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Gerenciamento de tempo: 13 táticas infalíveis para sua empresa

13 dicas para gerenciamento de tempo em pequenas empresas

Conseguir fazer um bom gerenciamento de tempo em pequenas empresas é questão determinante para que o microempreendedor consiga tomar decisões relevantes, ter mais produtividade e se organizar melhor diante das obrigações.

É importante ter em mente que resultados só aparecem quando o trabalho é levado a sério, e saber controlar as próprias responsabilidades é sinal de maturidade e compromisso com a escolha de empreender.

Quer boas dicas para administrar melhor o tempo? Então acompanhe o artigo!

Leia também: Sistema de gestão empresarial: o que é e como escolher o melhor

O que é gerenciamento de tempo?

O gerenciamento de tempo nada mais é do que a adoção de diversas medidas que possibilitem a melhor utilização do bem mais precioso para uma organização: o tempo. 

Convenhamos que nenhum cliente gostaria de se deparar com atrasos na entrega do produto ou serviço que solicitou. Além de quebrar a confiança, isso pode prejudicar a experiência e fidelização do consumidor.

Assim, ao gerenciar o tempo adequadamente, partindo de técnicas específicas que abordaremos, é possível aumentar a produtividade da empresa. Outra vantagem é que um bom gerenciamento impede que os prazos sejam extrapolados com frequência.

Importância da gestão de tempo para as empresas

Nas organizações, o gestor que utiliza de uma boa organização de tempo pode melhorar muito a qualidade de seu trabalho. Isso porque com a diminuição de atrasos, por exemplo, ele pode dedicar-se de maneira mais eficiente às tarefas.

Em uma empresa na totalidade, a gestão de tempo também promove diversos benefícios. Pense que, seus profissionais não precisarão cumprir horas extras para exercer suas funções adequadamente, o que diminui gastos desnecessários.

Sem o excesso de trabalho das horas extras, os colaboradores também usufruem de um maior tempo para descansar. Dessa maneira, não há sobrecarga e a pressão do ambiente de trabalho é reduzida.

ambiente saudável e gestão de tempo

Como fazer um plano de gerenciamento de tempo?

Um plano de gerenciamento de tempo envolve, primordialmente, a gestão de cronograma das tarefas necessárias. Sendo assim, para fazer um gerenciamento de tempo funcional é obrigatório definir prazos rígidos para as atividades.

Também é possível utilizar ferramentas tecnológicas que facilitem esse processo, de modo a alertar sobre prazos e o andamento dos projetos. 

Para a manutenção da gestão de tempo nas empresas, é preciso também seguir atividades regulares que auxiliem nesse funcionamento. Abordaremos a seguir.

13 dicas de gestão de tempo para as empresas

Tendo entendido a importância da gestão de tempo e os passos iniciais para aplicá-la, siga as dicas abaixo para complementar esse processo.

1. Defina metas

Como você quer conseguir gerir o tempo, se não sabe exatamente todas as metas e obrigações que tem a fazer? Não ter noção disso é um passo para a procrastinação, pois, sem essa visualização dos próximos passos, a tendência de querer deixar para daqui a pouco é grande.

Assim, primeiro defina todas as metas do mês, divida-as para cada semana e, depois, para cada dia. Isso é até estratégico, se você quer aumentar a motivação, pois o fato de você ver que está, aos poucos, alcançando o que planejou dá um ânimo para continuar.

2. Tenha uma lista de prioridades

Imprevistos podem surgir, atrapalhar os planos e deixar qualquer empreendedor louco, pensando em todas as atividades que precisam ainda ser feitas. Prepare-se para eles, deixando na agenda, sempre, algum horário extra na semana.

Além disso, elabore um código para caracterizar cada tarefa da sua agenda. Destaque aquelas que são prioridade, pois dessa forma, ao surgirem eventualidades, você saberá o que focar.

agenda e gestão de tempo

3. Delegue atividades

Pare com a mania de querer abraçar o mundo e achar que só você pode realizar todas as obrigações. Mesmo que seja possível inicialmente, com o tempo haverá muito mais estresse e cansaço do que produtividade na agenda. 

Além disso, delegar as atividades faz com que o empreendedor possa dedicar seu tempo somente às tarefas que exigem maior concentração. O desempenho aumenta e a empresa pode dedicar mais tempo aos clientes e projetos futuros.

Ninguém consegue alcançar o sucesso sozinho, dessa maneira, tenha pessoas com quem você pode contar e para as quais você tem condições de delegar aquelas tarefas mais burocráticas.

