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Você sabe qual é a verdadeira importância de se emitir notas fiscais? E como fazer essa emissão? É necessário Certificado Digital?

Com certeza, muita gente aí atrás da telinha deve estar respondendo o seguinte: “O empresário deve emitir nota fiscal porque é lei”. Essa resposta está certa, claro, mas não é só.

Vejamos: na verdade, a maioria das pessoas que pensam em abrir um negócio, seja por hobby, por crescimento financeiro, e até pela falta de oferta de um determinado produto ou serviço, fica bem perdida com a tarefa. Para piorar, muitas preferem fazer tudo sozinhas e não recorrem a ajuda de um contador, que é o profissional especializado para lidar com as questões burocráticas do nascimento de uma empresa.

Ocorre que, no meio do caminho, elas se depararam com a informação que precisarão emitir notas fiscais. E aí vem o transtorno: serviços paralisados, corre corre atrás de regularizações, informações distorcidas…

O tema “nota fiscal” parece bem fácil [na teoria] mas, na realidade, e na prática, não é não. Nota fiscal eletrônica hoje é a alma do negócio e não são poucos os empresários que acabam se perdendo por não saberem a real importância deste documento, bem como de seus softwares emissores. Para facilitar, traçamos um passo a passo falando da importância da NF-e, e como fazer para adquirir seus softwares emissores.

Primeiramente, é importante salientar que emitir notas fiscais é lei, por garantir os direitos dos consumidores e evitar a evasão do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços – ICMS. Tem que deixe de emiti-la, claro, mas sem esse documento não há garantias saudáveis de relações entre comerciantes e compradores.

O que é a Nota Fiscal Eletrônica?

O sistema de Nota Fiscal Eletrônica – NF-e começou a ser implementando em 2005, por conta do projeto do Sistema Público de Escrituração Digital – Sped, com o propósito de substituir a emissão manual de notas fiscais. Esse fato representou uma significativa mudança nas relações comerciais, uma vez que passou a ser obrigatória a emissão eletrônica do documento.

Para que serve a NF-e?

A NF-e é um documento de natureza fiscal, obrigatório para a grande maioria das empresas de variados portes e segmentos, em todo o Brasil. A saber, este documento tem por propósito regularizar e registrar os processos de compra ou transferência de qualquer tipo de produto ou bem da empresa para um cliente ou fornecedor. Emitir uma nota fiscal é a garantia que o empreendimento está na legalidade. Assim sendo, podemos dizer que a nota fiscal é a certidão de nascença da compra e a última fase de uma venda.

Quais informações constam na NF-e?

Em uma Nota Fiscal Eletrônica podemos encontrar diversas informações como: onde o consumidor adquiriu o produto; a data que essa compra foi feita; as informações gerais sobre a mercadoria, como tipo, série, modelo, marca e garantia; valor; e impostos pagos.

Como essa nota é emitida?

A NF-e é emitida e armazenada eletronicamente para registrar as operações de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços. Os impostos pagos na Nota Fiscal Eletrônica são:

  • Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços – ICMS, que incide sobre operações que movimentam produtos e também alguns serviços prestados;
  • Imposto sobre Produtos Industrializados – IPI, cuja incidência se dá sobre produtos de origem brasileira e também estrangeira;
  • Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social – Cofins, imposto federal cujo pagamento varia de acordo com a receita de cada empresa
  • Imposto Sobre Serviços – ISS, um tributo recolhido na cidade em que o serviço foi prestado;
  • e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – CSLL, tributo federal cobrado com base no lucro líquido do período-base.

Como saber se minha empresa ou a empresa de meu cliente está obrigada a emitir a NF-e?

Para saber se uma pessoa jurídica está entre as que estão obrigadas a aderir a NF-e, o primeiro passo é consultar o Portal NF-e da Receita Federal do Brasil, bem como o site da Secretaria de Estado da Fazenda – Sefaz ou da Secretaria Municipal da Fazenda, este último é válido para as empresas prestadoras de serviços. O tipo de nota fiscal depende da área de atuação do negócio. Então, elas podem ser de produtos, para mercadorias e bens, neste caso podendo ser de compra, venda, devolução, exportação, importação etc; de serviços, como o próprio nome diz, voltada para a prestação de serviços em geral; e do consumidor, também conhecida por “cupom fiscal”, que é muito utilizada no varejo, sem a necessidade de identificação do comprador.

Então, melhor explicando, para emitir tanto notas de produto quanto notas de consumidor, a pessoa precisa estar cadastrada na Sefaz onde a sede da empresa está instalada. Para nota de serviço, o cadastro é feito junto à prefeitura da cidade onde a empresa está situada. Geralmente, esse registro é simples, mas varia de Estado para Estado e de cidade para cidade, por isso é interessante sempre contar com o auxílio de um contador.

Como adotar um software emissor de notas fiscais?

Para emitir notas fiscais, a pessoa vai precisar usar um software gerador de notas fiscais eletrônicas. Geralmente, há, no mercado, os seguintes softwares emissores: de notas fiscais de produtos; de nota fiscal do consumidor; de nota fiscal de serviços; e, por fim, de Conhecimento de Transporte Eletrônico – CTe.

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É necessário ter Certificado Digital para emitir uma NF-e?

Para que a nota fiscal tenha validade jurídica, é imprescindível que ela conte com uma assinatura digital. Só o Certificado Digital é capaz de comprovar sua legitimidade e autenticidade, comprovando que você é você. Ou seja: com a assinatura digital de próprio punho no universo web, você tem a chance de provar por “a mais b” que foi você quem emitiu a nota.

Quais são as penalidades para que deixa de emitir a NF-e?

Quem deixa de emitir nota fiscal, seja pelo motivo que for, está infringindo a legislação e sonegando impostos, afinal de acordo com o artigo 1º da Lei 8.137/1990, comete sonegação de impostos a empresa que omite, adultera ou deixa de emitir nota fiscal em suas operações. Além de ter problemas com os órgãos arrecadatórios, as empresas que deixarem de emitir nota fiscal terão de pagar pesadas multas. É importante lembrar que nos casos em que a não emissão se dá de forma intencional, a multa justaposta equivale a 75% do valor da nota omitida.