Verificar a autenticidade da nota fiscal eletrônica (NF-e) faz parte do dia a dia de qualquer organização. Isso porque são esses documentos que registram a venda e a compra de determinado produto ou serviço, proporcionando informações imprescindíveis para a administração da organização.

Assim, será possível acompanhar os resultados financeiros, gerenciar os estoques e realizar o controle contábil e fiscal. Dessa forma, é fundamental desenvolver um processo satisfatório de retirada de notas fiscais, pois isso melhora o controle sobre as operações e assegura a eficiência do cumprimento das obrigações fiscais.

Além do mais, no setor tributário, o recolhimento errado de impostos ou a inconsistência nas informações fornecidas podem ocasionar prejuízos para o negócio. Então, continue a leitura e saiba como avaliar a autenticidade da nota fiscal eletrônica (NF-e)!

NF-e como ferramenta estratégica

A cada nova prestação de serviço, você deve emitir a NF-e, que ficou muito mais fácil de ser emitida devido  a modernização do sistema de notas, adotado pelo Governo Federal, passando a circular em um ambiente digital no formato XML, abandonando o uso de papel.

Por ser um sistema digital de ponta, a NF-e é emitida com toda a segurança necessária e praticidade, com os dados sendo encaminhados diretamente para a Receita Federal.

A nota fiscal é um direito e é bastante útil em situações como devolução de produto ou problemas com o mesmo, além de ser essencial na hora de cumprir as obrigações fiscais.

Nela constam informações de extrema importância, tais como em qual local o produto foi adquirido, quando ele foi adquirido, número de série, marca, tipo e valor.

Por isso é importante que todos os dados que constam nela sejam autênticos, facilitando a vida do gestor na hora de acompanhar a movimentação financeira do seu negócio e se precaver contra fraudes e sonegação de impostos, assim tornando a NF-e uma ferramenta estratégica para seu negócio.

Onde pesquisar sobre a validade da nota fiscal?

Para saber a validade da nota fiscal, é preciso realizar uma consulta no site nacional da Nota Fiscal Eletrônica. Desse modo, para verificar a validade do documento, é necessário efetuar 4 etapas:

  1. Acesse o portal da Nota Fiscal Eletrônica;
  2. Clique no campo “consulta NF-e completa”;
  3. Digite a sua chave de acesso da NF-e;
  4. Certifique a validade do seu documento.

É importante destacar que a chave de acesso se encontra no DANF-e (Documento Auxiliar da NF-e). É preciso, então, que você o tenha em mãos para identificá-la. Na maioria dos casos, o fornecedor encaminha o DANF-e impresso ou por e-mail para a organização, de maneira que você consegue ter acesso a esses dados. Se, por acaso, você não obteve o documento, é necessário que realize a solicitação.

Outra eficiente solução é a utilização de softwares de gestão de NF-es que sejam capazes de efetuar o registro automático das chaves de acesso de cada nota retirada e que, por isso, representam uma ferramenta satisfatória para o serviço. Nessa situação, basta pesquisar, em seu software, o número da nota correspondente.

Como melhorar a conferência da autenticidade das notas?

É preciso conhecer as melhores ações para realizar uma boa gestão e a conferência da autenticidade das notas fiscais de sua empresa.

Já na aquisição de um produto, ou na chegada do mesmo ao estoque da empresa, deve-se  iniciar o processo de avaliação da NF-e, sendo que a NF-e tem que ser emitida pelo fornecedor e entregue aos funcionários de sua empresa, para que saibam o que aguardar na entrega.

A verificação das notas deve ser alinhada com outros setores da empresa, e essencialmente pelos responsáveis pela compra, que devem olhar se a nota emitida é de fato de algum produto adquirido.

Também é necessário ao entregar a nota saber se o produto foi entregue de maneira correta, sendo que o mesmo deve ser lançado no estoque quando a conferência for realizada. Um modo de facilitar este processo é através da ordem de compra, assim simplificando a gestão de entrada de novos produtos na sua empresa.

Realize um planejamento setorial

O primeiro passo para certificar a eficácia na conferência da emissão de notas fiscais acontece bem antes do surgimento do documento propriamente dito.

Tudo inicia na fase do planejamento. Esse é o momento em que o gestor estabelece quais serão as ações e rotinas adotadas no âmbito do setor responsável pela retirada de notas fiscais e de outros documentos.

É fundamental elaborar regras a respeito das rotinas de retirada e conferência de notas fiscais. Isso faz com que os funcionários envolvidos estejam preparados para atender às solicitações exigidas pelo gestor.

