Verificar a autenticidade da nota fiscal faz parte do dia a dia de qualquer organização. Isso porque são esses documentos que registram a venda e a compra de determinado produto ou serviço, proporcionando informações imprescindíveis para a administração da organização.

Assim, será possível acompanhar os resultados financeiros, gerenciar os estoques e realizar o controle contábil e fiscal. Dessa forma, é fundamental desenvolver um processo satisfatório de retirada de notas fiscais, pois isso melhora o controle sobre as operações e assegura a eficiência do cumprimento das obrigações fiscais.

Além do mais, no setor tributário, o recolhimento errado de impostos ou a inconsistência nas informações fornecidas podem ocasionar prejuízos para o negócio. Então, continue a leitura e saiba como avaliar a autenticidade da nota fiscal!

Onde pesquisar sobre a validade da nota fiscal?

Para saber a validade da nota fiscal, é preciso realizar uma consulta no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica. Desse modo, para verificar a validade do documento, é necessário efetuar 4 etapas:

  1. acesse o portal da Nota Fiscal Eletrônica;
  2. clique no campo “consulta NFe completa”;
  3. digite a sua chave de acesso da NFe;
  4. certifique a validade do seu documento.

É importante destacar que a chave de acesso se encontra no DANFe (Documento Auxiliar da NFe). É preciso, então, que você o tenha em mãos para identificá-la. Na maioria dos casos, o fornecedor encaminha o DANFe impresso ou por e-mail para a organização, de maneira que você consegue ter acesso a esses dados. Se, por acaso, você não obteve o documento, é necessário que realize a solicitação.

Outra eficiente solução é a utilização de softwares de gestão de NFes que sejam capazes de efetuar o registro automático das chaves de acesso de cada nota retirada e que, por isso, representem uma ferramenta satisfatória para o serviço. Nessa situação, basta pesquisar, em seu software, o número da nota correspondente.

O que fazer para melhorar a conferência da autenticidade das notas?

É preciso conhecer as melhores ações para realizar uma boa gestão e a conferência da autenticidade das notas fiscais de sua empresa. Confira!

Realize um planejamento setorial

O primeiro passo para certificar a eficácia na conferência da emissão de notas fiscais acontece bem antes do surgimento do documento propriamente dito.

Tudo inicia na fase do planejamento. Esse é o momento em que o gestor estabelece quais serão as ações e rotinas adotadas no âmbito do setor responsável pela retirada de notas fiscais e de outros documentos.

É fundamental elaborar regras a respeito das rotinas de retirada e conferência de notas fiscais. Isso faz com que os funcionários envolvidos estejam preparados para atender às solicitações exigidas pelo gestor.

Desse modo, o planejamento setorial garante que os colaboradores saibam das práticas, da sua importância e da relevância para a regularidade de suas tarefas. Isso garantirá que os colaboradores envolvidos adotem a conferência como uma tarefa rotineira, tão comum quanto a retirada da própria nota fiscal.

Invista em conhecimento técnico

Outro importante fator para certificar a segurança e a precisão das informações associadas às notas fiscais retiradas pela sua organização está relacionado ao conhecimento a respeito da legislação contábil, das obrigações fiscais, dos tributos e das penalidades aplicáveis em situação de recebimento errado de tributos ou de inexatidão dos dados fornecidos ao fisco.

Por essa razão, é fundamental investir na constante capacitação e no aperfeiçoamento dos funcionários que são diretamente responsáveis pelo setor fiscal e contábil de sua organização.

Confira rigorosamente o documento

Além de certificar a retirada do documento fiscal, é essencial que a organização saiba da necessidade da conferência do recebimento de notas fiscais. Além de analisar o cumprimento de todos os requisitos exigidos e do preenchimento dos campos obrigatórios, é primordial analisar se a tributação está correta.

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Contrate uma empresa especializada

Para assegurar a emissão de notas fiscais, é indicado contar com a ajuda de um apoio técnico especializado. Diversas organizações não apresentam contador trabalhando diretamente nas dependências do estabelecimento, entretanto, necessitam desses profissionais para certificar a regularidade de suas ações.

Dessa forma, veja a viabilidade de contratar uma assessoria terceirizada e que apresente disponibilidade de acabar com todas as dúvidas a respeito do preenchimento e da autenticidade da nota fiscal sempre que for necessário.

Além do mais, a ajuda desses colaboradores proporciona mais acesso a qualquer informação técnica aprofundada e que ajude no regular andamento dos processos contábeis e fiscais de seu negócio.

O que é necessário ter para que o documento seja válido?

Toda NFe apresenta uma estrutura padrão de campos a serem preenchidos para sua validação, conforme você conferirá a seguir.

Informações gerais da NFe

O primeiro grupo presente na nota reúne as principais informações sobre a venda, como o dia em que ocorreu, a identificação da NFe (série e número), a finalidade, o tipo e outros dados.

Informações do emitente

Os dados do emitente correspondem à empresa que está efetuando a venda de produtos. Sendo assim, aqui, você encontra o CNPJ, o endereço e outras informações da organização.

Informações do destinatário

O dado do destinatário refere-se a pessoas ou ao negócio que está comprando os produtos. Nesse campo, é preciso que você encontre o CPF/CNPJ, o endereço, o e-mail e outras informações do comprador.

Dados dos produtos e impostos

Aqui, é informado tudo a respeito dos produtos, como descrição, código de barras, códigos CFOP, NCM e CEST, quantidades e preços. Também é anotado o imposto aplicado na operação.

Valores totais da NFe

Após descrever todas as informações dos produtos e impostos, a NFe traz a totalização de tudo que foi comercializado.

Dados de transporte

Se os produtos têm que ser transportados, as informações da empresa de transporte vêm registradas nesse campo.

Dados de pagamento

A NFe ainda traz o meio e a forma como a mercadoria foi paga com dados de cartão e informações sobre troco.

Portanto, é preciso certificar a autenticidade da nota fiscal, sendo necessário verificar as informações preenchidas nos campos mencionados. Além do mais, um sistema para essa finalidade pode contribuir significativamente para a agilidade dos processos.

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