A digitalização é essencial para que as empresas tenham mais organização, agilidade e segurança nos processos com documentos. Ter a vantagem de transmitir e apresentar arquivos com validade jurídica pela internet é algo que facilita muito a vida do pessoal do escritório. Contudo, para usufruir desse benefício, é necessário saber como conseguir certificado digital para o seu negócio.

Esse é um recurso que funciona como uma carteira de identidade para cada documento eletrônico, garantindo autenticidade contra fraude e certificando as assinaturas que constam nele. Por isso, na prática, ele equivale ao selo emitido pelo cartório de reconhecimento de firma, permitindo que o arquivo seja assinado virtualmente e apresentado oficialmente em versão digital.

Entenda agora como o certificado digital pode ser interessante e como consegui-lo. Para isso, continue a leitura!

Para que serve essa ferramenta?

Como dito, ela serve como um dispositivo de segurança para confirmar a validade de documentos e para que seja possível assiná-los sem precisar recorrer a um cartório. Por meio da criptografia usada no certificado, um arquivo pode ter a sua autenticidade verificada e, com isso, ganha validade jurídica e fiscal.

Por exemplo, se for necessário emitir uma nota fiscal, o certificado analisa o arquivo XML e gera um código de validação único, que será usado com uma chave de acesso todas as vezes que for necessário atestar a originalidade do documento. Isso transmite mais credibilidade e segurança para todos os envolvidos na transação.

Além disso, o documento pode ser assinado digitalmente, evitando idas e vindas do escritório para o cartório — tanto a fim de certificar a firma quanto para o reconhecimento. Desse modo, os profissionais e empresas ganham tempo, economizam dinheiro e obtêm uma boa vantagem competitiva em relação à concorrência.

Quais são os tipos de certificados digitais existentes?

Os certificados digitais são divididos em dois tipos: A1 e A3. O primeiro é disponibilizado em formato digital, como um arquivo que é instalado no computador ou sistema que fará a emissão de notas ou outro serviço. Ele tem validade de um ano e pode ser guardado em um serviço de armazenamento em nuvem para ser acessado de qualquer lugar.

O certificado A3, por sua vez, funciona por meio do uso de uma ferramenta física, como um cartão ou um token — um dispositivo parecido com um pen drive. Para ser usado, é preciso que o aparelho seja conectado ao computador, ou seja, é necessário estar sempre com ele em mãos para poder usá-lo. Além disso, ele precisa de senha, não tem integração com sistemas de emissão de notas e tem validade de 3 anos.

Como conseguir um certificado digital?

Os emissores de certificado digital se chamam Autoridade Certificadora, assim, é necessário buscar por uma. Depois, escolha o tipo de certificado que você ache mais adequado para seus objetivos — A1, com instalação digital, duração de 1 ano e sem senha, ou A3, em dispositivo físico, 3 anos de validade e necessidade de inserir senha.

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Após encontrar a certificadora e escolher o tipo, faça o pagamento e o cadastro para, em seguida, agendar uma validação presencial. Nessa ocasião, será feita a instalação no sistema e deverão ser entregues documentos comprobatórios das informações cadastradas. Como o certificado é um dispositivo de segurança e tem validade jurídica, é preciso estar com a documentação correta da empresa. Isso inclui:

  • contrato social, estatuto da empresa ou requerimento de empresário;
  • alterações contratuais, se houver;
  • eleição da diretoria atual e documentos de estabelecimento, se for o caso;
  • documento de CNPJ regular, que deve ser impresso no dia anterior à validação presencial.
  • outros documentos específicos referente à atividade da empresa.

Depois da comprovação de documentos, um código de segurança será enviado via e-mail ou instalado em seu token (pendrive). Em seguida, será feita a instalação do certificado em seu dispositivo e já é possível usá-lo. Para fazer a renovação após ele expirar, basta entrar no site da autoridade certificadora para solicitar.

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