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O Que é Certificado Digital, Como Obter e Qual o Melhor

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Não é incomum que, ao abrir ou organizar um negócio, surjam dúvidas sobre determinados documentos e obrigações, como por exemplo, o que é certificado digital e para que ele serve. 

Em suma, o certificado digital é essencial para que as empresas tenham mais organização, agilidade e segurança nos processos com documentos.

Afinal, ter a vantagem de transmitir e apresentar arquivos com validade jurídica pela internet é algo que facilita muito a vida profissional.

Contudo, para usufruir desse benefício, é necessário saber como obter certificado digital para o seu negócio.

Assim, o que acha de descobrir na prática para que serve o certificado digital e qual o melhor modelo para seu negócio? 

Então basta seguir sua leitura!

O que é um certificado digital?

De forma prática, o certificado digital funciona como um RG virtual, podendo ser utilizado para assinar documentos ou servir de identificação até mesmo em portais da prefeitura e do governo.

Ele passou a ser amplamente utilizado desde 2001, a partir da  Medida Provisória nº 2.200-02, pela qual recebeu validade jurídica e fiscal.

Mas, afinal, qual o seu uso?

Com o seu certificado digital, é possível assinar documentos digitais, identificar usuários, autenticar transações online, além de conferir valor legal aos documentos onde foi inserido.

Em suma, estas são as informações que contém em um certificado digital A1 ou A3:

Informações certificado digital

O certificado fica armazenado em uma mídia digital, podendo ser um cartão (smart card) ou um token (similar a um pendrive).

Por outro lado, também existem os certificados que ficam salvos em dispositivos móveis, como computador ou celular.

Este arquivo pode ser uma chave pública ou privada, sendo que a pública é um código usado para validar a assinatura, enquanto que a privada, de conhecimento apenas do proprietário, garante a veracidade da assinatura.

Assim, o certificado digital serve como um dispositivo de segurança para confirmar a validade de documentos e para assiná-los sem precisar recorrer a um cartório.

Por exemplo, se for necessário emitir uma nota fiscal, o certificado analisa o arquivo XML e gera um código de validação único.

Dessa forma, além de conferir certa praticidade ao empreendedor, o certificado digital é essencial para cumprir tarefas e assegurar documentos fiscais

Antes de continuar, confira um vídeo com todas as informações sobre Certificado Digital!

Para que serve o certificado digital?

Como mencionado, o certificado pode ser utilizado como assinatura eletrônica, além de garantir acesso e identificação em algumas páginas e portais específicos. 

Estes são alguns dos usos e acessos que seu certificado permite:

  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
  • Conectividade social: para fazer transações referentes ao FGTS e à Previdência Social;
  • Dados do Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC): sistema da Receita que permite fazer consultas à sua situação fiscal, notificações de declarações já entregues, entre outras informações;
  • Programa Universidade para Todos (ProUni): para gerenciar bolsas de estudos, aprovar e reprovar candidatos previamente selecionados, além de emitir termos de adesão e aditivos;
  • Sistema de Processo Judicial Eletrônico (PJE);
  • Sistema Público de Escrituração Digital (SPED): trata-se da escrituração contábil, envolvendo:
  • A Escrituração Contábil Digital (ECD);
  • Escrituração Fiscal Digital (EFD);
  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
  • Troca de Informações na Saúde Suplementar (TISS): para uso das operadoras de planos de saúde.

Quais são os tipos de certificados digitais?

Agora que você entendeu para que serve o certificado digital, é importante saber que existem diversos tipos de certificados com diferentes aplicações. Assim, os modelos existentes são:

Certificados do tipo A: são arquivos usados para assinar os documentos, validar transações, bem como para provar a autoria, autenticidade e integridade dos arquivos.

Certificados do tipo S: são usados para garantir sigilo, sem mostrar o conteúdo dos documentos (criptografia de dados).

Certificados do tipo T: conhecidos como time-stamping, servem para definir o dia e a hora em que os documentos foram assinados, além de mostrarem a identidade do autor.

Certificado Digital e-CPF

O CPF é o principal documento de identidade da pessoa física. Agora, também existe uma versão digital para garantir a autenticidade das transações eletrônicas realizadas por pessoas físicas.

Assim, por meio do e-CPF, várias operações podem ser realizadas em formato digital, como assinatura de contratos, criação de autorizações online e acesso ao site da Receita Federal.

Além disso, o modelo e-CPF também é voltado para os produtores rurais, permitindo-os a realizarem seu trabalho e obrigações, como emitir notas fiscais, apenas com o CPF, sem a necessidade de abrirem um CNPJ.

