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Chave de acesso da nota fiscal eletrônica: o que é e como encontrar?

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A chave de acesso da nota fiscal eletrônica foi instituída em 2006 pelo governo brasileiro como obrigatória para facilitar e agilizar as operações fiscais e o controle dos documentos feito pela contabilidade.

Todavia, dentro desse cenário, é necessário conhecer e guardar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica para não confundir os recibos e ter uma maior organização, já que a chave é única em cada documento.

Apesar de os processos relacionados à nota fiscal eletrônica serem bem fáceis, alguns contadores ainda não estão familiarizados com os procedimentos.

Portanto, para evitar problemas e gargalos referentes ao seu serviço de assessoria contábil, você, contador, precisa entender melhor sobre a chave de acesso da NFe.

Neste texto, vamos explicar mais sobre esse assunto e como você pode melhorar seu serviço. Confira!

O que é a chave de acesso da nota fiscal eletrônica?

Essa é uma sequência numérica única que identifica as notas fiscais eletrônicas, diferente do número do documento contudo, que está contido no arquivo XML da nota e no Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (DANFe).

Ela foi criada para conceder mais rapidez e segurança para as operações comerciais e os registros. Na prática, ela funciona como um RG da nota, evitando que exista confusão na organização dos documentos e facilitando o arquivamento.

Como a chave de acesso da nota fiscal eletrônica é formada?

Primeiramente ela é composta por uma sequência de 44 números, os quais representam uma série de dados referentes à nota e à empresa. Cada conjunto tem uma quantidade de numerais de acordo com a informação apresentada. Os grupos que compõem a chave de acesso da nota fiscal eletrônica são formados pelas seguintes informações, em ordem de aparição:

  • cUF — código do estado onde está a empresa emitente da NFe, composto por 2 dígitos;
  • AAMM — ano e mês da emissão da NFe, composto por 4 dígitos;
  • CNPJ — CNPJ da empresa emitente, composto por 14 dígitos;
  • mod — modelo da NFe, com 2 dígitos;
  • série — série da NFe, com 3 dígitos;
  • nNF — número da nota fiscal eletrônica, composto por 9 dígitos;
  • tpEmis — tipo de emissão do documento, com 1 dígito;
  • cNF — código numérico da chave, composto por 8 dígitos;
  • cDV — dígito verificador da chave de acesso da NFe, também composto por 1 dígito.

Assim, um exemplo de chave de acesso seria:

22–1909–01442721000123–55–001–000005418–1–17417368–1

Ou seja:

  • 22 — estado;
  • 1909 — ano e mês;
  • 01212344000127 — CNPJ;
  • 55 — modelo;
  • 001 — série;
  • 000005418 — número da NFe;
  • 1 — tipo de emissão (1 normal, 2 contingência off e 3 contingência scan);
  • 17417368 — código da NFe;
  • 1 — dígito verificador.

Número específico para chave de acesso de cada estado

Cada estado tem seu número específico para ser usado na chave de acesso da nota fiscal eletrônica. Caso seja do seu interesse, a lista completa é a seguinte:

  • 11 — Rondônia — RO;
  • 12 — Acre — AC;
  • 13 — Amazonas — AM;
  • 14 — Roraima — RR;
  • 15 — Pará — PA;
  • 16 — Amapá — AP;
  • 17 — Tocantins — TO;
  • 21 — Maranhão — MA;
  • 22 — Piauí — PI;
  • 23 — Ceará — CE;
  • 24 — Rio Grande do Norte — RN;
  • 25 — Paraíba — PB;
  • 26 — Pernambuco — PE;
  • 27 — Alagoas — AL;
  • 28 — Sergipe — SE;
  • 29 — Bahia — BA;
  • 31 — Minas Gerais — MG;
  • 32 — Espírito Santo — ES;
  • 33 — Rio de Janeiro — RJ;
  • 35 — São Paulo — SP;
  • 41 — Paraná — PR;
  • 42 — Santa Catarina — SC;
  • 43 — Rio Grande do Sul — RS;
  • 50 — Mato Grosso do Sul — MS;
  • 51 — Mato Grosso — MT;
  • 52 — Goiás — GO;
  • 53 — Distrito Federal — DF.