Para isso, uma alternativa pode ser contratar profissionais freelancers, de forma que é possível utilizar esses serviços somente quando necessário. 

Em diversos sites é possível encontrar pessoas que prestam uma imensa variedade de serviços de maneira autônoma. 

Alguns são o Workana e 99freelas, e é possível contratá-los facilmente para a prestação de serviços remota. Assim, os custos são menores e é mais simples destinar tempo às tarefas mais importantes.

4. Estabeleça uma rotina

Ainda que algumas especialidades de MEI não exijam grandes formalidades no quesito “horário comercial”, para ter um bom gerenciamento de tempo em pequenas empresas, é fundamental seguir uma rotina diária, com os mesmos turnos de produção e, de preferência, sem atrapalhar o sono noturno.

Dormir bem é essencial para que o corpo descanse e tenha condições de produzir no dia seguinte.

Além disso, a rotina ajuda a acostumar o organismo a ter sempre um horário certo para a produção, fazendo, inclusive, com que nos sintamos culpados se não seguirmos o hábito.

5. Evite distrações

Tenha um ambiente de trabalho propício à concentração. Esse é um dos pontos mais importantes para que você possa se dedicar inteiramente ao que precisa fazer no momento.

6. Adote metodologias ágeis

Como dissemos, muitas vezes, um simples processo pode ser o responsável por atrasar todo o trabalho de uma equipe — que, por sua vez, vira uma bola de neve, fazendo com que muitos colaboradores sejam prejudicados por causa desse detalhe.

Uma boa forma de perceber se isso está acontecendo no seu negócio é avaliar friamente o processo desde o princípio. Se for você o criador desse processo ou se já o conhece de cor, vale a pena solicitar que outra pessoa faça esse acompanhamento.

Isso porque, muitas vezes, o olhar do gestor (ou responsável) já está “viciado” nesse trabalho e não consegue perceber o que está prejudicando ou o que pode ser aperfeiçoado.

gerenciamento de tempo ampulheta

7. Analise a cultura da empresa

É essa forma engessada de perceber os procedimentos e os resultados da empresa que podem estar enraizados na cultura da empresa, atrapalhando a evolução não só do próprio negócio, como também dos colaboradores.

Se a empresa existe há muitos anos, por exemplo, pode até acontecer de ninguém saber, exatamente, porque tal processo acontece de determinada forma. Na verdade, as pessoas continuam fazendo assim porque sempre foi assim e pronto.

Essa falta de uma visão diferente pode estar fechando o negócio para novas possibilidades, oportunidades de negócio e, claro, atrapalhando a gestão do tempo.

8. Ofereça treinamento aos colaboradores

Fazer as coisas sempre da mesma forma é tão prejudicial para uma boa gestão de tempo quanto não saber fazer direito. Afinal, sem conhecer os segredos de qualquer tarefa, ela se torna bem mais difícil e demorada, não é mesmo?

Por isso, lembre-se sempre da importância de garantir o treinamento correto da sua equipe, seja para manusear uma nova máquina ou trabalhar com um novo sistema. 

Certamente, o tempo dedicado ao aprendizado vai ser facilmente compensado pela agilidade no dia a dia de trabalho.

9. Dê incentivos

As metas irreais, como mencionamos, têm dois grandes problemas:

  1. não entregam uma visão realista da empresa, fazendo com que os gestores trabalhem em um cenário inexistente;
  2. desmotiva os colaboradores, já que eles não serão capazes de cumprir as metas, não importa o quanto se esforcem.

Por esses motivos, é fundamental avaliar como estão as metas e os prazos estipulados para cada etapa do processo de produção. 

Eles estão de acordo com o modelo de trabalho e as especificidades dos colaboradores? Uma boa forma de aumentar a motivação do time, nesse sentido, é oferecer incentivos aos melhores desempenhos, ainda que não hajam metas predefinidas. 

Mas lembre-se de não tornar isso uma competição entre os funcionários, certo?

A gestão de tempo nas empresas é realmente um desafio, mas, como você pôde perceber, é possível torna-la mais eficiente com alguns pontos de atenção.

Como resultado, além de ter mais produtividade, você contará com colaboradores mais motivados (por verem os seus resultados aparecendo) e o seu negócio se manterá mais competitivo no mercado — não apenas pela quantidade entregue, mas também pela qualidade.

10. Use ferramentas de gerenciamento de tempo

Atualmente existem diversas opções de ferramentas que podem auxiliar sua empresa no gerenciamento de tempo adequado. Com elas, é possível organizar melhor sua agenda e estruturar o andamento de tarefas que você precisa realizar.