O e-CPF trabalha com criptografia de dados para fornecer segurança, confidencialidade e integridade de dados. Ele usa a mesma tecnologia do certificado A e pode ser emitido como tipos A1 ou A3.

Certificado Digital e-CNPJ

O e-CNPJ é a versão eletrônica do CNPJ tradicional e é a Identidade Digital da Pessoa Jurídica no meio eletrônico, viabilizando a autenticação em sistemas públicos ou privados em nome das empresas.

Devido a isso, o e-CNPJ traz muitas possibilidades. Com ele, você pode assinar documentos com validade jurídica, se comunicar com a Receita, acessar o programa Conectividade Social, emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), entre outras aplicações.

O arquivo é autenticado através da criptografia utilizada no certificado e, assim, ganha validade jurídica e fiscal.

O documento também pode ser assinado digitalmente, o que agiliza e desburocratiza o processo ao evitar idas e vindas do escritório para o cartório.

Finalmente, existem dois tipos de certificados digitais e-CNPJ, o A1 e o A3. Entenda as diferenças entre eles:

Certificado digital A1

Ele é um documento eletrônico instalado diretamente em seu computador

O certificado digital A1 possui validade de 1 ano e não precisa de nenhuma mídia externa de armazenamento, como smart cards ou tokens.

Portanto, quando for utilizá-lo é necessário usar a senha de acesso uma única vez durante o processo de instalação.

Ele é bastante utilizado devido a suas vantagens, tais como:

  • maior segurança, uma vez que situações como roubos e extravios são mais difíceis de ocorrer, já que é um arquivo eletrônico.
  • termos de uso flexíveis, portanto, pode ser usado tanto em dispositivos móveis e em diversas plataformas;
  • praticidade, pois permite ser usado em diferentes filiais de uma empresa, o que elimina a necessidade de compartilhamento de mídia física e, consequentemente, poupa seu tempo.

Certificado digital A3

Primeiramente, a maior diferença do certificado A3 em relação ao A1, é que ele necessita do uso de smart card ou token.

Mulher com nota fiscal

Além disso, ele só pode ser usado em um dispositivo por vez, pois é necessário que o dispositivo físico que o armazena esteja conectado ao dispositivo de uso.

O certificado digital A3 possui validade de 1 a 5 anos, dependendo da finalidade, e também é necessário possuir a senha de acesso, sendo que a mesma deve ser usada diariamente.

Já as vantagens do certificado A3 são:

  • totalmente seguro, pois não pode ser copiado ou transferido para outros equipamentos, além do que já foi instalado anteriormente;
  • validade maior, com duração de até cinco anos. Por isso, pode ter um custo maior.

Certificado digital A1 ou A3 – qual escolher

Primeiramente, vale ressaltar que não existe um certificado digital específico para MEIs ou outras categorias. Essa é uma tecnologia que pode ser utilizada para todos os tipos de empresas, inclusive pessoas físicas.

Certificado digital A1Certificado digital A3
Instalado direto na nuvemDispositivo físico
Rápida instalaçãoNecessita de um instalador
Maior praticidade no uso e compartilhamentoMaior segurança de criptografia, embora vulnerável no manuseio ou transporte
Pode ser usado em diferentes computadores e aparelhos móveis simultaneamenteAcesso único e com digitação de senha obrigatório a cada uso
Válido por até 1 anoVálido por até 5 anos

Dessa forma, a escolha do certificado digital ideal para você depende de vários fatores, como setor de atuação e quantidade de documentos fiscais que você vai emitir.

O A3 é mais barato para algumas empresas, mas é menos flexível dependendo da sua utilização.

No varejo, por exemplo, torna-se praticamente inviável, pois a maioria dos softwares web de emissão de documentos eletrônicos exigem a instalação do certificado em um servidor na nuvem, o que só é possível com o A1.

De toda forma, você deve considerar as vantagens de cada um dos tipos de certificado.

 Caso sua escolha seja por um certificado digital MEI, por exemplo, o A1 pode ser mais interessante, pois:

  • permite emissão de notas fiscais em softwares e aplicativos emissores;
  • não há riscos de perder a mídia externa, já que o certificado é digital, salvo na nuvem;
  • possibilidade de usar em dispositivos móveis para garantir mais praticidade e comodidade no dia a dia do MEI;

Certificado digital MEI

Por lei, a obrigatoriedade do certificado digital é apenas para empresas enquadradas no regime de Lucro Presumido ou organizações que emitem Nota Fiscal Eletrônica.

Para o MEI, a obrigatoriedade existe quando há a necessidade de emitir notas fiscais. Apenas no caso da nota de serviço (NFS-e) que essa obrigatoriedade fica à disposição da prefeitura de cada município, apesar de que em grande maioria, ele será exigido. 