Para que serve essa chave?

A chave de acesso da nota fiscal eletrônica serve para uma consulta mais rápida dos documentos emitidos digitalmente.

Pela numeração, é possível visualizar diferentes informações da nota, além de acessar seu arquivo xml.

Assim, partindo de um simples código de alta segurança, o sistema permite que o contador ou empreendedor consulte informações fiscais completas da emissão.

Isso facilita também o controle de notas fiscais, dado que não é preciso passar por várias etapas de verificação para consultar a NF-e completa.

Na prática, a utilização da chave pode ser feita tanto no portal oficial quanto nos sistemas de gestão inteligente, desde que eles disponibilizem a consulta por chave.

Por sua vez, a nota fiscal eletrônica serve como comprovação para as transações relacionadas às mercadorias e aos serviços, sendo que o DANFe é a parte do documento que serve para validação jurídica.

Como, às vezes, é disponibilizado apenas o DANFe, a chave de acesso serve para conseguir a nota fiscal eletrônica propriamente dita.

Depois de baixado o arquivo XML, ele pode ser convertido para PDF e impresso, se for necessário.

Vale ressaltar, também, que a chave de acesso se diferencia do número de série da nota, que pode ser repetido em outro documento, e representa uma identificação única para cada arquivo, o que aumenta o nível de certificação e a segurança.

Como encontrar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica?

consulta de chave de nota eletrônica

Uma problemática é formada quando o recebimento da nota não acompanha o DANFe, e você precisa consultar a nota por chave de acesso.

Afinal, é impossível prever a numeração de uma NF-e, mesmo que ela apresente padrões.

A boa notícia é que não está tudo perdido. Ainda assim, existem formas para encontrar o código, mesmo que não seja possível acessar o DANFe. Abaixo, separamos algumas delas, acompanhe:

Solicite ao fornecedor

Essa forma pode ser um pouco mais lenta, apesar de ser relativamente simples. Caso o emissor da nota não tenha enviado o DANFe, é possível solicitar esse documento diretamente com ele.

Afinal, sem esse arquivo, podem ocorrer erros na escrituração do SPED. Portanto, isso pode ser solicitado pela equipe de vendas da empresa ou pelo contador responsável — a resposta dependerá da agilidade do fornecedor.

Consulte o portal da Sefaz

Existe a opção de consultar esse número no portal da Secretaria da Fazenda do estado, ainda assim, para isso, é preciso estar com o Certificado Digital atualizado.

Contudo, esse meio pode ser inviável para alguns, já que nem todas as secretarias estaduais disponibilizam essa opção em seus sites.

Além disso, essas consultas são feitas uma a uma, o que atrasa bastante o trabalho quando existem muitos documentos.

Arquivo SPED

Se sua empresa já aderiu ao SPED fiscal, é possível utilizá-lo para consultar as chaves de acesso de suas notas fiscais.

Mulher com nota fiscal

Com o documento, é possível ter informações sobre todas as ações contábeis da organização. Por isso, você terá registros de todas as notas já emitidas em um só lugar, além dos arquivos XML e chaves de acesso.

Use uma solução de emissão e gestão de NF-e

A maneira mais simples, rápida e organizada de consultar a chave de acesso da nota fiscal eletrônica é com um sistema de emissão e gestão de nota fiscal eletrônica, como o Emitte.

Nele, você pode reunir e guardar todas as notas em um espaço na nuvem, o que evita a perda de dados e permite uma consulta fácil de qualquer lugar, por meio de um dispositivo conectado à internet.

Ele também automatiza a emissão desses documentos, com busca das informações cadastrais e envio automático do arquivo XML para os clientes.

Como visto, a chave de acesso da nota fiscal eletrônica é importante para certificar o documento, além de facilitar a organização e a busca.

É muito importante dispor de uma solução de gestão e emissão de notas para agilizar o seu trabalho e dar vantagem competitiva aos seus serviços.

Outro ponto importante é que, em sistemas emissores, o certificado digital garante que suas informações e emissões possuem validade e segurança.

Existem diversos modelos e sistemas que oferecem um certificado para o dispositivo onde você irá emitir os documentos. Por isso, confira sempre se a ferramenta que deseja utilizar exige esse aspecto de segurança.

