 por nota que foi perdida. Um órgão que sempre está atento a isso é a Receita Federal, uma vez que ela é quem recebe esses créditos tributários. Desse modo, é muito importante ficar atento aos requisitos jurídicos, evitando prejuízos.

Portanto, notam-se os principais pontos a serem realizados para se saber como consultar nota fiscal. Por mais que sejam exigidos vários requisitos e atenções redobradas, fazer tudo de maneira correta e eficiente gerará mais retornos para a sua empresa.

A tecnologia a favor do empreendedor na consulta de nota fiscal

Em pleno século XXI, o mercado empresarial tem crescido muito, aumentando a competitividade entre os mais diversos setores existentes e, por isso, é de suma importância se dedicar à estrutura organizacional da sua instituição, visando ao aumento de produtividade.

Além disso, com as vias tecnológicas tão em evidência e em constante mudança, utilizar essas ferramentas em prol do progresso da empresa é imprescindível. Hoje, não é preciso muito para se iniciar algo, mas, sim, saber utilizar o pouco em benefício da produtividade e da evolução da empresa.

Muitos empreendedores não utilizam essas ferramentas e perdem muito no mercado, indo à falência. Por isso, utilize o software como benefício e como facilitação das atividades que, antes, seriam ministradas pelo empreendedor.

Portanto, inferem-se as formas mais seguras para se consultar nota fiscal pelo seu número, além de especificar os nomes envolvidos em todo o processo, a fim de facilitar todo o seu entendimento.

Ressaltamos também que não basta apenas ter o essencial em mãos e todas as dicas para se realizar, sendo necessário ter engajamento, organização e dedicação para com todos os passos. Ainda que haja ferramentas excelentes, nada fará valer a pena se não houver um planejamento eficiente.

Dessa forma, é imprescindível trabalhar também a parte organizacional, haja vista que é de suma importância ter colaboradores capacitados para executar todas as atividades.

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