Desse modo, o planejamento setorial garante que os colaboradores saibam das práticas, da sua importância e da relevância para a regularidade de suas tarefas. Isso garantirá que os colaboradores envolvidos adotem a conferência como uma tarefa rotineira, tão comum quanto a retirada da própria nota fiscal.

Invista em conhecimento técnico

Outro importante fator para certificar a segurança e a precisão das informações associadas às notas fiscais retiradas pela sua organização está relacionado ao conhecimento a respeito da legislação contábil, das obrigações fiscais, dos tributos e das penalidades aplicáveis em situação de recebimento errado de tributos ou de inexatidão dos dados fornecidos ao fisco.

Por essa razão, é fundamental investir na constante capacitação e no aperfeiçoamento dos funcionários que são diretamente responsáveis pelo setor fiscal e contábil de sua organização.

Confira rigorosamente o documento

Além de certificar a retirada do documento fiscal, é essencial que a organização saiba da necessidade da conferência do recebimento de notas fiscais. Além de analisar o cumprimento de todos os requisitos exigidos e do preenchimento dos campos obrigatórios, é primordial analisar se a tributação está correta.

Contrate uma empresa especializada

Para assegurar a emissão de notas fiscais, é indicado contar com a ajuda de um apoio técnico especializado. Diversas organizações não apresentam contador trabalhando diretamente nas dependências do estabelecimento, entretanto, necessitam desses profissionais para certificar a regularidade de suas ações.

Dessa forma, veja a viabilidade de contratar uma assessoria terceirizada e que apresente disponibilidade de acabar com todas as dúvidas a respeito do preenchimento e da autenticidade da nota fiscal sempre que for necessário.

Além do mais, a ajuda desses colaboradores proporciona mais acesso a qualquer informação técnica aprofundada e que ajude no regular andamento dos processos contábeis e fiscais de seu negócio.

O que é necessário ter para que o documento seja válido?

Toda NF-e apresenta uma estrutura padrão de campos a serem preenchidos para sua validação, conforme você confere a seguir.

Informações gerais da NF-e

O primeiro grupo presente na nota reúne as principais informações sobre a venda, como o dia em que ocorreu, a identificação da NF-e (série e número), a finalidade, o tipo e outros dados.

Informações do emitente

Os dados do emitente correspondem à empresa que está efetuando a venda de produtos. Sendo assim, aqui, você encontra o CNPJ, o endereço e outras informações da organização.

Informações do destinatário

O dado do destinatário refere-se a pessoas ou ao negócio que está comprando os produtos. Nesse campo, é preciso que você encontre o CPF/CNPJ, o endereço, o e-mail e outras informações do comprador.

Dados dos produtos e impostos

Aqui, é informado tudo a respeito dos produtos, como descrição, código de barras, códigos CFOP, NCM e CEST, quantidades e preços. Também é anotado o imposto aplicado na operação.

Valores totais da NF-e

Após descrever todas as informações dos produtos e impostos, a NF-e traz a totalização de tudo que foi comercializado.

Dados de transporte

Se os produtos têm que ser transportados, as informações da empresa de transporte vêm registradas neste campo.

Dados de pagamento

A NF-e ainda traz o meio e a forma como a mercadoria foi paga com dados de cartão e informações sobre troco.

Portanto, é preciso certificar a autenticidade da nota fiscal, sendo necessário verificar as informações preenchidas nos campos mencionados. Além do mais, um sistema para essa finalidade pode contribuir significativamente para a agilidade dos processos.

Sistema de emissão de notas

A solução mais utilizada diante deste cenário é o uso do sistema de emissão de notas, muito usado para otimizar seu trabalho, além de verificar a validade das informações e garantir a segurança de dados fiscais.

Emissor de notas fiscais online

O primeiro passo, é escolher um emissor de notas online, rápido e seguro, e é aí onde o Emitte entra.

Além de ser o emissor mais completo do mercado, com o Emitte você só paga pelo que usar, sem burocracia, basta inserir seu certificado digital e começar a emitir suas notas fiscais de uma forma simples e prática.

Layout intuitivo

Nosso layout é intuitivo. Basta você colocar as informações necessárias, lembrando de verificar se não esqueceu de colocar alguma informação essencial, assim garantindo 100% de acerto na hora da emissão.

Emita suas notas de onde estiver através do app Emitte para Android e iOS, além de contar com a opção de utilizar uma impressora bluetooth.

Por que usar o Emitte?

Possui busca automática de dados cadastrais, além de enviar automaticamente o XML para o cliente. Além disso, você não precisa se preocupar com Backup ou perda de dados. Todos os seus dados estão armazenados na nuvem.

Seja como você resolve assuntos ligados à gestão financeira de sua empresa, o importante é sempre estar com as suas obrigações fiscais em dia.

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