Conheça o Emissor de NF-e da Emitte

O Emitte oferece muito mais comodidade para quem deseja ter controle sobre suas notas fiscais e armazenar adequadamente as chaves de acesso.

Contar com um sistema completo ainda te permite oferecer diferentes documentos fiscais aos clientes, conforme sua necessidade.

Assim, o negócio não fica engessado quando ocorrem imprevistos, como é o caso da emissão de uma carta de correção ou nota fiscal complementar. Isso porque os serviços oferecidos para a emissão possuem:

  • Nota fiscal de produto eletrônica;
  • Nota fiscal do consumidor eletrônica;
  • Nota fiscal do produtor rural eletrônica.

Com a obrigatoriedade de armazenar os documentos fiscais por 5 anos, conforme o artigo 173 do código tributário, a função é ainda mais indispensável.

Com o emissor, as notas ficam armazenadas automaticamente, e você pode consultá-las sempre que houver necessidade pelo fisco.

Assim, além de ter a praticidade garantida, você evita multas e pode ter um controle financeiro muito mais desenvolvido em sua organização.

Por fim, ainda é possível contar com suporte especializado sempre que surgirem dúvidas quanto às emissões e notas.

Conheça o Emitte e as soluções práticas para a emissão de notas fiscais hoje mesmo!

emissão de notas fiscais emitte

Conclusão

A chave de acesso da nota fiscal eletrônica é extremamente útil para acessar esses documentos fiscais de forma segura e rápida.

Por outro lado, embora ofereça diversos benefícios para a área contábil, a visualização deste código nem sempre é simples.

Sua formulação também é composta de padrões que podem parecer muito complexos à primeira vista.

Ainda assim, existem inúmeras maneiras de encontrar essa numeração, sendo que a utilização de um emissor adequado facilita muito todo o processo.

Além de armazenar esses dados obrigatórios pelo período necessário, é possível manter as finanças em ordem ao consultar suas emissões e vendas. Basicamente, é uma maneira de melhorar muito a gestão do seu negócio!

Por isso, não deixe essa oportunidade passar, conte com o Emitte, um sistema voltado para as necessidades fiscais das pequenas e médias empresas.

Perguntas frequentes sobre a chave de acesso da nota fiscal

Um guia rápido com as dúvidas frequentes acerca da chave da nota fiscal pode te ajudar caso você ainda tenha ficado com dúvidas após esse conteúdo. Abaixo, encontre as respostas mais comuns para questionamentos sobre a chave:

Como consultar NF-e pelo número da nota?

Na verdade, o número da nota fiscal eletrônica e sua chave de acesso são completamente diferentes.

Por isso, é muito provável que você precise do documento DANFe da nota que você deseja acessar, para adquirir seu código de acesso e consultá-la.

Também é possível contar com emissores que armazenam as chaves no arquivo xml, facilitando muito o acesso posterior. Ainda assim, não é possível acessar a NF-e somente com seu número.

Como conseguir a nota fiscal de um produto pelo CPF?

Geralmente, a NFC (Nota Fiscal do Consumidor) pode ser acessada a partir do documento DANFe oferecido ao cliente. Nele, constam informações acerca da chave de acesso, sendo possível consultar o documento.

Por outro lado, somente via CPF não é possível acessar a nota de um produto. O sistema oferecido pode variar conforme seu estado, mas é comum que todas as regiões exijam a chave de acesso ou CNPJ da empresa.

Onde fica o código da nota fiscal eletrônica?

Para cupons fiscais e outros modelos de nota, você encontrará o código no topo do documento auxiliar. Ele fica localizado um pouco abaixo do código de barras, e, em São Paulo, inicia com o número 35.

O nosso post sobre a chave de acesso da nota fiscal eletrônica foi útil? Se você se interessou por essa solução e deseja saber mais ou fazer seu teste grátis, entre em contato conosco e comece agora mesmo!

Equipe Emitte

Somos apaixonados em aprender, ensinar e compartilhar conteúdo de qualidade para que o empreendedor continue evoluindo. Acreditamos que juntos podemos alcançar o sucesso através do conhecimento!

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