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É comum surgirem dúvidas quanto às obrigações fiscais e tributárias da empresa, sobretudo no caso de pequenos empreendedores, como você. Entre elas está a questão relacionada ao uso e diferença entre recibo e nota fiscal.

Ambos os documentos possuem funções diferentes, indicadas para diversas situações que requerem atenção. Neste post você vai entender um pouco mais sobre as aplicabilidades de cada um. Acompanhe!

Recibo e nota fiscal são a mesma coisa?

Não, o recibo não tem o mesmo valor que a nota fiscal. Ele apenas possui validade fiscal como comprovante de pagamento ou controle fiscal. Já a nota fiscal comprova a realização de um ato comercial, de compra de produtos ou prestação de serviços.

Qual a diferença entre recibo e nota fiscal?

Agora vamos às principais diferenças entre os dois.

Finalidade

O recibo é um comprovante de pagamento e recebimento. A ideia é assegurar os direitos e deveres de compra ou venda para as duas partes: quem adquiriu e quem vendeu. Já a nota fiscal permite o registro de que uma mercadoria foi comercializada ou que serviços foram prestados. Nesse documento devem constar informações do vendedor e comprador para a apuração de impostos.

Preenchimento

Recibos exigem menos dados que a nota fiscal e variam conforme o seu objetivo. Em um recibo constam as seguintes informações:

  • a frase: “Recebemos a importância de R$” (valor recebido pela mercadoria ou serviço em números e por extenso);
  • forma de pagamento;
  • breve descrição do produto vendido ou serviço prestado;
  • quantidade de parcelas (se for o caso);
  • data de pagamento ou recebimento;
  • assinatura do responsável.

Já as notas fiscais exigem mais informações, como:

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  • necessário um emissor para gerar o arquivo XML e fazer o envio para o sistema Secretaria de Estado de Fazenda — Sefaz;
  • informações sobre a empresa (nome, CNPJ, endereço, inscrição municipal e estadual e telefone de contato);
  • número da nota fiscal;
  • descrição dos produtos e valores;
  • data de emissão.

Emissão

Recibos geralmente são emitidos em duas vias, uma com o vendedor ou prestador de serviços e outra com o comprador. Ele pode ser emitido tanto por pessoa física quanto jurídica.

Por outro lado, a emissão da nota fiscal é obrigatória para pessoas jurídicas na venda de mercadorias, prestação de serviços, transporte de mercadorias ou devoluções.

Ambos devem ser emitidos no ato da compra ou prestação de serviços, preferencialmente após a conclusão do pagamento e no próprio estabelecimento. Nas vendas realizadas no campo digital, é preciso que as informações sejam armazenadas para o controle da fiscalização e emitidas no ato da conclusão da transação comercial.

Tributos incidentes

Não há cobrança de tributos para o recibo, no entanto, incidem sobre as notas fiscais impostos de fiscalização tributária como IR (Imposto de Renda), ISS (Impostos sobre Serviços), ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias), PIS (Programa de Integração Social), COFINS (Contribuição de Financiamento da Seguridade Social) e IPI (Impostos sobre Produtos Industrializados).

O que acontece se a empresa emitir o recibo como nota fiscal?

A nota fiscal é utilizado pelo governo para fiscalizar a arrecadação de impostos. Quando a empresa emite o recibo como se este fosse a nota fiscal está sujeito às medidas do artigo 1 da lei 8.137/1990 para sonegação de impostos, que pode gerar:

  • multas de até 75% do valor da nota omitida;
  • perda da garantia de produtos para o cliente;
  • visão negativa associada à empresa.

O negócio precisa se adaptar, uma vez que situações como esta podem ser identificadas por meio de auditorias da Receita Federal, ou quando os clientes denunciam a prática.

Vale ressaltar que, apesar da diferença entre recibo e nota fiscal, os dois são importantes para a gestão financeira do empreendimento. Eles compreendem mais transparência, facilitam o controle e a prestação de contas e, por isso, são essenciais para a administração e crescimento do seu negócio.

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