Contudo, ainda que não seja obrigatório para Microempreendedores Individuais em todos os casos, o certificado digital MEI é um importante instrumento para proporcionar mais credibilidade e autenticidade para o seu negócio.

Inclusive, para quem está começando no mundo do empreendedorismo, essas características são grandes diferenciais no mercado.

Além disso, também é uma estratégia para economizar tempo e dinheiro com assinatura e validação de documentos. 

Por meio dele, você ainda consegue evitar fraudes e proteger as informações da sua empresa no ambiente digital.

certificado digital mei como fazer

Como obter certificado digital?

Primeiramente, é preciso buscar uma Autoridade Certificadora, modo pelo qual os emissores de certificado digital são chamados. 

Em seguida, escolha o tipo de certificado que você ache mais adequado para seus objetivos — A1, com instalação digital e duração de 1 ano, ou A3, em dispositivo físico, com validade de até 5 anos.

Após encontrar a certificadora e escolher o tipo, faça o pagamento e o cadastro para, em seguida, agendar uma validação presencial.

Nessa ocasião, será feita a instalação no sistema e deverão ser entregues documentos comprobatórios das informações cadastradas.

Documentação necessária

Como o certificado é um dispositivo de segurança e tem validade jurídica, é preciso estar com a documentação correta da empresa. Geralmente, inclui as seguintes documentações:

  • Número do CNPJ da empresa;
  • Documento de CNPJ regular, que deve ser impresso no dia anterior à validação presencial;
  • Contrato social, estatuto da empresa ou requerimento de empresário;
  • Alterações contratuais, se houver;
  • Eleição da diretoria atual e documentos de estabelecimento, se for o caso;
  • Documento de identificação pessoal legível com foto, como CNH (Carteira Nacional de Habilitação), RG (Carteira de Identidade), passaporte ou carteiras profissionais (OAB, CRC, CRM, CRO, etc).

Para o empresário individual é necessário apresentar o Requerimento de Empresário e alterações, devidamente registrado na JUCEG ou cartório pessoa Jurídica.

Agora, para o empreendedor que deseja obter seu Certificado Digital com o Emitte, é necessário apresentar os seguintes documentos:

  • documento de identidade (RG), frente e verso;
  • CNH ou carteira profissional (não são aceitas cópias mesmo que reconhecida em cartório);
  • contrato social ou algum documento que identifique sua empresa.

Lembrando que é importante ficar atento ao e-mail com as instruções, pois podem ser pedidos outros documentos empresariais.

Agora, segue o passo a passo para usar seu certificado:

Depois da comprovação de documentos, um código de segurança será enviado via e-mail ou instalado em seu token (pen drive).

Em seguida, será feita a instalação do certificado em seu dispositivo e já é possível usá-lo. Para fazer a renovação após ele expirar, basta entrar no site da autoridade certificadora para solicitar.

como conseguir certificado digital

Adquira seu certificado digital com o Emitte

O Emitte é um emissor de nota fiscal totalmente eletrônico e autorizado a emitir todos os tipos de nota fiscal

Além disso, com o Emitte você também pode solicitar seu certificado digital A1, válido por um ano, com um dos melhores custos-benefício do mercado.

Com nosso certificado digital, você pode validar notas fiscais, assinar documentos importantes,  acessar sites governamentais, validar cadastros jurídicos de forma segura sem precisar ir a um cartório e muito mais. 

Além disso, nós temos planos para emissão de nota fiscal com desconto no certificado digital de até 90% de desconto! Garanta mais segurança e praticidade para sua empresa com o certificado digital CNPJ A1.

Validação online e prática por videoconferência

Você sequer precisa ir a uma unidade Certificadora para emitir seu certificado digital.

Com o Emitte, todo o processo de validação é feito online por meio de videoconferência. Assim, você garante muito mais comodidade e ainda economiza tempo para focar no crescimento do seu negócio.

A videoconferência é pré-agendada e não é obrigatório o uso de impressões digitais. Contudo, é importante que sejam apresentados os seguintes documentos:

  • CNH ou carteira profissional (não são aceitas cópias mesmo que reconhecida em cartório);
  • contrato social ou algum documento que identifique sua empresa.

O objetivo desta chamada por vídeo é comprovar a veracidade dos documentos vinculados à pessoa que está solicitando o certificado digital, com o máximo de segurança e praticidade.

Garanta  agora seu emissor de notas fiscais com certificado A1 e-CNPJ  feito para o MEI. Conheça o Emitte!

Equipe Emitte

Somos apaixonados em aprender, ensinar e compartilhar conteúdo de qualidade para que o empreendedor continue evoluindo. Acreditamos que juntos podemos alcançar o sucesso através do conhecimento!

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