Assim, os riscos de esquecer uma atividade ou ultrapassar seu prazo podem ser amenizados, já que é possível acompanhá-las. 

As ferramentas de gerenciamento de tempo também facilitam seu dia a dia em vez das anotações tradicionais. Algumas alternativas são:

  • Evernote: a ferramenta possibilita registros dos mais diversos tipos de mídia organizar rotinas de trabalho e até mesmo pessoais. Com ela, é possível armazenar reuniões, áudios, imagens e diversos outros formatos para uma posterior consulta. É uma ferramenta ideal para sincronizar grupos de trabalho e trocar mídias.
  • Toggi: é ótima para mensurar o tempo gasto em determinadas atividades, onde é possível cronometrar e acompanhar a duração das tarefas. Isso facilita o planejamento e até mesmo precificações de serviços. 
  • Rescue Time: trata-se de uma ferramenta feita para separar tarefas importantes de atividades que estão tomando muito tempo de seu dia. É perfeita para administrar a vida pessoal e profissional, amenizando o tempo desperdiçado com redes sociais, por exemplo.

Essas ferramentas não só facilitam as atividades profissionais como também dão visões e maior controle sobre as tarefas realizadas. Com elas, é possível identificar os pontos de melhoria, onde é possível ampliar a produtividade.

11. Evite retrabalhos

Os retrabalhos são grandes inimigos do gerenciamento de tempo efetivo. Isso porque geralmente são tarefas realizadas com pressa ou que são burocráticas e requerem muita atenção, então precisam ser refeitas quando ocorrem erros.

Isso prejudica a produtividade, porque o tempo gasto em uma tarefa passa a ser o dobro, algo que poderia facilmente ser evitado com ferramentas ou maior atenção inicialmente. 

Para a parte burocrática, você pode evitar essas surpresas com um emissor de nota fiscal, por exemplo. 

Essa ferramenta permite maior praticidade na hora de lidar com esses documentos e diminui as chances de que ocorram erros em sua confecção.

12. Faça pausas

Quem nunca se deparou com aquela tarefa impossível que consumia tempo e estresse para finalizá-la, não é mesmo? Pois bem, algo que pode resolver é afastar-se periodicamente desses acontecimentos em pausas programadas.

Dessa maneira, você oferece tempo de descanso ao cérebro e pode retornar à tarefa com maior foco e tranquilidade.

É preciso lembrar-se também que ficar muito tempo em apenas uma atividade pode prejudicar sua produtividade. Por isso, programar as pausas faz com que se tenha mais atenção para exercer tarefas complexas, e ainda diminui índices de estresse.

menos estresse com pausas no trabalho

13. Conte com a ajuda da tecnologia

Há muito tempo já podemos contar com os recursos tecnológicos feitos especialmente para nos auxiliar nas tarefas diárias, então por que você vai deixá-los de lado?

Softwares de organização, como mencionamos, são boas opções, pela eficiência e facilidade de uso. É possível utilizar também ferramentas como o Asana e Trello para organizar melhor calendários, prazos e projetos.

Por outro lado, o uso da tecnologia vai muito além das ferramentas que já facilitam muito o gerenciamento de tempo. 

As opções de cloud computing e inteligência artificial, por exemplo, permitem que as atividades repetitivas sejam feitas automaticamente.

Outras soluções, como agenda do Google, uma aplicação para ajudar a cadastrar clientes também podem auxiliar, evitando o esquecimento de compromissos e automatizando rotinas burocráticas.

Ao fazer o gerenciamento de tempo em pequenas empresas, saiba, ainda, que ser realista é, também, primordial, pois de nada adianta estabelecer objetivos que sejam impossíveis de ser cumpridos.

Além de isso ser desgastante, trará um sentimento de frustração e desmotivação, podendo influenciar nas demais tarefas diárias.

Saiba mais: Programa para emitir nota fiscal: saiba como escolher o ideal!

Conclusão 

Como já diria Benjamim Franklin: “tempo é dinheiro” e para aproveitá-lo ao máximo, uma empresa pode promover o gerenciamento de tempo. 

Como consequência, o aumento de produtividade pode melhorar o relacionamento com o cliente e o lucro. Por isso, a frase do filósofo representa uma grande realidade para algumas empresas.

Ainda assim, isso não significa que é obrigatório gastar todo o tempo com processos profissionais. Na verdade, destinar tempo ao descanso também contribui para a lucratividade, já que diminui o estresse e melhora seu desempenho.

Conte com o Emitte para gastar menos tempo com tarefas burocráticas e melhorar seu sistema de emissão de notas fiscais. 

Equipe Emitte

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